Форма таблиці використовується у разі викладання цифрової або словесної інформації про кількість об’єктів за рядом ознак. Табличні макети використовуються на планових, звітно-розпорядчих та на інших документах.

Нормативно-правовий акт (далі-нормативний акт)- офіційний письмовий документ, прийнятий чи виданий уповноваженим на це суб’єктом, нормотвореним у визначеній законодавством формі та за встановленою законодавством процедурою, який спрямований на регулювання суспільних відносин, містить нормативні приписи (має неперсоніфікований характер, розрахований на багаторазове застосування і його дія не вичерпується одноразовим виконанням).

Апарат Єзупільської селищної ради здійснюється шляхом видання розпорядчих документів у формі наказів.

Розпорядчий документ-акт, що видається селищною радою у процесі здійснення ним виконавчорозпорядчої діяльності з метою виконання покладених на нього завдань відповідно до наданої компетенції.

Накази Єзупільської селищної ради видаються на основі і на виконання Конституції України, законів України і регулюють суспільні відносини у всіх сферах державного управління, віднесених Конституцією і законом України до їх відання.

Службовий документ, що складається в установі, повинен мати обов’язкові реквізити і стабільний порядок їхнього розміщення: найменування установи-автора документа, код установи, код форми документа, назва виду документа (не зазначається у листах), дата, індекс, заголовок до тексту, текст, підпис, візи, позначка про виконання документа і направлення його до справи.

Реєстрація документів – це фіксування факту створення або надходження документа шляхом проставлення на ньому умовного позначення-реєстраційного індексу з подальшим записом у реєстраційних формах необхідних відомостей про документ.

Централізованій реєстрації підлягають всі документи, крім тих, що мають напис “особисто” та тих, що не підлягають реєстрації. Кожний документ реєструється лише один раз.

Під час реєстрації документу надається умовне позначення- реєстраційний індекс, який складається з індексу кореспондента та порядкового номера з початку року в межах групи документів, що реєструється. Для реєстрації всіх документів застосовується єдина реєстраційно-контрольна (РКК), придатна для оброблення ПК.

Датування документів.

Всі службові документи підлягають датуванню.

Датою документа є дата його підписання; для документа, що приймається колегією селищної ради,- дата його прийняття; для документа, цю затверджується,-дата затвердження.

Дата підписання і застосування документа, а також те що в тексті, повинні оформлятися цифровим способом. Елементи дати наводяться трьома парами арабських цифр в один рядок у послідовності: число, місяць, рік. Наприклад 13січня 2006року слід написати 13.01.2006. якщо порядковий номер місяця або числа складається з однієї цифри, то перед нею проставляють 0. Наприклад: 3квітня 2006 року слід писати: 03.04.2006.

У тексті нормативно-правових актів і документів, що містять відомості фінансового характеру, застосовується-словесно-цифровий спосіб оформлення дат: 30 травня 2006 року.

Дата на документі проставляється особою, яка його підписує або затверджує, в момент підписання або затвердження.

Обов’язковому датуванню та підписанню підлягають усі службові відмітки на документах, пов’язані з їхнім продовженням і виконання (резолюції, направлення його до справи).

Дата підписання проставляється в лівій верхній частині документа разом з індексом на спеціально відведеному для цього місці на бланку. Якщо документ складений не на бланку, дата проставляється нижче підпису ліворуч. Дата затвердження документа зазначається у відповідній графі.

Індексація документів

Індексація документів полягає у присвоєнні їм умовних назначень- індексів, які надаються документами під час реєстрації та вказують на місце складання,виконання та зберігання документів.

Індексація здійснюється арабськими цифрами

Індекси вхідних документів складаються з номера кореспондента (згідно списків кориспондентів, які розробляє діловодна служба) та порядкового номера реєстрації вхідного документа з початку року.

Індекси пропозицій, заяв і скарг громадян доповнюються першою літерою вхідного документа з початку року.

Індекси створюваних у Єзупільській селищній раді внутрішніх і вихідних документів складаються з індексів структурних підрозділів, індексу за номенклатурою справ і порядкового номера реєстрації вхідного документа з початку року.

Наприклад: №1-35/143, де

1- індекс підрозділу в складі апарату;

35- індекс документа за номенклатурою справ;

143- порядковий вихідний номер

Складові частини індексу відокремлюються одна від одної правобічною похилою рискою, наприклад 1-35/143.

Погодження документів

Погодження може здійснюватись як із селищної ради (із структурними підрозділами, посадовими особами, які відповідно до їхньої компетенції займаються питаннями, порушеними в проекті документа) – внутрішнє, так і за його межами – зовнішнє.

Внутрішнє погодження проектів документів проводиться не пізніше ніж у 2-денний строк після закінчення їхнього розроблення безпосереднім виконавцем.

Зовнішнє погодження проектів зазначених документів проводиться не пізніше ніж у 3-денний строк після їхньої реєстрації у відповідному органі виконавчої влади, до якого проекти надсилаються і розглядаються.

Внутрішнє погодження проекту документа оформляється візуванням. Віза включає: підпис, ініціали, та прізвище особи, яка візує документ, а також дату наприклад:

(Підпис(ініціал(и), прізвище)

Внутрішнє погодження проектів розпорядчих та нормативних актів включає в себе візи керівника структурного підрозділу, що готує акт, або його заступника, керівника інших заінтересованих підрозділів, працівника юридичної служби, заступників голови селищної ради відповідно до розподілу функціональних повноважень. Візи збираються у зазначеній послідовності. Підписи розміщуються один під одним відповідно до підпорядкованості посадових осіб.

Зовнішнє погодження проектів документів оформлюється відповідним грифом. Гриф погодження ставиться нижче підпису на лицьовому боці останнього аркуша проекту документа та включає в себе слово “Погоджено” (без лапок), найменування посади особи, з якою погоджується проект документа (включаючи найменування установи), особистий підпис, ініціали, прізвище та дату погодження, а також засвідчується печаткою.

Якщо документ погоджено листом, протоколом, актом тощо, то гриф погодження оформляють так:

Погоджено

Протокол засідання

Селищної ради

23.01.2009 №2

У разі коли зміст документа стосується більше ніж трьох установ, складається “Аркуш погодження” (без лапок), про що робиться відмітка у самому документі на місці грифу погодження, наприклад:

Аркуш погодження додається. Аркуш погодження оформляється