про роботу в організації.

Довідки факультету оформлюються на чистому аркуші паперу формату

А-4 і містять такі реквізити:
07 - назва організації;

14 - місце складання або видання документа;

19 - загаловок до тексту;

21 - текст документа;

23 - підпис;

26 — відбиток печатки.

Досліджуючи довідки факультету, ми спостерігаємо, що в них відсутні
такі реквізити: 14 - місце складання і 19 - заголовок до тексту. Формуляр-
зразок довідки наведено в додатку М.

Іноді на довідці проставляється адресат, якому даний документ
направляється. Одним із варіантів довідки є документ, що складається на
вимогу керівника і повідомляє інформацію стосовно різних питань діяльності
закладу - господарської, фінансової, виробничої, звітно-аналітичної та ін. У
цьому випадку не є необхідністю наявність реквізиту «відтиск печатки». Для
надання документу юридичної сили використовується тільки реквізит
«підпис». Наприклад, довідка про стан реалізації приміщення факультету чи
фінасовий стан.

При виході довідки за межі установи обов'язково присутній реквізит
«відтиск печатки». Довідки особистого характеру оформлюються на бланках
закладу і мають такі реквізити: назва виду документа, індекс, дата, текст,
підпис.

Індекс, дата та реквізити закладу іноді наносяться на документ з
допомогою штампа. Дату та порядковий номер пишуть від руки. Кожна
довідка зафіксовується в журналі реєстрації (вхідної, вихідної чи
внутрішньої) документації навчального закладу.

У документаційному фонді Карпатського факультету також
застосовуються записки (пояснювальна та доповідна), у яких повідомляється
про виконання окремих зобов'язань, службових доручень, звітів про
виконану роботу чи пояснюються причини їх невиконання. Пояснювальна
записка відображає події, факти, які відбувалися, та помилки і недоліки, що
перешкоджали їх виконанню. Найчастіше в пояснювальних записках
факультету повідомляється про невиконання або вчинки певних осіб. Текст
пояснювальної записки є досить простим, це тільки повідомлення.

Пояснювальні записки факультету застосовуються у сфері наукової
діяльності. Вони служать додатковим інформаційним джерелом до
документів певного типу (методичок, розробок та ін.) Іноді текст
пояснювальної записки має складну будову, це залежить від суті питання чи
проблеми, що відображається в основному документі.

Доповідна записка складаються за необхідністі та інформує керівництво
факултету про явища, факти, виконану роботу, ситуацію, що відбулася.
Доповідні записки особливо важливого характеру складають у двох
примірниках: перший адресату, другий - залишається в автора. Окрім того,
службові записки, які виходять за межі закладу, реєструюються. На другому
примірнику проставляється індекс з підписом секретаря про фіксацію даної
записки в журналі реєстрації та обліку документів.

Формуляр доповідної записки містить такі реквізити (Додаток Н):

14 - місце складання або видання документа;
16 - адресат;

19 - заголовок до тексту документа;

У Карпатському факультеті для відображення деяких видів робіт,
пов'язаних з їх експертизою, використовується такий документ як висновок.
Він є вхідним документом. Висновок містить думку, висновки установи,
комісії з якогось питання.

Для формуляра висновків (Додаток О) характерні такі реквізити:

07 - назва організації;

23 - підпис;

26 - відбиток печатки.

висновки

Оформлюваня службового документа - це зазвичай моделювання
юкумента за типовою формою, що відповідає єдиним правилам та вимогам,
зудь-який окремий документ складається з ряду складових елементів, які
називаються реквізитами: найменування виду документа, автор, адресат,
заголовок, текст, дата, підпис, резолюція та ін. Різні документи мають різний
набір реквізитів. Сукупність реквізитів, певним чином розміщених у
документі, становить формуляр цього документа. Для конкретного виду
документа, наприклад наказу, протоколу, акта тощо, характерний свій
формуляр, який називається типовим формуляром. Формуляр дозволяє
уніфікувати документи та надати їм певної раціональної структури.

В основу уніфікації та стандартизації документів покладено принцип
створення загальної моделі побудови документів. Такі графічні моделі чи
схеми побудови документів отримали назву «формулярів-зразків».
Формуляр-зразок - графічна модель побудови багатьох документів; це
сукупність розміщених у певній послідовності реквізитів, притаманних всім
видам даної системи документів. Він встановлює формати паперу, розміри
полів (берегів), розміщення всіх частин (постійних і змінних) реквізитів,
характерних саме для певної групи документів і визначає межі розміщення
кожного реквізиту. Формуляр-зразок може бути представлений як у вигляді
креслення, яке містить план розміщення реквізитів, так і у вигляді опису
реквізитів, вказуючи послідовність їх оформлення і взаємного розміщення у
межах виділеної площі. Спочатку формуляр-зразок налічував 26 реквізитів,
пізніше 31, а на сьогоднішній день їхня кількість становить 32 реквізити.
Створення уніфікованих форм документів визначається в Україні Примірною
інструкцією з діловодства, а також державними стандартами: ДСТУ 3844-99
«Державна уніфікована система документації. Формуляр-зразок. Вимоги до
побудови»; ДСТУ 4163-2003 «Державна уніфікована система документації.
Уніфікована система організаційно-розпорядчої документації. Вимоги до
офрмлювання документів».

Для виготовлення будь-якого з документів необхідно засвоїти правила
(юрмуляра-зразка, який містить певну кількість реквізитів, кожний з яких
лає своє місце розташування і довжину. Довжина реквізиту - це кількість
рафічних знаків та пробілів (відстаней між ними), необхідних для запису
)еквізиту на документі. Реквізити можна розміщувати кутовим або
тоздовжнім способом. При кутовому способі -реквізити розташовуються
шіва одразу від поля. Формуляр-зразок також визначає береги документів -
їлощі, призначені для закріплення документа в технічних засобах зберігання,
і також для нанесення спеціальних позначок та зображень. Правила розмітки
формуляра-зразка документів передбачають побудову структурної сітки
документа, тобто виокремлення зони постійних і змінних реквізитів.
Формуляр-зразок має складатися з «суттєвої» частини документа, яка
призначена для розміщення постійних реквізитів,