Заголовок до тексту прискорює обробку документа. Цей реквізит
використовується під час реєстрації та контролю за виконанням документа,
він є підставою для внесення відомостей про короткий зміст документа до
контрольної реєстраційної картки, графи журналу реєстрації відповідних
форм, бази даних.

Заголовок відповідає на питання «про що?», «кого?», «чого?».
РОЗПОРЯДЖЕННЯ (про що?) - Про припинення трудового договору
НАКАЗ (про що) - Про внесення змін у структуру і штатну чисельність

селищної ради.

ПРОТОКОЛ (чого?) - сесії депутатів
ПОСАДОВА ІНСТРУКЦІЯ (кого?) - архівіста

Реквізит 19 розміщують від межі лівого берега першого аркуша над
текстом. Згідно ДСТУ 4163-2003 його можна продовжувати до межі правого
берега, якщо заголовок до тексту перевищує 150 знаків (5 рядків).

Відмітка про контроль (реквізит 20) означає, що документ взято на
контроль з метою забезпечення його використання у встановлений строк.
Терміни використання документа можуть бути визначені законодавчим чи
іншим нормативно-правовим актом (типовий строк) або встановлені
розпорядчим документом організації чи резолюцією.

Відмітку про контроль за виконанням документа позначають літерою
«К», словом або штампом «Контроль» на лівому березі першого аркуша
документа, на рівні заголовка до тексту.

Найбільш трудомісткою частиною оформлення службової частини
документа є виклад його тексту, який містить інформацію, заради
зафіксування якої було створено документ. Текст документа (21) може мати значний обсяг або бути зовсім коротким, але в будь-якому випадку його виклад має бути чітким, аргументованим, достовірним, переконливим і
літературно грамотним.

Текстова частина документа оформляється у вигляді суцільного тексту,
анкети, таблиці або їх поєднань. Якщо текст має великий обсяг або
складається з кількох рішень, висновків тощо, його слід розбити на розділи,
підрозділи, пункти, що нумеруються арабськими цифрами.

Відмітка про наявність додатків (22) дає стислу інформацію про
документи, що супроводжують або пояснюють певний документний
комплекс. Вони в більшості випадків важливіші, ніж сам документ, до якого
вони додаються.

З-поміж документі в-додатків вирізняють:

- додатки, що пояснюють або доповнюють зміст основного документа;

- документи, які набувають статусу основного документа і

надсилаються разом із супровідним документом.

В обох випадках в основному чи супровідному документі оформлюють відмітку про наявність додатків, проте в самому документі-додатку вказівка на їхній зв'язок здебільшого відсутня.

Окрему групу становлять додатки до розпорядчого документа, в яких
відмітка про наявність додатка може проставлятися в основному документі
або в документі-додатку. Додаток до розпорядчого документа повинен мати
відмітку з посиланням на цей документ, його дату і номер. Відмітку роблять
у верхньому правому куті першого аркуша додатка.

Відмітку про наявність додатків розміщують під текстом документа.
Наявність додатків, повну назву яких наводять у тексті, фіксують за такою
формою:

Додаток: на 5 арк. у 2 прим.
Якщо документ має додатки, повних назв яких немає у тексті, то ці назви
треба подати після тексту, зазначивши кількість аркушів у кожному додатку
та кількість їхніх примірників. Наприклад:

Додатки: 1 Довідка про виконання плану ремонтних робіт за І І квартал
2008 р. на 5 арк. в 1 прим.

2 Графік ремонтних робіт на II квартал 2009 р. на 2 арк. в 1
прим.

Якщо до документа додають інший документ, що має додатки, то
відмітку про наявність додатків оформлюють так:

Додаток: лист Державного комітету архівів України від 27.04.2008 №
171/01-04 і додаток до нього, всього на 7 арк. в 1 прим.

На велику кількість додатків складають опис, а в самому документі після
тексту зазначають:

Додатки: згідно з описом на 37 арк.

Якщо додаток надсилають не за всіма зазначеними у документі адресами, відмітку про наявність додатка оформлюють так:

Додаток: на 6 арк. в 1 прим, на першу адресу.

Підпис (23) - обов'язковий реквізит будь-якого документа, який засвідчує відповідальність особи за зміст останнього та надає йому юридичну силу. Підписання документів полягає у проставленні керівником або іншою посадовою особою, у компетенцію якої входить дане коло питань, свого підпису.

Згідно ДСТУ 4163-2003 підпис складається з назви посади особи, яка
підписує документ (повної, якщо документ надруковано не на бланку,
скороченої - на документі, надрукованому на бланку), особистого підпису,ініціалу (-ів) і прізвища. Розшифрування підпису подаються на рівні останнього рядка назви установи.

Якщо документ підписують кілька (дві або більше) осіб, то їхні підписи
розташовують один під одним відповідно до підпорядкованості посадових
осіб.

Якщо документ підписують кілька осіб однакових посад, то їхні підписи
розташовують на одному рівні.

У разі відсутності посадової особи, підпис якої зазначено в документі,
документ підписує особа, яка виконує її обов'язки або її заступник. У цьому
випадку обов'язково зазначають посаду і прізвище особи, яка підписала
документ (виправлення вносять рукописним або машинописним способом),
наприклад: «Виконувач обов'язків», «Заступник».

Гриф погодження документа (24) ставиться при зовнішньому
узгодженні документа і розміщується нижче реквізиту «Підпис». Згідно
ДСТУ 4163-2003 він фіксує згоду іншої організації, підрозділу, посадової
особи, що не є автором документа, з його змістом.

До складу грифа погодження належать слово ПОГОДЖЕНО (без лапок),
назва посади особи, яка погоджує документ (разом з назвою організації),
особистий підпис, ініціал(-и) і прізвище, дата погодження.
Віза документа (25) - напис, що засвідчує внутрішнє погодження
документа - згоду або незгоду посадових осіб організації, яка є автором
документа, з його змістом. Віза складається з назви