Інформаційні потреби ПП «Дім Дистрибуції» можна погрупувати таким чином: нормативні; виробничо-технологічні; маркетингові тощо. Для характеристики структури системи інформаційного забезпечення підприємства, слід спершу ознайомитися із особливостями його документного забезпечення, документного фонду, масивів, потоків, документообігу тощо.

3.2.1 Особливості документного забезпечення

Спершу треба зазначити особливості створення документів на даному підприємстві. Документування – це процес створення документів; це складова частина діловодства, яка містить всі операції, пов’язані з підготовкою, складанням, погодженням, оформленням і виготовленням документа [22].

На ПП «Дім Дистрибуції» документи створюються у відповідності до затвердженої генеральним директором інструкції із діловодства, яка базується на Примірній інструкції з діловодства у міністерствах, інших центральних органах виконавчої влади, Раді міністрів Автономної Республіки Крим, місцевих органах виконавчої влади, затвердженій 17.01.97 [24].

В основному весь процес документування інформації проходить через АРМ (автоматизоване робоче місце) офіс-менеджера, а тому більшість документів представлено в електронному вигляді, що полегшує створення нових аналогічних документів, внесення змін в існуючі, реєстрацію тощо.

Сукупність форм документів нормативної бази та реалізованих рішень по обсягам, розміщенню і формам існування документації, яка використовується в системі документообігу називається документним забезпеченням [24].

Вимоги до документного забезпечення:

1) документне забезпечення має бути достатнім для виконання всіх функцій, в тому числі тих, що автоматизуються;

2) документна база має бути сумісною з інформаційним забезпеченням, яке взаємодіє з ним;

3) форми документів мають відповідати вимогам стандартів уніфікованої системи документації.

Підприємство було створене восени 2004 року і за понад два роки своєї роботи на ринку не встигло ще дуже кардинально змінити принципи роботи з документами, форми документів нормативної бази, а отже певної історичної довідки про стан системи документного забезпечення діяльності надати не може. Документне забезпечення ПП «Дім Дистрибуції» складається із методичних інструктивних матеріалів (сукупність державних стандартів, санепідеміологічних норм тощо), документної бази (зовнішня – нормативно-довідкові документи, інформаційні повідомлення, внутрішня - документні масиви). Основною складовою документного забезпечення даного підприємства є документний фонд, який складається із: нормативно-довідкової документації; організаційно-розпорядчої; документації з кадрово-контрактових питань; бухгалтерсько-облікової; торговельної; та цінової тощо.

Документний фонд підприємства створюється на основі вимог повноти представлення даних, динамічності структури документної бази. Документний фонд створюється шляхом накопичення документних масивів.

Як уже зазначалося вище, документний фонд є основною складовою документного забезпечення даного підприємства. Він складається із:

нормативно-довідкової документації (інструкцій, нормативів з охорони праці тощо);

організаційно-розпорядчої (накази, вказівки, плани роботи та ін.);

документації з кадрово-контрактових питань (резюме, автобіографії, заяви, особові карточки, табелі тощо);

бухгалтерсько-облікової (накладні – прибуткові (Додаток Д), видаткова та податкова (Додаток Е));

торговельної (договори з клієнтами (Додаток Є));

та цінової (прайс-листи, комерційні пропозиції, затверджена система знижок та ін.) тощо.

Система документаційного забезпечення – це комплекс робіт з готовими документами, створеними даною установою і отриманими ззовні: приймання, розподіл, реєстрація, контроль виконання, довідкова робота, формування справ, перед-архівна обробка, зберігання і використання документації. У систему документаційного забезпечення входить також процес руху документної інформації по інстанціях [24].

Документний потік (ДП) – це організована кількість документів (первинних та вторинних), функціонуючих (створюваних, використовуваних та поширюваних) в соціальній сфері [27]. Документний потік визначається кількістю документів, які знаходяться в русі, динаміці. Документний потік характеризується інтенсивністю, яка визначається кількістю документ них видань в установі, організації, на підприємстві. Документні потоки визначаються напрямом потоку, обсягом потоку, структурою потоку, режим потоку тощо.

На ПП «Дім Дистрибуції» документні потоки не є інтенсивними (підприємство належить до організацій з невеликим обсягом документації), за напрямом виділяють вхідну (ті документи, що поступають на підприємство ззовні – листи, повідомлення, поздоровлення, комерційні пропозиції, претензії, запрошення тощо), вихідну (ті, що відправляються з підприємства – довідки, листи, повідомлення, поздоровлення, комерційні пропозиції, претензії, запрошення тощо) та внутрішню (накази, заяви, розпорядження, правила внутрішнього розпорядку тощо) документацію. Первинний прийом документів та перевірку їх оформлення здійснює офіс-менеджер (Див. організаційну схему (Додаток Г)), який потім перенаправляє їх адресатам (відповідному відділу чи людині всередині підприємства) чи кореспондентові (вихідні документи).

Документний масив (ДМ) – це визначена незмінна в часі кількість документів [27]. Документний масив характеризується кількістю, яка визначається одиницями видання документів [27]. Документні масиви підприємства формують його документний фонд. Переважно, кожен ДМ реєструється окремо (наприклад, на ПП «Дім Дистрибуції» окремо реєструються видані доручення, довідки тощо).

У контексті вивчення системи документного забезпечення підприємства, слід також проаналізувати первинні та вторинні документи ПП «Дім Дистрибуції».

У системі документації прийнято виділяти первинні та вторинні документи [22].

Первинний документ – це документ, який містить відомості про та підтверджує її здійснення [32]. Це бланки, заповнені необхідними даними і підписані посадовими особами, які мають юридичну силу; сукупність певних вихідних даних. Ця інформація, у більшості випадків, не оброблена. Вплив на неї суб’єктивного підходу конкретного спеціаліста або групи спеціалістів зведений до мінімуму.

Первинні документи поділяються на базові та оперативні [32].

До первинних документів, які стосуються управлінської діяльності ПП «Дім Дистрибуції» відносяться:

організаційні документи (статут (Додаток Ж), положення, посадові інструкції, правила внутрішнього розпорядку, свідоцтво про державну реєстрацію (Додаток З), про реєстрацію платника ПДВ (Додаток И) тощо);

розпорядчі документи (накази (Додаток К), розпорядження);

довідково-інформаційні документи (факси, вхідні службові листи);

документи з кадрово-контрактових питань (заяви, трудові угоди, автобіографії, характеристики, особові листки тощо).

Вторинні документи - це документи, які опрацьовані і систематизовані в процесі діяльності підприємства. До вторинних документів ПП «Дім Дистрибуції» відносяться:

довідково-інформаційні документи (акти, довідки, доповіді, звіти, пояснювальні записки, плани робіт, протоколи, вихідні службові листи, факси);

документи з кадрово-контрактових питань (контракти