Реквізит під назвою
«Коди» (4) був замінений на два інші: «Код підприємства, організації,
установи» (4) та «Код форми документа» (5). До попереднього складу
реквізитів додано ще інші реквізити, а саме: гриф обмеження доступу до документа (15), відтиск печатки (26), позначка про перенесення даних на машинний носій (ЗО) та позначка про надходження (31).
На сьогоднішній, час згідно ДСТУ 4163-2003 «Уніфікована система
організаційно-розпорядчої документації. Вимоги до оформлення документів»
при підготовці та оформленні документів використовують такі реквізити:
1. Зображення Державного герба -України, герба Автономної республіки Крим.
Зображення емблеми організації або товарного знака (знака
обслуговування).
Зображення нагород.
Код організації.
Код форми документа.
Назва організації вищого рівня.
Назва організації.
Назва структурного підрозділу організації.
Довідкові дані про організацію.
Назва виду документа.
Дата документа.
Реєстраційний індекс документа.
Посилання на реєстраційний індекс і дату документа, на який дають
відповідь.
Місце складання або видання документа.
Гриф обмеженого доступу до документа.
Адресат.
Гриф затвердження документа.
Резолюція.
Заголовок до тексту документа.
Відмітка про контроль.
Текст документа.
22. Відмітка про наявність додатків. Підпис.
Гриф погодження документа.
Візи документа.
Відбиток печатки.
Відмітка про засвідчення копій.
Прізвище виконавця і номер його телефону.
Відмітка про виконання документа і направлення його до справи.
Відмітка про наявність документа в електронній формі.
Відмітка про надійдення документа до організації.
Запис про державну реєстрацію.
До попереднього складу реквізитів був доданий ще один: запис про
державну реєстрацію (32). Даний перелік реквізитів є результатом
узагальнення багаторічного досвіду управлінської діяльності й обумовлений
необхідністю інтеграції у світову систему обміну управлінською
інформацією. В управлінській діяльності не існує такого виду документа, в
якому всі реквізити використовувалися б одночасно .
Державний стандарт Росії ГОСТ 6.30-97 «Унифицированные системы
документации. Система организационно-распорядительной документации.
Требования к оформлению документов» встановлює 29 реквізитів [35, с. 71].
В Україні кількість реквізитів більша на 3, можливо цей перелік слід
зменшити, оскільки деякі реквізити досить рідко, а то й ніколи, не
використовуються в документах, наприклад, зображення нагород (03).
Формуляр-зразок будується для множини документів, які об'єднані функціональним призначенням та рівнем використання:
- формуляр-зразок для державних (міжвідомчих) форм документів;
- формуляр-зразок для галузевих (відомчих) форм документів.
Формуляр-зразок для державних (міжвідомчих) форм документів розробляється і затверджується міністерством-розробником уніфікованої системи документації. Формуляр-зразок для галузевих (відомчих) форм документів розробляється і затверджується міністерством (відомством) відповідно до функціонального напрямку [10,с.2].
1. 3. Основні вимоги до побудови формуляра-зразка
Для виготовлення будь-якого з документів необхідно засвоїти правила
формуляра-зразка, який містить певну кількість реквізитів, кожний з яких
має своє місце розташування і довжину. «Довжина реквізиту - це кількість
графічних знаків та Пробілів, потрібна для запису реквізиту на документі»
[26, с. 11]. Реквізити можна розташовувати одним із способів: кутовим
(Додаток А) і поздовжнім (Додаток Б).
Формуляр-зразок визначає береги документів - площі, призначені для
закріплення документа в технічних засобах зберігання, а також для
нанесення спеціальних позначок та зображень. У ГОСТ 6.38-90 було
встановлено такі розміри берегів формуляра-зразка, мм :
ліве - 20;
верхнє - не менше 10;
праве і нижнє - не менше 8.
У наш час чинний ДСТУ 4163-2003 «Уніфікована система організаційно-
розпорядчої документації. Вимоги до оформлювання документів», який
визначає такі береги формуляра-зразка, мм:
30 - лівий;
10 - правий;
20 - верхній та нижній.
Існують певні відмінності між розмірами полів (берегів) у Примірній інструкції і ДСТУ 4163-2003. Відповідно до Примірної інструкції береги повинні мати такі розміри: щодо
ліве - 20 міліметрів;
верхнє - не менш як 10 міліметрів;
праве і нижнє - не менш як 8 міліметрів.
Лівий берег формуляра призначений для підшивки документів у справу, щоб їх було зручно читати, а також інколи він призначений для нанесення резолюцій та інших відміток. Правий берег - страховий запас, призначений для підрізання зношеного під час роботи з документом краю до мінімуму, а також він дозволяє закріпити документ у розмножувальних апаратах і зберегти край тексту від затирання. Верхній берег має естетичне значення тав окремих випадках використовується для проставляння сторінок. Нижній берег не є стабільним, оскільки величина тексту і використаних у документі реквізитів для кожного документа різні [26, с. 15].
Формуляр-зразок також визначає робочу площу документа - площу
уніфікованої форми чи бланка документа, призначену для заповнення
основними реквізитами. Для полегшення складання уніфікованих форм
документів рекомендується розмічати робочу площу вертикальними та
горизонтальними лініями, які утворюють конструкційну сітку. Відстань між
горизонтальними лініями конструкційної сітки дорівнює 2,6 мм (крок
письма). Відстань між горизонтальними лініями конструкційної сітки
дорівнює 4,25 мм. Дозволяється використовувати конструкційну сітку з кроком кроком письма 2,54 мм та міжрядковим інтервалом 4,24 мм.
Робочу площу поділяють на графи, які встановлюють структуру
документа, розміщують у межах основних частин формуляра-зразка. Основні частини формуляра-зразка визначаються діапазоном використаних
горизонтальних ліній конструкційної сітки, відповідно до таблиці 1.2.
Формат паперу | Діапазон горизонтальних ліній конструкційної сітки,
використовуваних в основних частинах формуляра-
зразка відповідних форматів
Заголовна
частина | Змістова частина | Оформлювальна
частина
АЗ | 0-16 | 16-85 | 85-94
АЗЬ | 0-12 | 12-58 | 58-65
А4 | 0-16 | 16-58 | 58-65
А4Ь | 0-12 | 12-38 | 38-45
А5 | 0-12 | 12-38 | 38-45
А5Ь | 0-8 | 8-25 | 25-30
А6 | 0-6 | 6-17 | 17-20
Таблиця 1. 2. Діапазони горизонтальних ліній конструкційної сітки
Робочі площі формуляра-зразка встановлюють межі розташування
визначеної номенклатури реквізитів і позначаються координатами верхньої
лівої і нижньої правої чарунок конструкційної сітки, між якими ставиться
знак « — ». Чарунка конструкційної сітки є полем для розміщення одного
знака реквізиту документа разом із пропуском. Координати чарунки
визначаються номерами нижньої та лівої вертикальної лінії конструкційної
сітки, що