В основу уніфікації та стандартизації документів покладено принцип
створення загальної моделі побудови документів. Такі графічні моделі чи
схеми побудови документів отримали назву «формулярів-зразків».
Формуляр-зразок - графічна модель побудови багатьох документів; це
сукупність розміщених у певній послідовності реквізитів, притаманних всім
видам даної системи документів. Він встановлює формати паперу, розміри
полів (берегів), розміщення всіх частин (постійних і змінних) реквізитів,
характерних саме для певної групи документів і визначає межі розміщення
кожного реквізиту. Формуляр-зразок може бути представлений як у вигляді
креслення, яке містить план розміщення реквізитів, так і у вигляді опису
реквізитів, вказуючи послідовність їх оформлення і взаємного розміщення у
межах виділеної площі. Спочатку формуляр-зразок налічував 26 реквізитів,
пізніше 31, а на сьогоднішній день їхня кількість становить 32 реквізити.
Створення уніфікованих форм документів визначається в Україні Примірною
інструкцією з діловодства, а також державними стандартами: ДСТУ 3844-99
«Державна уніфікована система документації. Формуляр-зразок. Вимоги до
побудови»; ДСТУ 4163-2003 «Державна уніфікована система документації.
Уніфікована система організаційно-розпорядчої документації. Вимоги до
оформлювання документів».

Для виготовлення будь-якого з документів необхідно засвоїти правила
(формуляра-зразка, який містить певну кількість реквізитів, кожний з яких
лає своє місце розташування і довжину. Довжина реквізиту - це кількість
графічних знаків та пробілів (відстаней між ними), необхідних для запису) реквізиту на документі. Реквізити можна розміщувати кутовим або
поздовжнім способом. При кутовому способі -реквізити розташовуються
одразу від поля. Формуляр-зразок також визначає береги документів -
площі, призначені для закріплення документа в технічних засобах зберігання,
і також для нанесення спеціальних позначок та зображень. Правила розмітки
формуляра-зразка документів передбачають побудову структурної сітки
документа, тобто виокремлення зони постійних і змінних реквізитів.
Формуляр-зразок має складатися з «суттєвої» частини документа, яка
призначена для розміщення постійних реквізитів, і «оформлювальної»
частини формуляра-зразка, у якій розміщують реквізити, що забезпечують
надання документам юридичної сили.

Стандартним формуляром документа, тобто його зуніфікованою
формою, є бланк (службового) документа з надрукованою постійною
інформацією реквізитів і місцем, залишеним для фіксації їх змінної
інформації. Бланки документів виготовляють, ураховуючи склад реквізитів
та порядок їх розташування в документі, встановлені Національним
стандартом України 4163-2003 «Державна уніфікована система документації.
Уніфікована система організаційно-розпорядчої документації. Вимоги до
оформлювання документів». Передусім для виготовлення бланків документів
рекомендується використовувати як основні два формати паперу А4 і А5,
також дозволяється використовувати бланки формату АЗ, які застосовують
для оформлення документів у вигляді таблиць, та формату А6 - для
резолюцій. Бланк документа може бути: загальний, для створювання різних
видів документів (без зазначення у бланку назви виду документа), крім листа;
бланк листа та бланк конкретного виду документа (із зазначенням у бланку
назви виду документа).

Як уже було зазначено, формуляр-зразок складається з певної кількості
реквізитів, тобто інформації, яка зафіксована в службовому документі для
його ідентифікації, організації обігу і надання йому юридичної сили. Всього
реквізитів існує 32, серед яких є постійні і змінні. Постійні реквізити
складають заголовкову частину документа і, як правило, довгий час можуть
бути незмінними (наприклад, назва установи, емблема, довідкові дані тощо),
використовуючись при виготовленні бланків, штампів, печаток. Змінні ж
реквізити (підпис, текст, дата тощо) оформлюють у кожному конкретному
випадку відповідно до окремих завдань управління і в залежності від обраної
форми чи виду документа. Кожний з реквізитів має своє місце розташування
у формулярі документа.

Дипломна робота створена на основі документного та документаційного забезпечення Єзупільської селищної ради (ОМС) – це гарантовано державою правова реальна здатність територіальної громади селища на правах юридичної особи, має самостійний баланс, реєстраційний рахунок, печатку і своїм найменуванням діє в межах закону України «Про місцеве самоврядування» та іншими законами, який не заперечує даний закон. Основною метою діяльності селищної ради є розгляд запитів депутатів, затвердження програм соціально-економічного та культурного розвитку, затвердження місцевого бюджету та встановлення місцевих податків і зборів та розміри їх ставок у межах визначених законом.

Щодо оформлювання документів у Єзупільській селищній раді, існує певна невідповідність. У деяких видів документів відсутня така ознака формуляра, як береги, деякі реквізити розташовані не у відведеному для них місці, також деякі документи не містять потрібних для них реквізитів. Для того щоб усунути всі ці розбіжності, рекомендується уніфікувати виготовлення документів із використанням стандартних формулярів-зразків, тобто моделі побудови документа, якою визначаються корисні площі для розміщення обов’язкових елементів (реквізитів) та обмеження для берегів. Нами запропоновано створити такі види формулярів:

Документний фонд Єзупільської селищної ради складається із загальних документів і документів, які створюються у апараті селищної ради. Він містить у кількісному складі (організаційні розпорядчі документи з кадрово- кошторисних питань інформаційно-довідкових, відповідно у %, 0,2 23,2 29.9 46,7) від загальної кількості документів, що використовуються.

СПИСОК ВИКОРИСТАНИХ ДЖЕРЕЛ

1.Закон України «Про інформацію»: