Одержання інформації - це набуття, придбання, накопичення відповідно до чинного законодавства України документованої або публічно оголошуваної інформації громадянами, юридичними особами або державою.

Використання інформації – це задоволення інформаційних потреб громадян, юридичних осіб і держави.

Поширення інформації – це розповсюдження, обнародування, реалізація у встановленому законом порядку документованої або публічно оголошеної інформації.

Зберігання інформації – це забезпечення належного стану інформації та її матеріальних носіїв.

Одержання, використання, поширення та зберігання документованої або публічно оголошуваної інформації здійснюється у порядку, передбаченому Законом України “Про інформацію” та іншими законодавчими актами в галузі інформації.

Єзупільська селищна рада є – представницьким органом місцевого самоврядування, що представляє територіальну громаду та здійснює від її імені та в її інтересах функції і повноваження місцевого самоврядування, визначені Конституцією України, Законом України “Про місцеве самоврядування в Україні” та іншими законами, актами Президента України, Кабінету Міністрів України, статутами територіальної громади.

Закон України “Про місцеве самоврядування” відповідно до Конституції України визнає систему та гарантії місцевого самоврядування в Україні, засади організації та діяльності, правового статусу і відповідності органів та посадових осіб місцевого самоврядування.

Місцеве самоврядування в Україні – це гарантоване державою право та реальна здатність територіальної громади – жителів села чи добровільного об’єднання у сільську громаду жителів кількох сіл, селища, міста – самостійно або під відповідальністю органів та посадових осіб місцевого самоврядування вирішувати питання місцевого значення в межах Конституції і законів України.

Місцеве самоврядування здійснюється територіальними громадами сіл, селищ, міст як безпосередньо, так і через сільські, селищні, міські ради та їх виконавчі органи, а також через районні і обласні ради, які представляють спільні інтереси територіальних громад сіл, селищ, міст.

Виконавчі органи рад (сільських, селищних, міських, районних) є їх виконавчі комітети, відділи, управління та інші створювані радами виконавчі органи.

Селищна рада правомірна розглядати і вирішувати питання, віднесені Конституцію України, Законом “Про місцеве самоврядування” та іншими законами до їх відання.

Селищний голова є – головною посадовою особою територіальної громади відповідного селища (добровільного об’єднання в одну територіальну громаду жителів кількох сіл).

Закон України “ Про статус депутатів місцевих рад”.

Цей закон відповідно до Конституції України, Закону України “Про місцеве самоврядування в Україні”, інших законів України визначає правовий статус депутата сільської, селищної, міської, районної у місті, районної, обласної ради (далі – місцева рада) як представника інтересів територіальної громади, виборців свого виборчого округу та рівноправного члена місцевої ради, встановлює гарантії депутатської діяльності та порядок відкликання депутата місцевої ради.

Статус депутата місцевої ради – визначається Конституцією України, цим Законом та іншими законами України.

Депутат селищної ради – представник інтересів територіальної громади, виборців свого виборчого округу.

Депутат сільської, селищної, міської, районної у місті, районної, обласної ради (далі – депутат місцевої ради) є представником інтересів територіальної громади села, селища, міста чи їх громад, який відповідно до Конституції України і Закону України “Про вибори депутатів місцевих рад та сільських, селищних, міських голів” обирається на основі загального, рівного, прямого виборчого права шляхом таємного голосування строком на чотири роки.

Депутат місцевої ради як представник інтересів територіальної громади, виборців свого виборчого округу зобов’язаний виражати і захищати інтереси відповідної територіальної громади та її частини – виборців свого виборчого округу, виконувати їх доручення в межах своїх повноважень, наданих законом, брати активну участь у здійсненні місцевого самоврядування.

Єзупільська селищна рада в своїй діяльності також керується інструкцією з діловодства. Інструкція установлює правила документування управлінської діяльності та регламентує порядок роботи із документами з моменту їхнього створення чи надходження до відправлення або передачі до архіву.

2.3. Особливості документування та документного забезпечення Єзупільської селищної ради.

Документування інформації – процес , метою якого є створення змістовного повідомлення, Цей процес включає в себе дві частини: інтелектуальну (творчу) – створення документа-технічну-його виготовлення. Документування – це складний процес, в якому беруть участь автор, видавець, редактор, поліграфіст і т. п. До нього зазвичай відносять дії, які пов’язані з формуванням документа, як специфічної, системної триєдності: змісту (соціальна інформація), знакової (семіотична інформація), і матеріально-конструктивної (технологічної) форм.

Документування включає в себе чотири етапи.

1) Підготовчий (авторський) – від створення моделі до передачі авторського рукопису для редагування;

2) Редакційний – від прийняття рукопису редактором до здачі рукопису для виготовлення;

3) Виробничий – від технічного редагування рукопису до підписання документа на вихід в світ;

4) Заключний – від отримання тиражу і до розповсюдження документа.

Основним напрямком діяльності з документною інформацією є формування, зберігання та використання документа. Тому документну інформацію складають у фонд. Всі документи, які знаходяться у фонді, складають єдине ціле, тобто систему або єдиний фонд, який повинен задовольняти потреби користувачів. Кожен фонд поділяється на окремі самостійні підфонди. Структура фонду залежить від багатьох чинників та факторів: від кількості і різноманітності документів, що складають фонд, від користувачів документів, від приміщення, в якому зберігаються документи, від умов зберігання фонду.

Документний фонд Єзупільської селищної ради містить організаційні, довідкові, розпорядчі документи та документи з кадрово-контрактних питань (Діаграма 2.1.). Більш докладну інформацію щодо складу документного фонду Єзупільської селищної ради наведено в додатку В.

Діаграма 2.1. Склад документного фонду Єзупільської селищної ради.

У селищній раді документи перебувають у постійному обігу.

Документообіг – це рух документів в установі з часу їх створення або одержання до закінчення виконання або надсилання. Правильна організація документообігу сприяє оперативному руху документів в апараті селищної ради, рівномірному завантаженню підрозділів і службових осіб, справляє великий позитивний вплив на управлінський процес у цілому.

У Єзупільській селищній раді