Поняття “системний підхід” уособлює значення комплексності, широти охоплення й чіткої організації в дослідженні, проектуванні та плануванні складних об’єктів [17, ст.18]. Такий підхід відрізняється від традиційного, який передбачає поділ досліджуваного об’єкта на складові елементи з наступним визначенням функціонування цього об’єкта як результату об’єднання властивостей окремих його частин. СП базується на принципі цілісності досліджуваного об’єкта, тобто вивченні його властивостей як єдиного цілого, єдиної системи. Зазначений принцип виходить з того, що ціле має властивості, відсутні в його складниках. Цим, власне, ціле й відрізняється від сукупності своїх компонентів.

СП являє собою системне охоплення, системне уявлення, системну організацію дослідження об’єктів з наступною оптимізацією їх структури і функцій [6,ст.45], що потребує різнобічного розгляду проблеми, часто передбачаючи участь в її розробці фахівців з різних галузей знань. Системне уявлення досягається побудовою єдиної моделі досліджуваного об’єкта. Системна організація передбачає безперервне планування і управління розробкою за допомогою найсучасніших методів координації робіт.

1.2 Інформаційна потреба – це основа системи управління

Інформаційні потреби у сфері організації управління соціальними системами є об'єктом дослідження різних галузей суспільствознавства. Проте, на нашу думку, ця проблематика знаходиться на стадії формування.

Розглянемо потреби як категорію теорії соціального управління. Потреби як соціальна категорія вивчаються багатьма науками: філософією, політологією, політекономією, психологією, соціологією, біологією. Кожна з них підходить до визначення потреб, виходячи з предмета свого дослідження. Звідси — чимало суперечливих спроб визначити це поняття [27, ст.53].

У науковій літературі потреби розглядаються подвійно. З одного боку, вони трактуються як ставлення людини до об'єктивних (матеріальних) чинників природи, які забезпечують її життєдіяльність. З іншого — як такі, що характеризують суспільні відносини з позицій мотивації.

Основною властивістю, яка характеризує користувача інформації в системі управління, є його інформаційна потреба, яка, перш за все, визна-чається його професійною діяльністю. В системі управління існує:–

наявність проблемної ситуації в діяльності суб’єкта, для вирішення якої йому необхідна інформація;–

стан потреби суб’єкта, який свідчить про усвідомлення суб’єктом даної проблемної ситуації;–

моделювання діяльності у свідомості суб’єкта;–

приблизні уявлення, ґрунтуючись на яких суб’єкт міг би спрямовувати свою діяльність з пошуку інформації;–

“зустріч” стану потреби з відповідним йому предметом – як на внут-рішньому рівні – у свідомості, так і на зовнішньому рівні – в процесі вибору необхідної інформації з масиву документів [20, ст.60].

З погляду теорії соціального управління і теорії інформації важливими цілеформуючими факторами є інформаційні потреби, які зумовлені соціальними відносинами.

Інформаційна потреба перебуває у нерозривній єдності зі специфічною пізнавальною здібністю, пізнавальною спрямованістю особистості. Потреба в будь-чому виступає збуджуючим джерелом соціальної активності окремих особистостей і соціальних груп. Як справедливо зазначає Ю. М. Батурін, "потреба звертатися до інформаційних систем не складається стихійно. Вона виникає як результат активного ставлення до інформації"[27, ст.28].

Аналіз інформаційних потреб суб'єктів управління — основа побудови раціональної системи інформаційного обслуговування як складової функції інформаційного забезпечення. Найбільш рельєфно це можна показати на специфіці інформаційних потреб та інтересів керівників структурних підрозділів органів державного управління.

Сувора ієрархічність і субординаційність структурних підрозділів дістає чітке відображення в принципі єдиноначальності, обумовленої специфікою завдань, які потрібно розв'язувати, та обставинами діяльності (прийняття відповідальних рішень, швидка й радикальна зміна обстановки, підвищена мобільність тощо).

На практиці це знаходить відображення насамперед у тому, що керівна інформація (управлінські рішення) йде (і повинна йти) зверху донизу ієрархічно послідовно. Кожен випадок передачі команди управління поза безпосередньо підпорядкованою системою вкрай небажаний, оскільки це призведе до порушення ритму функціонування системи управління через порушення ієрархії функції контролю [32, ст.35].

При визначенні інформаційних потреб органу управління соціальною системою [19, ст.54] слід мати на увазі, що становище керівника відрізняється від становища виконавців передусім широтою тематичних рамок його професійних інтересів. Крім цієї кількісної характеристики інтересів керівників, існує якісна різниця функціональної структури органів управління (прогнозування та планування, впровадження нової техніки, стандартизація та уніфікація, соціальний розвиток колективів, наукова організація праці, удосконалення техніко-економічних показників діяльності колективів).

Важливою особливістю інформаційних потреб керівника є те, що у міру зростання його адміністративного рівня зростає й потреба в інформації міжгалузевого характеру. З підвищенням рівня керівництва збільшується значення зовнішніх факторів, їх вплив на прийняття управлінських рішень.

Говорячи про особливості інформаційних потреб керівників, слід підкреслити, що вони мають менше часу на вивчення інформації, ніж рядові співробітники, через різницю обсягів інформаційного потоку. Це ще раз підкреслює потребу чіткого визначення конкретних інформаційних потреб керівників (їх ієрархії) та опанування методів ущільнення інформації щодо змісту та рівня завдань, які вирішуються конкретним керівником [12, ст.25].

Раціональна організація потоків інформації припускає, що необхідно відмовитися від емпіричного підходу до відбору інформації для кожного підрозділу і працівника апарату управління, виходячи з характеру завдань, які ними розв'язуються. Потреба в інформації різних ланок, суб'єктів управління неоднакова і визначається передусім тими завданнями, які розв'язує в процесі управління той чи інший керівник, працівник управлінського апарату, тими функціями, які він виконує. Потреба завжди конкретна, оскільки конкретно визначені завдання.

Інформаційні потреби можуть бути забезпечені як за рахунок відносно незначного збільшення обсягу додатково регульованих потоків вхідної інформації, так і за рахунок глибокого дослідження (аналізу) зібраних даних стосовно соціальних процесів і навколишнього середовища.

Також інформаційні потреби можуть бути забезпечені за рахунок істотного підвищення комплексності опрацювання і використання даних, які зібрані та поступили від структурних органів системи управління, в тому числі й органів системи статистики.

Успішність діяльності фірм сфери інформаційного бізнесу в значній мірі залежить від вивчення існуючих потреб в інформації та визначення їх структури. Призначенням