Реферат - Сучасне управлінське документнознавство в Україні
15

документа.
Абзац вказує на перехід від однієї думки до іншої, він допомагає читачеві робити певні зупинки, повертатися до прочитаного, зосереджуватися над кожною виділеною думкою.
Нумерація частин тексту – це числове чи за допомогою літер позначення послідовності розташування його складових частин.
Існує дві системи нумерації: комбінована і суто цифрова. Перша ґрунтується на використанні різних типів позначок – римських та арабських цифр, великих літер поєднуваних з абзацними відступами. Друга використовує лише арабські цифри, розміщені у певній послідовності.
Копія документа виготовляється й видається громадянам дозволу керівника установи або керівника структурного підрозділу.
Копія документа відтворюється на бланку установи й засвідчується підписом посадової особи. Копії документів засвідчують проставленням нижче реквізиту “підпис” засвідчу вального напису “вірно”, найменування посади працівника, який засвідчує копію, його особистого підпису й дати.
Дозволяється засвідчення копій документа печаткою в разі видачі на руки окремим особам та направлення в інші установи.
Викладене в цьому підрозділі стосується кожного управління, точніше – кожного паперу, який виходить з організації.
 
2.2. Складання та оформлення службових документів
Діяльність кожного підприємства супроводжується складанням різних видів документів, кожен з яких має своє конкретне призначення.
Однак при всьому їх розмаїтті незалежно від специфіки підприємства можна виділити такі основні групи документів:
- організаційні документи закладу (статут, установча угода, структура та штатна чисельність працівників – штатний розпис, посадові інструкції, правила внутрішнього розпорядку);
- розпорядчі документи підприємства (накази по основній діяльності, розпорядження, вказівки, рішення);
- документи по особовому складу підприємства (накази, трудові контракти, особові справи, особові карточки ф. Т-2, особові рахунки по зарплаті, трудові книжки);
- фінансово-бухгалтерські документи (головна книга, річні звіти, бухгалтерські баланси, рахунки прибутків і витрат, акти ревізій, інвентаризацій, плани, звіти, кошториси, касові книги);
- інформаційно-довідкові документи (акти, листи, факси, телефонограми, доповідні записки, протоколи).
Від державних органів та організацій можуть надходити на підприємство документи, які регулюють різноманітні питання його діяльності. Ці документи становлять окрему групу – нормативні документи вищестоячих органів державного управління.
Всі перераховані документи належать до управлінських чи організаційно-розпорядчих (ОРД).
Окрім того, управлінська документація з погляду застосування, класифікується таким чином:
- офіційний документ – створений організацією або посадовою особою і оформлений у відповідному порядку;
- власний документ – офіційний документ, що засвідчує особу або її права, обов’язки, службове чи офіційне становище;
- документ власного походження – створений службовою особою поза сферою її діяльності;
- справжній документ – документ з інформацією про час і відомостями про місце створення, які є в документі або виявлені якимось іншим способом і відповідають дійсності;
- оригінал – перший або єдиний примірник документа;
- дублікат – повторний примірник, що має склад інформації оригіналу;
- копія – відтворений з оригіналу документ, зовнішні ознаки якого або частина їх повністю відображають його;
- витяг – копія, оформлена з документа, яка відтворює тільки його частину і завірена юридичною особою у встановленому порядку.
Комплекс взаємозв’язаних документів, які регламентують структуру. Завдання і функції підприємства, організацію його роботи, права, обов’язки і відповідальність керівництва та спеціалістів закладу, називається організаційними документами.
Найбільшу групу становлять розпорядчі документи. Розпорядчі документи видаються і мають широкий спектр гласності. До цієї групи входить ряд документів загальнодержавного характеру і суто службові в кожному закладі незалежно від форми власності.
Найпоширенішим серед документів ОРД вважається наказ.
Наказ – правовий документ, який видається керівником організації на правах єдино начальства і в межах його компетенції.
З метою полегшення роботи з документом накази поділяють на підгрупи за ознаками:
- “за призначенням” – накази – основної діяльності і з особових справ;
- “за технікою видання” – “ініціативні” та “примусові”;
- “за застосуванням” – нормативні та індивідуальні.
Перед тим, як оформляти наказ слід скласти його проект. Підготовка проекту включає такі стадії роботи:
- вивчення суті правил і збір необхідної інформації;
- підготовка проекту;
- погодження його;
- підписання.
Накази з основної діяльності оформляються на бланку підприємства або на чистому аркуші паперу формату А-4.
Кожен вид наказу повинен мати такі реквізити:
- автор документа, якщо документ оформляється не на бланку;
- назва виду документа;
- дата (проставляють у день підписання);
- індекс (порядковий номер) – відлік ведеться від початку календарного року за хронологією зростання;
- місце складання чи видання;
- заголовок до тексту;
- позначка про контроль (в разі потреби);
- текст;
- гриф погодження (в разі потреби);
- візи;
- підпис;
- відтиск печатки;
- позначка про виконавця.
Найбільш важливим реквізитом у наказах є текст, який має особливу композиційну побудову:
- констатуюча частина викладає мету і завдання, дає посилання на документ, який став підставою для оформлення наказу;
- розпорядча частина тексту викладається в наказовій формі і розпочинається дієсловом від першої особи однини наказую”.
Наказ повинен бути надрукований не менше як у трьох примірниках.
З поточних оперативних питань повсякденного виробничо-господарського та адміністративного життя керівники підприємства можуть видавати розпорядження та вказівки. Ці різновиди розпорядчих документів складаються за тією ж схемою, що й накази.
Інформаційно-довідкові документи.
Найпоширенішим документом цієї підгрупи є протокол. Протокол – документ – який фіксує хід обговорення питань і прийняття рішень на різних масових заходах. Протоколи бувають: прості, складні, стенографічні. Протокол підписується головою та секретарем. До нього підшивають додатки. Протокол складається в 2-х примірниках. Зберігаються не лише 10 років, а також можуть передаватися на збереження в архів.
З питань, що мають особливо важливе значення, пишуть резолюцію.
Резолюція приймається на зборах. Резолюцію розглядають як вмотивовану постанову, де, крім власної ухвали, є розгорнутий вступ, далі

---

Сторінки: 1 2 3 4 5