Організація роботи закладу, взаємні обов'язки працівників, надання
відпусток, внутрішній режим та інші питання відображаються у Правилах
внутрішнього розпорядку або в Положенні. Карпатський факультет Академії
муніципального управління функціонує на основі «Положення про
структурні підрозділи» - правовому акті, який визначає порядок створення,
права, обов'язки і організацію роботи факультету на тривалий термін часу.

Положення підписує декан Карпатського факультету і затверджуєт
ректор Академії муніципального управління. Положення про Карпатський
факультет зберігається у відділі кадрової роботи і в декана факультету. У разі
внесення змін у положення про структурний підрозділ відбувається
переоформлення документа і затвердження його ректором Академії
муніципального управліення.

Положення про Карпатський факультет містить такі реквізити:

10 - назва виду документа;

17 - гриф затвердження документа;

19 - заголовок до тексту документа;

21 - текст документа;

Проте цей склад реквізитів положення, на наш погляд, не є повним. До
нього слід додати ще такі реквізити: 06 - назва організації вищого рівня; 11-
дата документа; 12 - реєстраційний індекс; 14 - місце складання або видання
документа; 23 - підпис. Саме основі цих реквізитів можна створити
формуляр-зразок положення (рис. 2.3.).

Верхній берег

20

Лівий
берег

20_

Назва організації
вищого рівня

(^7о) І Назва виду документа
(7?) І Дата документа
(п) і Реєстраційний

(V)

індекс

(иГ) Заголовок до тексту

©

Місце складання

Гриф затвердження

П

Р

а
в
и

й

б
е

р

е
г

10

©

Текст

©

Підпис

Відбиток печатки

Візи документа

Нижній берег

10

Рисунок 2.3. Приклад типового формуляра положення

Одним із видів організаційних документів, які функціонують у
Карпатському факультеті є інструкція. Інструкція видається для

встановлення правил, які регулюють організаційні, науково технічні,
технологічні, фінансові та інші спеціальні сторони діяльності факультету чи

окремих посадових осіб.

Заголовок тексту інструкції обмежує коло питань, об'єктів, осіб, на яких
поширюються вимоги інструкції. Текст інструкції складається із розділів, які
поділяються на пункти і підпункти. Інструкції факультету починаються
розділом «Загальні положення», в якому розкривається мета її видання,
вказується галузь поширення, викладається порядок використання,
наводяться відомості загального характеру. Текст інструкції має вказівний
характер і викладається від третьої особи.

Формуляр інструкції повинен містити такі реквізити:

07 - назва організації;

17 - гриф затвердження документа;
19 - заголовок до тексту документа;
21 - текст;
23 - підпис.

Проаналізувавши інструкції, які функціонують у Карпатському
факультеті, спостерігаємо деякі розбіжності: відсутні певні реквізити, а саме:
реєстраційний індекс документа та місце складання, також не дотримуються
правила щодо берегів документа. Для правильного оформлення даного виду
документа рекомендується створити формуляр-зразок інструкції (Додаток К).

Одним із видів інформаційно-довідкових документів, які
використовується у документному фонді Карпатського факультету є
протокол. Протокол - це документ, який фіксує хід обговорення питань і
прийняття рішень на зборах, нарадах, засіданнях кафедри, конференціях,
семінарах, які проводяться на факультеті.

Протокол - це первинний офіційний документ, на підставі якого
керівництво має право вимагати від співробітників факультету виконання
певних доручень. Складанню протоколу передує певна підготовча робота, в
ході якої готується ряд документів, які супроводжують протокол: порядок
денний, списки учасників (іноді списки гостей), тексти доповідей чи тези
виступів, довідки, проекти рішень.

Протокол у Карпатському факультеті веде секретар, який конспектує хід
засідання. Сам хід засідання очолює голова, який фактично є режисером

;аного заходу. Від нього залежить організація, робота з документами та
іегламент - затрачений час на всі етапи роботи.

Реквізити протоколу Карпатського факультету:

07 - назва організації;

19 - заголовок до тексту;
21 - текст;
23 - підпис.

Проте, цей склад не є повним, повинні бути ще такі реквізити: 14 (місце
складння), 29 (відмітка про виконання документа і направлення його до
справи). Ми розробили типовий формуляр протоколу (рис. 2.6.).

Вступна частина протоколу факультету оформлюється в такій

послідовності:

Голова - ініціали та прізвище;
Секретар - ініціали та прізвище;
Присутні - ініціали та прізвища.

Якщо кількість присутніх більша десяти, то вказують тільки загальну
кількість. На таких видах заходів, як конференції, симпозіуми, де кількість
присутніх може становити досить велику кількість, складаються окремі
списки присутніх та гостей. Тоді вони оформлюються у вигляді додатка.
Порядок денний містить питання, винесені для обговорення. Кожен пункт
нумерується, записується з нового рядка і відповідає на питання «про що?».

Основна частина протоколу складається з розділів, які відповідають
пунктам порядку денного. Текст будується в такій послідовності:

СЛУХАЛИ:

УХВАЛИЛИ:

Якщо в ході виступу чи обговорення задавалися запитання, то вони
)іксовуються в протоколі разом з відповідями. Записи робляться в

юткій, лаконічній формі.

Рішення, прийняті на засіданнях Карпатсього факультету, доводяться до
юма не тільки тих, хто був присутній, а й всіх співробітників факультету у
гляді копії самого протоколу або виписки його розпорядчої частини, яка
>же набути вигляду самостійно діючого документа - наказу, рішення, які
ладають на основі протоколу. У факультеті протокол складається у 2-х
шмірниках: один підшивається у справу, другий - робочий.

Назва організації

(То) | Назва виду документа
(Т7) | Дата документа

Іівий
берег

ї2 (^9) І Заголовок до тексту

Верхній берег

(п) І Реєстраційний індекс
(Т7) І Місце складання

П

Р

Р

е

г

10

Текст

Підпис

Відмітка про виконання
документа і направлення
його до справи

Нижній берег

ї

10

Рисунок 2.6. Приклад типового формуляра протоколу

Документообіг Карпатського факультету містить певну кількість
довідок. Довідка - документ, який підтверджує бібліографічні відомості і
діяльність окремих службових осіб. У діловодстві закладу найчастіше

виникає потреба складати довідки, що засвідчують роботу та оплату праці
співробітників. Керівництво закладу видає