Зміст

Вступ.......................................................................................................................5

1 Основні поняття про систему електронного документообігу.......................7

Призначення та особливості електронного документообігу.............7

Переваги використання електронного документообігу в установі...12

2 Практична реалізація електронного документообігу на прикладі БДД “Документ” Броварської адміністрації.................................................................18

2.1 Автоматизація діловодних процесів.....................................................18

2.2 Програмне забезпечення електронного документообігу в установі..24

Висновки..................................................................................................................29

Список використаних джерел................................................................................31

Додатки....................................................................................................................33

Вступ

Електронний документообіг-високотехнологічний і прогресивний підхід до суттєвого підвищення ефективності роботи органів державної влади і місцевого самоврядування. Гарантією успішної роботи органів влади завжди є ефективна діяльність державних службовців. Але для якісного обслуговування потреб громадян вчорашні методи обробки інформації вже не є найкращими. Сьогодні необхідно мати доступ до інформаційних ресурсів і скоротити часові витрати на розв’язання задач, не пов’язаних з обслуговуванням громадян.

Відсутність необхідності вручну розмножувати документи, відслідковувати переміщення паперових документів в середині організації, контролювати порядок передачі конфіденційної інформації істотним образом знижує трудовитрати діловодів. Наскрізний автоматичний контроль виконання на всіх етапах роботи з документами кардинально підвищує якість роботи виконавців, робить терміни підготовки документів більш прогнозованими і керованими.

Спільне використання систем електронного діловодства і сховищ інформації дозволяє систематизувати і поєднувати інформацію, що полегшує її аналіз і складання звітів. Для пошуку прихованих закономірностей у великих масивах даних можна приймати більш ефективні рішення і дії, що базується на відповідних технологіях діставання інформації з даних. Усе це можливо тільки у системі управління, побудованій на основі цілком електронного документообігу. Інформаційні безпаперові технології полегшують процес управління знаннями. Вони створюють основу рішень, що забезпечують автоматизований і централізований обмін знаннями і дістають лише необхідну інформацію з усіх доступних джерел. Системи електронного діловодства і документообігу можуть сприяти створенню нової організаційної культури в органах влади, зробивши роботу державних службовців більш легкою, цікавою і значимою.Саме тому ефективність управління підприємствами й організаціями не в останню чергу залежить від коректного рішення задач оперативного і якісного формування електронних документів, контролю їхнього виконання, а також продуманої організації їхнього збереження, пошуку і використання. Потреба в ефективному керуванні електронними документами і призвела до створення систем електронного документообігу (СЕД).

Об’єктом курсової роботи є розгляд електронного документообігу: циркуляція документів в установі, прийом, передача та обробка за допомогою автоматизованих інформаційних систем.

Предметом курсової роботи є поєднання існуючої системи та програмне забезпечення електронного документообігу в установі, на прикладі БДД “Документ” Броварської міської адміністрації.

Дану тему досліджували такі вчені, як О.В. Ворошилова, Ю.А. Якименко. Особливості електронного документообігу в установах були досліджені такими вченими, як О.В. Чебаном, В.Е. Пальчуком.

Мета дослідження- засвоєння знань основних понять про систему електронного документообігу, його призначення та особливості, практична реалізація в установі.

Поставлена мета визначила необхідність вирішення наступних завдань:

- дослідити доцільність системи електронного документообігу;

- виділити основні переваги та недоліки щодо передачі та обробки документів за допомогою автоматизованих інформаційних систем;

- визначити призначення та особливості електронного документообігу;

- ознайомитись з практичною реалізацією електронного документообігу на прикладі БДД “Документ” Броварської міської адміністрації.

У даній роботі були використані такі методи: аналіз, спостереження та порівняння.

1 Основні поняття про систему електронного документообігу

1.1 Призначення та особливості електронного документообігу

На думку галузевих аналітиків, електронний документообіг включає: створення документів, їхню обробку, передачу, збереження, вивід інформації, що циркулює в організації чи підприємстві, на основі використання комп'ютерних мереж. Під керуванням електронним документообігом у загальному випадку прийнято розуміти організацію руху документів між підрозділами підприємства або організації, групами користувачів чи окремих користувачів. При цьому, під рухом документів мається на увазі не їхнє фізичне переміщення, а передача прав на їхнє застосування із повідомленням конкретних користувачів і контролем за їхнім виконанням.

ІDC у такий спосіб визначає поняття СЕД (маючи у вигляді EDMS - Electronic Document Management Systems): "СЕД забезпечують процес створення, керування, доступу і розповсюдження великих обсягів документів у комп'ютерних мережах, а також забезпечують контроль над потоками документів в організації. Часто ці документи зберігаються в спеціальних сховищах або в ієрархії файлової системи. Типи файлів, що, як правило, підтримують СЕД, включають: текстові документи, зображення, електронні таблиці, аудіо дані, відео дані і Web-документи. До загальних можливостей СЕД відносяться: створення документів, керування доступом, конвертація даних і забезпечення безпеки даних".

Головне призначення СЕД - це організація збереження електронних документів, а також роботи з ними (зокрема , їхнього пошуку як по атрибутах, так і по змісту). У СЕД повинні автоматично відслідковуватися зміни в документах, терміни виконання документів, рух документів, а також контролюватися всі їхні версії і підверсії. Комплексна СЕД повинна охоплювати весь цикл діловодства підприємства чи організації - від постановки завдання на створення документа до його списання в архів, забезпечувати централізоване збереження документів у будь-яких форматах, у тому числі, складних композиційних документів. СЕД повинні поєднувати розрізнені потоки документів територіально віддалених підприємств у єдину систему. Вони повинні забезпечувати гнучке керування документами як за допомогою жорсткого визначення маршрутів руху, так і шляхом вільної маршрутизації документів. У СЕД повинне бути реалізоване тверде розмежування доступу користувачів до різних документів у залежності від їхньої компетенції, займаної посади і призначених їм повноважень. Крім того, СЕД повинна настроюватися на існуючу організаційно-штатну структуру і систему діловодства підприємства, а також інтегруватися з існуючими корпоративними системами [9;28].

Основними користувачами СЕД є великі державні організації, підприємства, банки, великі промислові підприємства і всі інші структури, чия діяльність супроводжується великим обсягом створюваних,оброблюваних і збережених документів.

Що ж до збереження документів,то СЕД працюють, переважно, на базі розподілених архітектур і використовують різноманітні