Стандартним формуляром документа, тобто його зуніфікованою
формою, є бланк (службового) документа з надрукованою постійною
інформацією реквізитів і місцем, залишеним для фіксації їх змінної
інформації. Бланки документів виготовляють, ураховуючи склад реквізитів
та порядок їх розташування в документі, встановлені Національним
стандартом України 4163-2003 «Державна уніфікована система документації.
Уніфікована система організаційно-розпорядчої документації. Вимоги до
офрмлювання документів». Передусім для виготовлення бланків документів
рекомендується використовувати як основні два формати паперу А4 і А5,
також дозволяється використовувати бланки формату АЗ, які застосовують
для оформлення документів у вигляді таблиць, та формату А6 - для
резолюцій. Бланк документа може бути: загальний, для створювання різних
видів документів (без зазначання у бланку назви виду документа), крім листа;
бланк листа та бланк конкретного виду документа (із зазначанням у бланку
назви виду документа).

Як уже було зазначено, формуляр-зразок складається з певної кількості
реквізитів, тобто інформації, яка зафіксована в службовому документі для
його ідентифікації, організації обігу і надання йому юридичної сили. Всього
реквізитів існує 32, серед яких є постійні і змінні. Постійні реквізити
складають заголовкову частину документа і, як правило, довгий час можуть
бути незмінними (наприклад, назва установи, емблема, довідкові дані тощо),
використовуючись при виготовленні бланків, штампів, печаток. Змінні ж
реквізити (підпис, текст, дата тощо) оформлюють у кожному конкретному
випадку відповідно до окремих завдань управління і в залежності від обраної
форми чи виду документа. Кожний з реквізитів має своє місце розташування
у формулярі документа.

Дипломна робота створена на основі документного та документаційного
забезпечення Карпатського факультету Академії муніципального управління,
який є вищим учбовим закладом ІУ-го рівня акредитації, створений на
державній власності. Цей заклад - структурний підрозділ Академії
муніципального управління без права юридичної особи. Основною метою
діяльності факультету є надання освітніх послуг, необхідних для отримання
громадянами вищої освіти, забезпечення потреб суспільства і держами у
відповідних фахівцях.

Документний фонд Карпатського факультету Академії муніципального
упраавління складається із загальних документів і документів, які
створюються безпосередньо у факультеті. Він містить організаційні,
інформаційно-довідкові, розпорядчі документи та документи з кадрово-
контрактних питань, питома вага яких за останні 6 років відповідно
становить 1,9 % (організаційні документи), 35,5 % (інформаційно-довідкові
документи), 40,5 % (розпорядчі документи) і 22,1 % (документи з кадрових
питань). Найбільша кількість розпорядчих та інформаційно-довідкових
документів (в сумі 76 %), досить багато також документів з кадрово-
контрактних питань (22,1 %), а найменшу кількість становлять організаційні
документи (1,9). Для полегшення ведення діловодства навчальний заклад у

своїй діяльності користується двома видами бланків: загальний бланк для
створення різних видів документів (без зазначення у ньому назви документа)
та бланк листа.

Щодо оформлювання документів у Карпатському факультеті, то існує
певна невідповідність. У деяких видів документів відсутня така ознака
формуляра, як береги (наприклад, в інструкцях, розпорядженнях (Додаток
Р)), деякі реквізити розташовані не у відведеному для них місці (наприклад, у
статуті гриф погодження розміщено на першому аркуші паперу, проте
відповідно до Держстандарту він повинен бути нижче реквізиту «Підпис»
(Додаток В)). Також деякі документи не містять потрібних для них
реквізитів (наприклад, у довідці відсутні реквізити 14 - місце складання і 19

- заголовок до тексту (Додаток С)). Для того щоб усунути всі ці розбіжності,
рекомендується уніфікувати виготовлення документів із використанням
стандартних формулярів-зразків, тобто моделі побудови документа, якою
визначаються корисні площі для розміщення обов'язкових елементів
(реквізитів) та обмеження для берегів. Нами запропоновано створити такі
види формулярів:

Така уніфікація надасть однаковості для всіх видів документів,
установить оптимальний склад реквізитів і показників для кожної форми
документа, вилучить показники, які дублюються або не використовуються,
оптимізує склад застосовуваних у навчальному закладі форм документів та
зменшить трудомісткість їх обробки.

СПИСОК ВИКОРИСТАНИХ ДЖЕРЕЛ

І

на 01-05-199) / Верховна Рада України // Відомості Верховної Ради України,
17 жовтня 1999.-21с.

3. Постанова Кабінету Міністрів України «Про затвердження Примірної

І

інструкції з діловодства у міністерствах, інших центральних органах
виконавчої влади, Раді міністрів Автономної Республіки Крим, місцевих
органах виконавчої влади» (за станом на 17-10-1997 із змінами і
доповненнями, внесеними постановами Кабінету міністрів України № 1577
від 27 листопада 2001 року, № 1106 від 17 липня 2003 року, № 1173 від 28
липня 2003 року, №1558 від 17 листопада 2004 року, № 371 від 18 травня
2005 року, № 493 від 20 червня 2005 року, № 642 від 25 липня 2005 року і №
981 від 24 вересня 2005 року) / Кабінет Міністрів України // Офіційний
вісник України, 1997. - № 43. - 56 с.