прийом документів;

попередній розгляд документів;

розгляд документів головою с/р та іх виконання;

порядок обробки та відправлення вихідної кореспонденції;

проходження внутрішніх документів;

реєстрація документів.

Вся кореспонденція, що надходить до апарату селищної ради, приймається централізовано – у секретаріаті. Кореспонденція, отримана співробітниками Єзупільської селищної ради на особистих прийомах відвідувачів або в інших установах, повинна бути передана для відповідного оформлення у секретаріат в той же день.

При розкритті конвертів перевіряється збереження упаковки та правильність адресування. Неправильно оформлені (не підписані, не засвідчені), пошкоджені або надіслані не за адресою документи повертаються відправнику або пересилаються за належністю. У випадку відсутності додатків, вказаних в отриманому документі, спеціальна людина у секретаріаті робить про це запис на звороті першої сторінки документа. Запис про надсилання документів, яких бракує, робить виконавець.

Вся кореспонденція, що надходить до селищної ради, підлягає попередньому розгляду у секретаріаті. Метою попереднього розгляду документів є розподілення їх на ті, що потребують обов’язкового, встановлення термінів виконання документі. Попередній розгляд документів здійснюється у день одержання.

На розгляд голови чи постійно-діючих комісій передаються документи органів вищого рівня (районних чи обласних рад), а також найважливіші документи з принципових питань діяльності апарату і потребують вирішення головою чи депутатською комісією.

Вихідна кореспонденція перевіряється відповідальною особою секретаріату апарату. Відправлення або передача працівниками апарату Єзупільської селищної ради не допускається без їхньої реєстрації.

При прийомі вихідних документів на відправку перевіряється: правильність зазначення адреси кореспондента; наявність усіх необхідних підписів на документі та додатки до нього; правильність оформлення документа та наявність на нього всіх реквізитів.

Реєстрація документів проводиться з метою забезпечення їх обліку. Контролю за виконанням і оперативним використанням наявної в документах інформації. Реєстрації підлягають вхідні, вихідні та внутрішні документи Єзупільської селищної ради. Не підлягають реєстрацій рекламні повідомлення, друковані видання, вітальні листівки, форми статистичної звітності, рознарядки тощо.

Єзупільська селищна рада використовує у своїй діяльності два види бланків:

Бланк документів апарату Єзупільської селищної ради виготовляють на білому папері високої якості і друкують за допомогою комп’ютерної техніки фарбами насичених кольорів. Реквізити на бланках розташовують повздовжнім способом.

ЄЗУПІЛЬСЬКА СЕЛИЩНА РАДА

ТИСМЕНИЦЬКОГО РАЙОНУ ІВАНО-ФРАНКІВСЬКОЇ ОБЛАСТІ

Рисунок 2.1. Приклад загального бланка Єзупільсьої селищної ради

ЄЗУПІЛЬСЬКА СЕЛИЩНА РАДА

ТИСМЕНИЦЬКОГО РАЙОНУ ІВАНО-ФРАНКІВСЬКОЇ ОБЛАСТІ

77411 селище Єзупіль вул. С.Бандери, 50 Тисменицького р-ну Івано-франківської обл. Тел. (03436) 51-2-16

_______________№_________

на №______________________

Рисунок 2.2. Приклад бланка листа Єзупільсьої селищної ради

Процес формування документів у Єзупільській селищній раді та
оформлювання відповідної інформації на них постійно змінюється, проте
його слід уніфікувати. Це можливо зробити шляхом створення формулярів-
зразків документів, тобто єдиних моделей документів, а це поліпшить
ведення діловодства. На сьогоднішній день існують такі види
формулярів:

Формуляр-зразок для різних видів документів селищної ради, на наш погляд, мав би міститеме такі реквізити:

01- зображення Державного герба України;

04 - код установи;

06- назву установи вищого рівня;

07- назву установи;

08- назву структурного підрозділу установи;

09- довідкові дані про установу;

14 - місце складання або видання документа.

Крім зазначених реквізитів, формуляр мав би містити обмежувальні
позначення для подальшого внесення змінних реквізитів: 11 - дата
документа, 12 - реєстраційний індекс, 19 - заголовок до тексту документа, 20
- відмітка про контроль, 31 - відмітка про надходження документа. Приклад
формуляра-зразка для різних видів документів наведено в додатку Д.

Листування - невід'ємна частина сучасного ділового спілкування
селищної ради із зовнішніми установами та фірмами. Прийняття
більшості управлінських рішень потребує наявності достатньої кількості
інформації, яка надходить до установи у вигляді пропозицій, довідок,
повідомлень, запитів та відповідей на них. У Примірній інструкції з
діловодства зазначається: «Установа під час здійснення оперативних зв'язків
з організаціями, що належать до сфери її управління, іншими установами та
організаціями, окремими громадянами, може надсилати листи. Як правило,
листи складають у разі, коли неможливо або важко здійснити
бездокументний обмін інформацією, дати усні роз'яснення, вказівки
(особисті або по телефону), провести інструктування тощо [4, с. 5]».

У Єзупільській селищній раді використовуються такі різновиди листів: супровідні, гарантійні, інформаційні, листи-нагадування, листи-прохання, листи-запрошення, листи-вимоги.

Якщо лист направляється кільком адресатам, то спочатку вказують
адресу основного отримувача, а вже потім перераховуються інші. Коли
документ направляється більше як чотирьом адресатам, то складається
список розсилання, і на кожному примірнику вказується лише один адресат,
якому направляється конкретний примірник.

Текст листа лаконічнй, послідовний, переконливий та коректний. Текст складається з двох частин: вступної та основної. Вступ листів розпочинається зі звернень. Наприклад: «Шановний...!» Далі у вступі повідомляється причини, що зумовили складання листа, які супроводжуються посиланнями на факти, дати, документи. У другій частині листа формулюється його основна мета (пропозиція, відмова, прохання, гарантії та ін.).

У кожному листі, навіть якщо він несе в собі вимогу, виражається
подяка. Наприклад: «Підтверджуємо з вдячністю отримання Вашого
листа...».

У залежності від теми листа у Єзупільській селищній раді здебільшого
використовуються такі зворити: у супровідному листі - «направляємо звіт
про земельний податок, про використання бюджету за півріччя, про благоустрій, протокол тощо»; у гарантійному листі - «у порядку надання
допомоги просимо..., оплату гарантуємо; лист-нагадування — нагадуємо
Вам, що...», «нагадуємо, що до плану заходів Ви повинні додати...»; у листі-
запрошенні - «просимо зацікавлених осіб узяти участь в...», «ми раді
запросити Вас»; у листі-проханні - «будь ласка, повідомте...», «ми будемо
вдячні, якщо Ви...»; у листі-вимозі — «направляємо позов на оплату ...