За даними управлінської статистики, понад 50% усіх управлінських
документів - це службові листи. Практично кожне третє управлінське
рішення або комерційна угода на стадії їх підготовки, а потім і виконання
супроводжується листуванням. Лист засвідчує ставлення його автора до тієї
чи іншої проблеми. Ділове листування - це не тільки традиційні паперові
документи або їх сучасні електронні аналоги: це ще й діловий імідж
установи, який працює на неї не лише при особистому спілкуванні за столом
переговорів, а й представляє її (на відстані без обов'язкової безпосередньої
участі).

Отже, доцільним буде створити у Єзупільській селищній раді формуляр-
зразок для листів, який міститеме такі реквізити:

01 - зображення Державного герба України;

04 - код установи;

07- назву установи;

08- назву структурного підрозділу установи;

09- довідкові дані про установу.

Також слід розміщувати обмежувальні позначки для розташування
реквізитів 11 (дата документа), 12 (реєстраційний індекс документа), 13
(посилання на реєстраційний індекс і дату документа), 16 (адресат), 18
(резолюція), 19 (заголовок до тексту документа), 20 (відмітка про контроль),
21 (текст документа). Приклад формуляра-зразка листа наведено в додатку

Документаційний фонд Єзупільської селищної ради складається з певних видів документів. Проте існують деякі розбіжності між тим, як оформляють їх працівники факультету і як це слід робити згідно з держстандартами України. Для того щоб усунути цей недолік, рекомендується створити формуляр-зразок для конкретного виду документа.

Розпорядження також є одним із видів документів апарату.
Розпорядження видає голова з метою оперативного роз'яснення конкретних
організаційних або виробничих питань. Даний вид документів має

обмежений термін дії та стосується вузького кола осіб - виконавців
розпорядження.

Реквізити розпорядження:

07 - назва установи;

10- назва виду документа;

11- дата документа;

12- реєстраційний індекс;

14- місце складання або видання документа;

19 - заголовок до тексту документа;

21 - текст, що містить такі частини: констатуючу (вказуються мета або
причини видання) і розпорядчу (вказуються дії, які треба виконати, та особи,
відповідальні за виконання);

23 - підпис.

Існує деяка невідповідність в оформленні цього виду документу у
Єзупільській селищній раді. Зокрема, відсутній такий реквізит як місце
складання документа і не дотримуються розмірів берегів документа. Нами
запропоновано створити типовий формуляр розпорядження (Додаток ).

Документообіг Єзупільської селищної ради містить певну кількість
довідок. Довідка - документ, який підтверджує бібліографічні відомості і
діяльність окремих службових осіб. У діловодстві закладу найчастіше

виникає потреба складати довідки, що засвідчують роботу та оплату праці
співробітників. Керівництво апарату видає довідки на прохання працівників

про роботу в організації.

Довідки селищної ради оформлюються на чистому аркуші паперу формату

А-4 і містять такі реквізити:

07 - назва установи;

10 - назва виду документа;

11 - дата документа;

12- реєстраційний індекс документа;

14 - місце складання або видання документа;

19 - загаловок до тексту;

21 - текст документа;

23 - підпис;

26 - відбиток печатки.

Досліджуючи довідки селищної ради, ми спостерігаємо, що в них відсутні такі реквізити: 14 - місце складання і 19 - заголовок до тексту. Формуляр-зразок довідки наведено в додатку .

Іноді на довідці проставляється адресат, якому даний документ
направляється. Одним із варіантів довідки є документ, що складається на
вимогу керівника і повідомляє інформацію стосовно різних питань діяльності установи - господарської, фінансової, виробничої, звітно-аналітичної та ін. У цьому випадку не є необхідністю наявність реквізиту «відтиск печатки». Для надання документу юридичної сили використовується тільки реквізит «підпис». Наприклад, довідка про стан реалізації приміщень селищної ради чи фінансовий стан.

При виході довідки за межі установи обов'язково присутній реквізит
«відтиск печатки». Довідки особистого характеру оформлюються на бланках
закладу і мають такі реквізити: назва виду документа, індекс, дата, текст,
підпис.

Індекс, дата та реквізити закладу іноді наносяться на документ з
допомогою штампа. Дату та порядковий номер пишуть від руки. Кожна
довідка зафіксовується в журналі реєстрації (вхідної, вихідної чи
внутрішньої) документації апарату селищної ради.

Найпоширенішим серед розпорядчих документів Єзупільської селищної ради є наказ. Наказ - правовий документ, який видається головою селищної ради.

Перед тим, як оформляти наказ, складають його проект. Підготовка
проекту містить такі стадії роботи: 1) вивчення суті справи і збір необхідної
інформації; 2) підготовка проекту; 3) погодження його; 4) підписання.

Проект наказу готується спеціалістами апарату, узгоджується з
головними спеціалістами, головним бухгалтером чи іншою посадовою
особою і, в кінцевому результаті, підписується головою. До проекту наказу
додають документи, які підтверджують його доцільність. Здебільшого наказ
діє доти, доки не закінчиться строк, обумовлений в ньому. Скасувати наказ
може тільки вища інстанція і тоді, коли документ містить положення, які
порушують закони держави.

Формуляр наказу (додаток ) містить такі реквізити:

07 - назва організації;

10- назва виду документа;

11- дата документа;

реєстраційний індекс документа;

19 - заголовок до тексту документа;

21 - текст;

23- підпис;

24- гриф погодження;

29 - відмітка про виконання документа.

Найважливішим реквізитом у наказі є текст, який має особливу
композиційну побудову: констатуюча і розпорядча частини. У констатуючій
частині викладають мету і завдання, дають посилання на документ, який став підставою для оформлення наказу. Наприклад : «З метою...», «Для...»,
«Керуючись постановою...» і т. д. Розпорядча частина тексту викладається в
наказовій формі і розпочинається дієсловом від першої особи однини
«НАКАЗУЮ». Після цього слова ставлять двокрапку і перераховують у
вигляді пунктів основні вимоги та положення даного документа. Пункти
мають арабську систему нумерації. Наказ завжди присвячений одній
проблемі, одному завданню. Як правило, в останньому пункті текстової частини наказу вказується службова особа, яка в цілому відповідає за його
виконання, із зазначенням її посади. Кожен наказ друкують не менш як у