Винахід друкарської машинки, телефона, диктофона, модернізація системи почтового зв’язку дозволили суттєво удосконалити як окремі операції, так і весь технічний процес обробки інформації, різко підвищити продуктивність управлінської праці. Така «механізація» інформаційної технології стала базою формування існуючих організаційних структур в економіці . На зміну «механічній» інфотехнології в 40-50-х роках ХХст. прийшла «електрична технологія», яка базувалася на широкому використанні електричних друкарських машинок, копіювальних машин, портативних диктофонів. Різко підвищилася якість, кількість і швидкість обробки документів. З появою і широким розвитком ЕОМ і перефирійної техніки настала ера комп’ютерної інфотехніки, яка отримала назву нової (сучасної, безпаперової) інфотехнології.

Концепція нової інформаційної технології. Основу нової інфотехнології складає розподілена комп’ютерна техніка, «дружне» програмне забезпечення, розвиток комунікацій. Користувачу-непрограмісту представлена можливість прямого спілкування з ЕОМ шляхом роботи в діалоговому режимі. При цьому потужні програмно-апаратні засоби (бази даних, експертні системи і бази знань, системи підтримки прийняття рішень) створюють комфорт в роботі, дозволяють не тільки автоматизувати процес зміни форми і місця знаходження інформації, а також зміни її змісту. Комп’ютери не породжують інформаційну продуктивність, а дають людині підвищити продуктивність праці шляхом збільшення об’єму індивідуально виконуваних робіт.

Поняття «нова інфотехнологія» має двояке тлумачення: з практичної і теоретичної точки зору. З практичної – інфотехнологія це сукупність автоматизованих процесів циркуляції і переробки інформації, описів цих процесів, прив’язаних до конкретної предметної області і реалізованих на сучасних техніко-економічних засобах, що виконують заданий перелік функцій. З теоретичної – інфотехнологія представляє собою науково-технічну дисципліну, в рамках якої досліджуються проблеми розробки і застосування автоматизованих процесів циркуляції і переробки інформації.

В основу нової інфотехнології, яка базується на широкому використанні комп’ютерної техніки, покладено три основні принципи: інтегрованість, гручкість та інтерактивність.

Для нової інфотехнології характерно:

Способи впровадження нової інформаційної технології. Існує два способи впровадження нової інфотехнології в локальні інформаційні структурі, що базуються на адаптації інфотехнології до організаційної структури і на раціоналізації оргструктури. При першому способі – інфотехнологія пристосовується до оргструктури в її існуючому вигляді і відбувається лише локальна модернізація існуючих методів роботи. Комунікації розвинуті слабо і модернізуються лише робочі місця. Відбувається розподіл функуцій між технічними робітниками (операторами) і спеціалістами (адміністраторами): зливання функцій збору і обробки інформації (фізичний потік документів) з функцією прийняття рішення (інформаційний потік). Класифікаційні грані раціоналізуються.

Другий спосіб передбачає раціоналізацію оргструктури: оргструктура модернізується таким чином, щоб інфотехнологія дала найбільший ефект. Основною стратегією є максимальний розвиток комунікацій та розробка нових організаційних взаємозв’язків, раніше економічно недоцільних. Продуктивність оргструктури зростає, так як раціонально розподіляються архіви даних, знижується обсяг інформації, що циркулює по системних каналах і досягається збалансованість ефективності кожного управлінського рівня об’єму задач, що вирішуються.

Таким чином, перший спосіб орієнтований на існуючу структуру підприємства (степінь ризику мінімальна, тому що затрати мінімальні і оргструктура не модернізується), другий – на майбутню структуру (система розбивається строго у відповідності із потребами і можливостями організації). Для обох способів принципово змінюється використання інформаційної техніки: відбувається її переміщення з периферії інформаційної активності підприємства (окремі обчислювальні центри, машинописні та множильні бюро, централізовані архіви) безпосередньо в середину підприємства, де інформація переробляється і приймаються рішення. Таким чином ліквідовуються розрив між інформаційною та організаційною структурою. Велику роль в підвищенні ефективності та якості управління відіграють експертні системи, що дозволяють автоматизувати багато видів управлінської роботи (збір інформації, загальне і календарне планування, розподіл ресурсів).

Експертна система – акумулює професійні знання керівників і спеціалістів, використовуючи їх для формування бази знань, що містить набір взаємозв’язаних правил, які формалізують досвід в області управління. Однією з переваг експертних систем – це їх властивість збирати та впорядковувати дані, що відображають найбільш суттєву інформацію з точки зору вирішення задач управління. Вона дозволяє проводити оперативний аналіз та давати експертну оцінку ситуацій в предметній області.

Головним напрямком перебудови менеджменту і його радикального вдосконалення, адаптації до сучасних умов, стало масове використання найновішої комп’ютерної і телекомунікаційної техніки, формування на її основі високоефективних інформаційно-управлінських технологій. Засоби і методи прикладної інформатики використовуються в менеджменті і в маркетингу. Нові технології, засновані на комп’ютерній техніці, вимагають кардинальних змін в організаційних структурах менеджменту, зміни його регламенту, кадрового потенціалу, системи документації, засобів і методів фіксування і передачі інформації. Особливе значення має впровадження інформаційного менеджменту, що значно розширює можливості використання компаніями різноманітних інформаційних ресурсів. Розвиток інформаційного менеджменту пов’язаний з організацією системи обробки даних і знань, послідовного їх розвитку до рівня інтегрованих автоматизованих систем управління, які охоплюють і по-вертикалі і по-горизонталі всі рівні процесів виробництва і збуту. Технологія – це комплекс наукових та інженерних знань, реалізованих в прийомах праці, сукупності