3.2.2 Оцінка існуючої інформаційної системи установи

Інформаційна система (ІС) є системою інформаційного обслуговування користувачів і виконує технологічні функції з нагромадження, збереження і переробки інформації [32].

Архітектура ІС – це структура, що описує технічні компоненти ІС структури і зв’язки між ними [31]. Інформаційна система ПП «Дім Дистрибуції» є єдиною.

Комп’ютерна мережа – зіркового типу. Файл-сервер підтримує роботу 6 користувачів одночасно. До деяких комп’ютерів приєднані принтери. З метою удосконалення роботи ці принтери мають статус мережевих. На сервері створено директорію для документів підприємства, до яких з тими чи іншими обмеженнями мають доступ усі користувачі.

Для забезпечення захисту інформації, право доступу до комп’ютерів обмежене, і захищене паролями.

Нижче, на Рис.3.1 наведено схематичне зображення існуючої комп’ютерної мережі офісу підприємства:

Рис. 3.1 Схема комп’ютерної мережі офісу ПП «Дім Дистрибуції»

На підприємстві використовується системне та прикладне ПЗ.

Основна операційна система – Windows XP. На одному ПК можуть використовуватися декілька різних ОС. Усі сучасні операційні системи ПК мають ще своєрідні надбудови, які називають оболонками. Оболонки ОС суттєво полегшують користувачеві роботу на комп'ютері. При використанні оболонок не треба запам'ятовувати багато команд ОС та вводити їх вручну з клавіатури.

Оскільки сервісні програми розширюють можливості ОС, їх, зазвичай, називають утилітами [21]. Утиліти дозволяють, наприклад, перевірити інформацію у шістнадцятковому коді, яка зберігається в окремих секторах магнітних дисків; орга-нізувати виведення на принтер текстових файлів у визначеному форматі, виконувати архівацію та розархівацію файлів та ін. З сервісних програм можна назвати архіватор RAR, програма PrintYourself тощо.

З прикладного ПЗ загального призначення на підприємстві найбільше використовується текстовий редактор Microsoft Word – який дозволяє користувачам готувати текстові документи: технічні опи-си, службові листи, статті та ін.; табличний редактор Microsoft Excel - дозволяє розв'язувати широке коло задач, зв'язаних з числовими розрахунками; система керування (управління) базами даних Microsoft Access служить для об'єднання наборів даних з метою створення єдиної інформаційної моделі об'єкта, вона дозволяє накопичувати, обновляти, коригувати, вилучати, сорту-вати інформацію, організовану спеціальним засобом у вигляді банку даних.

Графічні системи є багаточисельними, а їх функції — різноманітними. Серед них можна виділити системи ділової графіки (Місrosoft РоwerРоіnt, Lotus Freelance Graphics), художньої графіки, які ще називають просто графічними редакто-рами (Раіnbrush), інженерної графіки та автоматизованого проектування (Аutodesk АutoСad), системи обробки фотографічних зображень (Аdоbе Рhotoshор), а також універсальні графічні системи (СоrеlDRAW!). На ПП «Дім Дистрибуції» з графікою не так часто доводиться працювати, однак, окрім стандартно вбудованого графічного редактора Раіnbrush, на сервері підприємства є також встановлений Corel Draw, 10-та версія.

Основною мережевою програмою – прикладним програмним забезпечення спеціального призначення – є програма 1С:Бухгалтерія.

3.3 Вивчення структури та методів оцінки інформаційних потреб

Основну частку роботи з документно-інформаційного менеджменту на ПП «Дім Дистрибуції» виконує офіс-менеджер. Саме до нього потрапляє уся інформація ззовні (вхідна кореспонденція), яку він реєструє, сортує і перенаправляє генеральному директорові, комерційному відділу чи бухгалтерії. Офіс-менеджер виконує також документування інформації – створення документів (вихідні та внутрішні). Це означає, що на підставі вказівки генерального директора чи даних, направлених із комерційного відділу чи бухгалтерії підприємства, офіс-менеджер створює відповідний документ (наказ, комерційну пропозицію, претензію тощо), реєструє його і відправляє відповідному кореспондентові – факсом, поштою чи електронною поштою.

ПП «Дім Дистрибуції» є невеликим підприємством з невеликим обсягом документів, а тому така система документообігу – руху документів, є досить ефективною. Така організація збору та обробки документів є досить централізованою, що полегшує пошук потрібного документа і допомагає уникнути дублювання інформації.

Функціонування будь-якої системи управління повязано з циркуляцією в ній інформації. Потреба – внутрішній стан, який змішує індивіда вважати деякі результати привабливими [32]. Інформаційна потреба – за запит організації, підприємства чи установи, на одержання певної необхідної інформації чи даних [13]. Дуже часто від надійності та достовірності джерела інформації, залежить можливість задоволення тієї чи іншої інформаційної потреби.

Забезпечення якісного інформаційного обслуговування користувачів шляхом видачі вірогідної, своєчасної та достатньої для прийняття управлінських рішень інформації у формі, яка є зручною для використання, є основним призначенням інформаційного забезпечення [32].

Серед інформаційні потреби ПП «Дім Дистрибуції» можна виділити:

нормативні (отримання оперативних відомостей про зміни в існуючих законах, положеннях, розпорядженнях, вимогах до оформлення зовнішньоекономічної діяльності);

виробничо-технологічні (підприємство намагається іти «в ногу з часом» і у технологічному плані – це стосується і технологій, зокрема інформаційних – використання новішої, сучаснішої оргтехніки, програмного забезпечення діяльності торговельного підприємства – бази даних, програми обробки тощо);

маркетингові (інформація про ринок, потенційних конкурентів та покупців, цінову політику основних конкурентів, попит та пропозиція, очікувані зміни їх рівня тощо).

3.4 Розробка концептуальної моделі інформаційного забезпечення підприємства

У менеджменті організації важливе місце посідають такі категорії та поняття як філософія підприємства, його місія, сукупність корпоративних цінностей, лояльність тощо [3]. Приватне підприємство «Дім Дистрибуції» переконане, що фірма може займати лідерське місце на бурхливому ринку лише, якщо вона безперервно знаходиться в процесі пошуку і змін, здатна швидко реагувати на зміни бізнес-середовища, постійно знаходити нові перспективні напрямки діяльності, виходити на нові ринки.

Підприємство намагається реалізовувати схему роботи з клієнтом, яка на західних ринках отримала назву “Сustomer satisfaction” [31], що в дослівному перекладається як “задоволення клієнтів”. Головна ідея цієї концепції: робота з клієнтом - послідовний і безперервний процес, який в принципі ніколи не закінчується, а лишe переходить на новий рівень. Довіра клієнтів і довгострокова співпраця - ось вища нагорода за роботу [33]. Зрозуміло, що прагнення кращої реалізації філософії підприємства, його основної мети вимагає правильних, зважених і обґрунтованих рішень як