Журналіст відповідає:

5. Oсобливостi документування інформації

Під документуванням розуміють процес створення документів.

Основною особливістю документування інформації і діловодства загалом є те, що кожен відділ зберігає свою документацію окремо і немає одного відділу, який би займався діловодством всього ДП «3-Студія-Телевиробництво» ТзОВ ТРК «3-Студія». Можна умовно виділити 3 основні відділи, які зберігають інформацію: бухгалтерія, приймальна та відділ новин.

Ще однією особливістю є те, що на більшості підприємств приймальня, де працює офіс-менеджер, знаходиться перед кабінетом директора чи головного редактора. На ДП «3-Студія-Телевиробництво» ТзОВ ТРК «3-Студія» кожен кабінет знаходиться окремо і співробітники спілкуються по телефону.

Розглянемо документування на прикладі листа з проханням надати матеріали стосовно певного питання, які було висвітлено в новинах. Його реєструють у журналі вхідної кореспонденції. Туди заносять наступні дані: номер п/п, дату надходження, вихідний номер, корреспондент (хто надіслав), короткий зміст, відповідь дано (чи ні), примітки. Після цього листа відносять директору, шеф-редактору або головному редактору, який пише відпвідь сам чи дає вказівку офіс-менеджеру. Останній набирає текст та відсилає повідомлення. Перед тим як відіслати лист, його реєструють у журналі вихідної кореспонденції. Туди заносять наступні відомості: дату, номер п/п, адресата, короткий зміст, примітки.

6. Історія та сучасний стан документного забезпечення підприємства

На ДП «3-Студія-Телевиробництво» ТзОВ ТРК «3-Студія» можна спостерігати централізований документообіг (вся документація централізовано реєструється). Основні типи документів, які складають централізований документообіг:

вхідні – документи, що надходять в організацію;

вихідні – документи, призначені для відправлення у інші організації;

внутрішні – документи, створені в організації і не призначені для виходу за її межі.

Слід зауважити, що реєстрацію вхідних, вихідних та внутрішніх документів здійснює офіс-менеджер, який також виконує обов'язки діловода; їх розгляд та затвердження—керівники; виконання та узгодження—виконавці.

ТРК «3-Студія» функціонує вже 12 років на ринку Прикарпаття. Історія показує, що раніше в її структурі було більше відділів, зокрема був окремий, який займався веденням діловодства. Однак, зараз такої необхідності немає. Тому діловодство веде одна людина.

Особливістю організації документообігу на ДП «3-Студія-Телевиробництво» ТзОВ ТРК «3-Студія» є те, що вона забезпечує мінімальну кількість повернень на попередні етапи при русі документів. Крім того, офіс-менеджер слідкує за тим, щоб документи спрямовувались виконавцям у відповідності з їх обов’язками для уникнення дублювання операцій. Саме за допомогою досагнення такого ефекту забезпечуєься ефективність документообігу.

7. Особливості документного фонду організації

Документний фонд – сукупність документів, зосереджених в бібліотеках, інформаційних центрах, архівах, музеях, підібрані відповідно до завдань, напряму, потреб споживачів; зберігаються тривалий час для повного, якісного і тривалого використання.

На ДП «3-Студія-Телевиробництво» ТзОВ ТРК «3-Студія» документний фонд представлений всією сукупністю матеріалів, які зберігаються в архіві організації. Особливістю цього фонду є те, що він включає не лише документи про діяльність підприємства, а також величезну кількість матеріалів, які раніше були висвітлені в ефірі телерадіокомпанії (в новинах чи в телепередачах). Крім того, з 2004 р. велика кількість інформації зберігається в електронному архіві, про який йдеться пізніше.

8. Особливості документних потоків та масивів

Документопотік - це потік документів, які циркулюють між пунктами опрацювання і створення інформації (керівниками організації і структурних підрозділів, спеціалістами) і пунктами технічного опрацювання документів (експедицією, секретаріатом, канцелярією та ін.) [22; 14].

Виділяють три основних документальних потоки: –

документопотік вхідних документів –

документопотік внутрішніх документів–

документопотік вихідних

На підприємстві можна виділити 4 види інформаційних потоків:

1. Обмін між організацією та зовнішнім середовищем (маркетинг, реклама, зв’язки з громадськістю).

2. Міжрівневий обмін інформацією в організації:

- нисхідні потоки інформації, якими повідомляють підлеглим про поточні завдання, конкретні доручення, зміну пріоритетів та ін.;

- висхідні потоки інформації – звіти про виконання завдань, пропозиції з удосконалення технології та ін., за допомогою яких керівництво інформують про поточні та можливі проблеми, про можливі варіанти рішень.

3. Горизонтальний обмін інформацією:

- наради керівників суміжних підрозділів, задіяних у виконанні спільних завдань;

- наради керівників підрозділів, які мають схожі виробничі завдання;

- робота у межах робочих груп (управління проектом).

4. Неформальний обмін інформацією:

- обговорення виробничих питань під час неформальних зустрічей (під час обідньої перерви, святкових заходів та ін..);

- чутки, основною причиною яких є дефіцит офіційної інформації.

Документний масив – це визначена незмінна в часі кількість документів. Документний масив характеризується кількістю, яка визначається одиницями видання документів.

Сучасні інформаційні технології забезпечують на ДП «3-Студія-Телевиробництво» ТзОВ ТРК «3-Студія» доступ до інформаційних масивів (бази даних, електронні довідники та енциклопедії, оперативні дані, аналітичні дослідження, законодавчі та нормативні дані та ін.), які надходять з міжнародних, регіональних і національних інформаційних мереж. Це дозволяє використовувати електронні документи та інформаційні масиви.

9. Аналіз первинних та вторинних документів у сфері діяльності підприємства

Документ – це встановлена законом матеріальна форма одержання, зберігання використання і поширення інформації шляхом фіксації її на папері, магнітній, кіно-, відео-, фотоплівці або на іншому носієві.

Розглянемо приклад первинних та вторинних документів. Відповідно до закону України «Про інформацію» (ст. 27):

- первинний документ - це документ, що містить в собі вихідну інформацію;

- вторинний документ - це документ, що являє собою результат аналітико-синтетичної та іншої переробки одного або кількох документів [45].

На адресу ТРК "3-Студія" надійшов лист з проханням надати матеріали стосовно певного питання, які було висвітлено в новинах. Цей лист буде первинним документом. Його реєструють у журналі вхідної кореспонденції. Туди заносять наступні дані: номер