Оформлюючи документи і використовуючи в них реквізити, слід
пам'ятати ще одне правило - стосовно інтервалів. Інтервал - проміжок між
робочими рядками в документі.

Оформляючи документ рукописним способом, слід робити відступи між

реквізитами, аби інформація була доступною для прочитання. При
оформленні документів друкованим (машинописним) способом додержання

інтервальності повинно бути чітким і обов'язковим. На аркуші формату А4 між реквізитами зберігається не менше як два інтервали.

Заголовки друкуються центровим або кутовим способом великими
(заголовними) літерами. Якщо заголовки великі і складаються з 7-10 слів, то
їх розташовують у два або три рядки і між рядками повинен бути одини
інтервал. У кінці заголовків, оформлених машинописним способом, крапка
не ставиться. Якщо заголовок до тексту перевищує 150 знаків (5 рядків), то
його допускається продовжувати до межі правого поля.

Підзаголовки друкуються малими літерами, крім першої (заголовної).
Відстань між заголовком і підзаголовком становить 3-4 інтервали. В окремих
випадках заголовок може бути підкреслений, якщо є така потреба. Якщо
кількість слів у підзаголовку становить 7-12, то підзаголовок пишеться в два
або три рядки і між рядками зберігається один інтервал.

Складові частини реквізиту друкуються через 1,5-2 інтервали. Рядки
одного реквізиту друкуються через один інтервал. Максимальна кількість
знаків у рядку одного реквізиту при кутньому розташуванні - 28 одиниць.

Текст документа друкується через 1,5 інтервала на форматі А4, на
бланках А5 - через один міжрядковий інтервал. Максимальна довжина рядка
багаторядкових реквізитів не повинна перевищувати 28 знаків.

1. 4 Бланк як стандартний формуляр документа

Документаційне забезпечення інформації - одна з основних украй
потрібних сфер управлінської діяльності. Саме за допомогою ділових паперів
встановлюються офіційні, ділові, партнерські стосунки на усіх рівнях:
міждержавному; між державою та юридичними особами; між
підприємствами, організаціями, установами; між фізичними та юридичними
особами.

Інформація про одноосібного або колективного створювача документа
здебільшого представлена бланком установи. Бланк установи, окрім засвідчення авторства документа та, для більшості масиву управлінської документації, інформації про його власника, є виразником управлінського
стилю того чи іншого адміністративного органу, виконавчої дисципліни та
особистого культурного рівня працівників

«Бланк (службового) документа - це зуніфікована форма (службового)
документа з надрукованою постійною інформацією реквізитів і наявним
місцем для фіксування їх змінної інформації» [11, с. 7]. Уніфіковане
використання документів із використанням стандартних формулярів
службових документів, встановлених відповідно до функційної
призначеності документа в певній сфері діяльності чи галузі, заощаджує
робочий час, потрібний для складання та оформлення того чи іншого виду
номіналу документа.

Форма бланка радянських установ була встановлена у 18-і роки XX ст.
Обов'язковими реквізитами бланка були визначені: назва відомства, назва
установи, структурна частина, дата, номер, адреса установи. У 20-і роки XX
ст. проводились роботи по відомчій уніфікації бланків і в деяких наркоматах
у цьому питанні було досягнуто єдності.

Сьогодні бланки документів виготовляють, ураховуючи склад реквізитів
та порядок їх розташування в документі, які встановлені національним
стандартом України «Державна уніфікована система документації.
Уніфікована система організаційно-розпорядчої документації. Вимоги до
оформлювання документів. ДСТУ 4163-2003».

Передусім для виготовлення бланків організаційно-розпорядчих
документів ДСТУ 4163-2003 рекомендує використовувати як основні два
формати паперу - А4 (210 * 297 мм) і А5Ь (210 * 148 мм). Стандарт дозволяє
використовувати бланки формату АЗ (297 * 420 мм), які застосовуються для
оформлення документів у вигляді таблиць, та формату А6 (105 * 148мм) – для резолюції (доручень) [13, с. 62]. Запис формату з літерою Ь означає, що
довша сторона аркушу паперу є паралельною напрямку читання або
написання. Формат А4 призначений для документів з великим обсягом інформації, формат А5 за розмірами аркуша - типового розміру бланка. На
ньому відтворюють першу сторінку документа, а наступний текст
розташовують на чистих аркушах такого самого формату. Формат АЗ
використовується рідше, найчастіше у зведених відомостях з великим
обсягом інформації і, як правило, в кресленнях [19 с. 35].

Важливий етап в оформленні документа - визначення місця для фіксації
документної інформації, тобто моделювання робочої площі - виокремленої
площі, до якої можна вносити інформацію для дальшого відтворення або
передавання, та берегів - відстані між краєм аркуша форми і початком
робочої площі.

Бланки документів виготовляють на білому папері високої якості,
друкують фарбами насичених кольорів друкарським способом або за
допомогою комп'ютерної техніки. Друкарським способом виготовляють
бланки переважно в установах 1-ї та 2-ї категорії, тобто зі значним (понад 50
тис. документів на рік) обсягом документообігу. В установах із меншим
обсягом документообігу звичайно засобами комп'ютерної техніки створюють
електронний шаблон бланка для подальшого його використання.

Відповідно до ДСТУ 4163-2003 зі складу реквізитів для виготовлення
бланків організаційно-розпорядчих документів використовують такі
реквізити: зображення Державного герба України, герба Автономної
республіки Крим (01), зображення емблеми організації або товарного знака
(знака обслуговування) (02), зображення нагород (03), код організації (04),
код форми документа (05), назва організації вищого рівня (06), назва
організації (07), назва структурного підрозділу організації (08), довідкові дані про організацію (09), назва виду документа (10), текст документа (21).

Також використовують такі обмежувальні позначки для реквізитів: дата
документа (11), реєстраційний індекс документа (12), посилання на
реєстраційний індекс і дату документа, на який дають відповідь (13), місце
складання або видання документа (14), гриф обмеженого доступу до документа (15), адресат (16), гриф затвердження документа (17), резолюція
(18), заголовок до тексту документа (19), відмітка про контроль (20).

Розмішуючи реквізити 06 (назва організації вищого рівня), 07 (назва
організації), 08