У Карпатському факультеті Академії муніципального управління
працюють такі працівники: декан факультету, секретар деканату, методист,
бухгалтер, завідуючий лабораторії, бібліотекар та викладачі. Викладачів в
даний час налічується ЗО чоловік, 18 з яких є кандидатами наук. Факультет
об'єднує 6 навчальних аудоторій, один комп'ютерний клас, два методичні
кабінети (деканат і викладацька), бібліотеку, читальний зал, а також кабінети
для персоналу факультету. До системи управління факультетом належать:
декан Карпатського факультету, громадське самоврядування, вчена рада та
студентське самоврядування.

Керівництво факультету здійснює декан. Вчена рада факультету обирає і
рекомендує ректору Академії кандидатуру на посаду декана факультету.

Декан за довіреністю ректора Академії представляє Карпатський факультет в
усіх органах і організаціях, подає пропозиції щодо вирішення кадрових
питань факультету та інших питань діяльності, контролює діяльність його
підрозділів. Декан видає розпорядження, що стосуються діяльності
Карпатського факультету. Розпорядження декана є обов'язковими для
виконання всіма працівниками Карпатського * факультету і можуть бути
скасовані ректором Академії.

Органом громадського самоврядування факультету є збори трудового
колективу. Орган громадського самоврядування факультету дає оцінку
діяльності керівника факультету; затверджує річний звіт про діяльність
факультету; обирає виборчих представників до Вченої ради факультету та ін.

Вчена рада факультету є колегіальним органом. Очолює її голова -
декан факультету. До компетенції Вченої ради належить: визначення
загальних напрямів наукової діяльності факультету; обрання на посаду
таємним голосуванням асистентів, викладачів, старших викладачів, доцентів,
декана; ухвалення навчальних програм та навчальних планів; вирішення
питань організації навчально-виховного процесу на факультеті; ухвалення
фінансового плану та фінансового звіту факультету.

На факультеті створюється відповідно до законодавства орган
студентського самоврядування - студентська рада, основними завданнями
якої є: забезпечення та захист прав і інтересів студентів; забезпечення
виконання студентами своїх обов'язків; сприяння навчальній, науковій та
творчій діяльності студентів та ін.

2. 2. Документування та документаційне забезпечення Карпатського
факультету

Основним напрямком діяльності з документною інформацію є
формування, зберігання та використання документа. Тому документну
інформацію складають у фонд. Всі документи, які знаходяться у фонді,
складають єдине ціле, тобто систему або єдиний фонд, який повинен

задовольняти потреби користувачів. Кожен фонд поділяється на окремі
самостійні підфонди. Структура фонду залежить від багатьох чинників та
факторів: від кількості і різноманітності документів, що складають фонд, від
користувачів документів, від приміщення, в якому зберігаються документи,
від умов зберігання фонду.

Документами фонд Карпатського факультету містить організаційні,
довідкові, розпорядчі документи та документи з кадрово-контрактних
питань (Діаграма 2.1.). Більш докладну інформацію щодо складу
документного фонду навчального закладу наведено в додатку В.

250 -і

л 200 1

¦з

S

І 150

о

Ј 100

\-

о

* 50

0 J_czd LJ L, ,

Вид документів

Діаграма 2.1. Склад документного фонду Карпатського факультету

У навчальному закладі документи перебувають у постійному обігу.
Документообіг - це рух документів в установі з часу їх створення або
одержання до закінчення виконання або надсилання. Правильна організація
документообігу сприяє оперативному руху документів в апараті управління,
рівномірному завантаженню підрозділів і службових осіб, справляє великий
позитивний вплив на управлінський процес у цілому.

У Карпатському факультеті Академії муніципального управління рух

документів можна поділити на такі етапи (Додаток Г):

Все кореспонденція, що надходить до факультету, приймаєтьмя
централізовано - у відділі діловодства та архівної справи. Кореспонденція,
отримана співробітниками Карпатського факультету на особистих прийомах
відвідувачів або в інших установах, повинна бути передана для відповідного
оформлення у відділі діловодства та архівнох справи в той же день.

При розкритті конвертів перевіряється збереження упаковки та
правильність адресування. Неправильно оформлені (не підписані, не
засвідчені), пошкоджені або надіслані не за адресою документи повертаються
відправнику або пересилаються за належністю. У випадку відсутності
додатків, вказаних в отриманому документі, відділ діловодства та архівної
справи робить про це запис на звороті першої сторінки документа. Запис про
надсилання документів, яких бракує, робить виконавець.

Вся кореспонденція, що надходить до факультету, підлягає
попередньому розгляду у відділі діловодства та архівної справи. Метою
попереднього розгляду документів є розподілення їх на ті, що потребують
обов'язкового розгляду керівництвом або виконавцями відповідно до
функціональних обов'язків, встановлення термінів виконання документів.
Попередній розгляд документів здійснюється у день одержання.

На розгляд керівництва передаються документи органів вищого рівня
(муніципальної академії), органів виконавчої влади, місцевого
самоврядування, а також найважливіші документи з принципових питань
діяльності факультету і потребують вирішення керівництвом.

Вихілна кореспонденція приймається відділом діловодства та аргівної

справи. Відправлення або передача працівниками Карпатського факультету
документів не допускається без їхньої реєстрації.

При прийомі вихідних документів на відправку перевіряється:
правильність зазначення адреси кореспондента; наявність усіх необхідних
підписів на документі та додатках до нього; правильність оформлення
документа та наявність на ньому всіх реквізитів,

Реєстрація документів проводиться з метою забезпечення їх обліку,
контролю за виконанням і оперативним використання наявної в документах
інформації. Реєстрації підлягають вхідні, вихідні та внутрішні документи
Карпатського факультету. Не підлягають реєстрації рекламні повідомлення,
друковані видання, вітальні листівки, форми статистичної звітності, наряди,
рознарядки тощо. Під час реєстрації документа йому надається умовне
позначення - реєстраційний індекс, який складається з попереднього номера
в межах групи документів, що реєструються, і доповняються індексами за
номенклатуроє справ.

Навчальний заклад використовує у своїй діяльності два види бланків:

загальний бланк для створення різних видів документів (без зазначення у
ньому назви документа), крім листів (рис. 2.1.);

бланк листа (рис. 2.2.).

Бланки документів навчального закладу виготовляють на білому папері
високої якості і друкують за допомогою комп'ютерної техніки фарбами
насичених кольорів.