швидко одержати позитивний ефект. У процесі впровадження СЕД необхідно забезпечити можливість роботи як за новою, так і за старою технологією, щоб не заважати повсякденній діяльності підприємства проекту впровадження. При відсутності такої підтримки, у кращому випадку, система буде впроваджена лише в кремих підрозділах підприємства. Проблему “опору змінам” можна вирішити шляхом поступового і планомірного впровадження елементів електронного документообігу, починаючи з найпростішого і проведення необхідної роз’яснювальної роботи.
Термін “документообіг” на поточний момент вживається надзвичайно широко і зустрічається в описі практично кожної інформаційної системи. Автоматизація документообігу реалізується багатьма системами, і кожна з них претендує на “комплексний підхід до автоматизації документообігу”. При цьому розмаїтість систем є надзвичайно широкою: від систем складського обліку до контролю за технологічними процесами.
У даній роботі чітко і ясно висвітлені відповіді на поставлені завдання. Дослідили доцільність системи електронного документообігу. Виділені основні переваги та недоліки щодо передачі та обробки документів за допомогою автоматизованих інформаційних систем. Визначині призначення та особливості документообігу. Ознайомились з практичною реалізацією електронного документообігу на прикладі БДД “Документ” Броварської міської адміністрації.
Визначили, що відсутність необхідності вручну розмножувати документи, відслідковувати переміщення паперових документів всередині організації, контролювати порядок передачі конфіденційної інформації істотним образом знижує трудовитрати діловодів. Наскрізний автоматичний контроль виконання на всіх етапах роботи з документами кардинально підвищує якість роботи виконавців, робить терміни підготовки документів більш прогнозованими і керованими.
Сьогодні вже багато прийшли до думки, що культура роботи з документами- це частина виробничої культури, а та, у свою чергу, є важливою передумовою успішної діяльності в умовах ринку. Тому система документообігу –така ж частина виробничої інфраструктури, абсолютно рівноправна і необхідна, як і устаткування, ресурси і персонал. Ця ідея зрозуміла будь-якому керівнику. Керівник втрачає багато часу від неправильно або несвоєчасно оформлених документів, від невірних управлінських рішень або від неможливості швидко знайти потрібний документ. У ході впровадження системи електронного документообігу обов’язково варто організувати тренінги для співробітників підприємства, а також консультації для його посібника з організації переходові на електронну форму діловодства.
Документ є основним способом представлення інформації на будь-якому сучасному підприємстві. Ефективність управління підприємством залежить і від того, наскільки розумно в ньому організовано управління документообігом. Фактично, малоефективне використання накопиченої інформації (або, ще гірше, її втрата) може призвести до втрати всього бізнесу. Адже вчасно не одержана інформація або документ- це, перш за все, втрачені гроші, час і упущені можливості. Внаслідок цього, на будь-якому підприємстві, де ведеться активна робота з різними документами, рано чи пізно встає проблема систематизації, обробки і безпечного зберігання значних об’ємів інформації. Найкращим вирішенням цих проблем є введення системи електронного документообігу. Тож майбутнє за електронним документом.
Cписок використаних джерел
1.Бойкова О.Ф. Электронные документы: проблемы авторского права/О. Ф. Бойкова //Библиотековедение.-2000.-№6.-С.32-37.
2.Влащенко А. Створення електронного документа / А. Влащенко; О. Нікітенко // Бібл. форум України.-2006.-№3.-С.9-14.
3.Голуб В. Я. Електронні засоби інформаційного забезпечення користувачів / В.Я. Голуб.-Х.: Рубікон,1999-52 С.
4.Гранчак Т. Електронна інформація : вдосконалення організації та використання / Т. Гранчак // Бібл.вісн.-2006.-№6.-С.25-25.
5.Дубов Д. М. Інформаційна безпека в умовах впровадження електронного урядування / Д. М. Дубов.-К.: Альтпресс,2002.-78С.
6.Захаров А. Электронные документы: способы и формы предоставления / А. Захаров // Б-ка.-2000.-№11.-С.29-31.
7.Качалина В. В.”Электронная коллекция” или “електронный фонд “ / В.В. Качалина // Библиотековедение.-2004.-№1.-С.55-61.
8.Макарчик О.Документообіг як основа діяльності органу влади./ О. Макарчик.-К.: Форум, 1999.-46С.
9.Мохонько В. Електронний документообіг. Проблеми впровадження автоматизованого обслуговування / В. Мохонько // Вісн. Кн. палати.-2005.-№1.-С.27-30.
10.Потапенко М. Формування бази електронних інформаційних ресурсів-перший крок до створення цифрової бібліотеки / М. Потапенко // Бібл. планета.-2004.-№3.-С.11-12.
11. Примірна інструкція з діловодства в місцевих органах виконавчої влади.-К.: КМУ.-2000.-94С.
12.Регламент роботи Броварської міської адміністрації.-К.-1999.-48С.
13.Савіна З. Електронні інформаційні ресурси : за результатами досліджень /
З. Савіна // Бібл. планета.-2000.-№2.-С20-25.
14.Україна. Верховна Рада. Про електронний документообіг : Закон від 22.05.2003.№851-4.
15.Ядрова Г. Електронний документообіг. Наукова електронна колекція : досвід, розроблення і реалізації / Г. Ядрова // Вісн. Кн. палати.-2004.-№12.-С.35-40.
16.Яковлєва Н. Что нужно знать об електронной доставке документов : автоматизація информационных технологий / Н. Яковлєва // Библиотека.-2002.-№4.-С.17-20.
Додаток А. Маршрутизація вхідних та внутрішніх документів.
Додаток Б. Маршрутизація вихідних документів