Дата документа (11) є обов'язковим елементом засвідчення або
фіксування фактів і подій у процесі їх документування. Дата пов'язує
документ із певним відрізком часу, визначаючи початок або завершення дії,
вказуючи на час прийняття або виконання рішення.

Реквізит «дата» проставляється нижче назви документа, поряд із
реєстраційним індексом. Дата вказується арабськими цифрами і
розміщується в один рядок у такій послідовності: число, місяць, рік
(наприклад: 24.01.2007). Припускається зазначення дати у зворотному
порядку: 2007.04.09. У нормативно-правових актах і фінансових документах
використовується словесно-цифровий спосіб оформлювання дати
(наприклад: 15 травня 2007 р.). Згідно Примірної інструкції з діловодства
дати в тексті повинні оформлятись тільки цифровим способом. Елементи
дати наводяться трьома парами цифр в один рядок у послідовності: число,
місяць, рік.

16- адресат;

21 - текст документа;

Змінні

реквізити

23 - підпис;

Рисунок 1.2. Склад змінних реквізитів документів

Реєстраційний індекс документа (12) - це умовне позначення, яке
використовується з метою обліку, пошуку і систематизації документів.
Реквізит містить порядковий номер документа та, за рішенням організації,
такі додаткові відомості, як індекс справи за номенклатурою справ,
інформацію про кореспондента, виконавця тощо.

Посилання на реєстраційний індекс і дату документа (13), який може позначатися так: «На № від », відтворюють на бланку службового листа, змінна ж інформація вноситься лише у листах-відповідях. Цей реквізит містить реєстраційний індекс і дату того документа, на який дають відповідь і його розташовують нижче або на рівні реєстраційного індексу на спеціально відведеному місці на бланку.

Відповідно до Закону України «Про інформацію» від 2 жовтня 1992 р. за
режимом доступу інформація поділяється на відкриту та з обмеженим
доступом, яка, у свою чергу, за правовим режимом класифікується на таємну
та конфіденційну [1, с. 9]. Віднесення інформації до тієї чи іншої категорії
конфіденційності чи таємниці здійснюється шляхом зазначення у

відповідному документі на паперовому чи іншому матеріальному носії
грифа обмеження доступу (15) до цього документа. При цьому звичайно
послуговуються такими відмітками: «Цілком таємно», «Для службового
користування», «Комерційна таємниця», «Конфіденційно», «Суворо
конфіденційно», «ДОК» (Документ обмеженого користування), «Банківська
таємниця» тощо.

Гриф обмеження доступу до документа проставляють без лапок
праворуч у верхньому куті на першій сторінці документа. За потреби його
доповнюють даними, передбаченими нормативно-правовими актами, які
регламентують порядок ведення діловодства, що містить інформацію
обмеженого доступу [11, с. 21].

Документна інформація, зафіксована на певному матеріальному носії,
може призначатися широкому загалу (закони, постанови), обмеженому колу
осіб (розпорядження, вказівки) або мати конкретне адресне спрямування [19,
с. 11]. Адресат (16) - це сукупність точних і повних даних, за якими
документ може бути доставлений за призначенням. Адресатами документа
можуть бути організації, їхні структурні підрозділи, посадові особи та
громадяни. У разі адресування документа організації або її структурному
підрозділові без зазначення посадової особи їхні назви подають у називному
відмінку. У разі адресування документа керівникові установи або його
заступникові назва установи входить до складу назви посади адресата.

Надсилаючи документ посадовій особі, назву установи подають у
називному відмінку, а посаду і прізвище адресата - у давальному.

Якщо документ адресують багатьом однорідним організаціям, адресата зазначають узагальнено.

Документ не повинен містити більше чотирьох адресатів. Слово «копія»
перед зазначенням адресата не ставлять. За наявності більшої кількості
адресатів складають список для розсилання, а на кожному документі
зазначають тільки одного адресата.

До реквізиту «Адресат» входить поштова адреса. Порядок і форма
запису відомостей про поштову адресу установи мають відповідати правилам надавання послуг поштового зв'язку.

Якщо документ надсилають фізичній особі, то у називному відмінку
зазначають прізвище, ім'я, по батькові (або ініціали) адресата, вулицю, номер будинку і квартири, населений пункт, район, область, поштовий індекс.

Особливим способом засвідчення документів є їхнє затвердження, яке
здійснюється шляхом проставлення «Грифа затвердження» (17) на
документах, який складається зі слова ЗАТВЕРДЖУЮ (без лапок), назви
посади, підпису, ініціалу(-ів) і прізвища особи, яка затвердила документ,

Дати затвердження.

Якщо документ затверджено постановою, рішенням, наказом,
протоколом, то гриф затвердження складається зі слова ЗАТВЕРДЖЕНО (без лапок), назви, дати і номера затверджувального документа у називному
відмінку і розміщується у правому верхньому куті першого аркуша
документа.

Резолюція (18) - напис на документі, зроблений керівником установи,
що містить вказівки щодо виконання документа. Стисло фіксуючи рішення із зазначених у документі питань, щлях реалізації управлінських ситуацій,
порядок їх здійснення, цей реквізит є передумовою виконання документа [19,с. 13].

Резолюція, яку ставить на документі посадова особа, складається з
прізвища виконавця (виконавців) у давальному відмінку, змісту доручення,
терміну виконання, особистого підпису керівника, дати.

Резолюцію треба ставити безпосередньо на документі, нижче реквізиту
«Адресат», паралельно до основного тексту або на вільній площі лицьового
боку першого аркуша, але не на березі документа, призначеного для
підшивання. Документ, як правило, має одну резолюцію. Проте в разі
потреби деталізувати порядок виконання документа можливі інші резолюції.

Якщо на документі немає вільного місця для резолюції, дозволено
оформлювати її на окремих аркушах або спеціальних бланках.

З метою максимального скорочення часу проходження документа та
інших непродуктивних