Обґрунтуванням дій може виступати [18, c.119]:

v посилання на нормативно-правовий акт організації вищого рівня або власний раніше виданий документ (організаційний, розпорядчий, плановий тощо) із зазначенням назви документа, автора, дати, номера, заголовка до тексту;

v формулювання мети і завдань, що потребують вирішення підприємством;

v опис фактів або подій, що стали причиною видання наказу.

Одночасна наявність усіх названих вище ознак – підстави, мети, причини видання наказу – у вступі не обов'язкова. Для розпорядчих документів підстава може містити посилання на нормативно-правові або організаційні документи: закони, постанови, розпорядження уряду, накази, директивні вказівки вищих органів, положення, правила, інструкції тощо. Мета та причини видання наказу зумовлюються виробничими ситуаціями, на вирішення яких створено документ.

Зв'язок між повідомлюваними подіями у констатуючій частині здебільшого виявляється усталеними прийменниковими конструкціями, дієприслівниковими зворотами тощо [3, c.81]. Серед прийменникових конструкцій найуживанішими є такі: згідно з, на виконання, відповідно до, з огляду на, у зв'язку з, на впровадження тощо. Позиційне (на початку речення) розташування стандартних дієприслівникових зворотів і дієприслівників, що також досить часто слугує для зв'язку частин тексту розпорядчих документів, можемо проілюструвати такими прикладами: Виконуючи... Впроваджуючи... Вивчивши та узагальнивши... Заслухавши й обговоривши... Розглянувши... Виконуючи вимоги... Беручи до уваги... Враховуючи... Посилаючись... тощо.

Наприклад: Розглянувши заяви та документи, подані до Державної комісії з цінних паперів та фондового ринку на видачу ліцензії на здійснення професійної діяльності на ринку цінних паперів відповідно до Ліцензійних умов провадження професійної діяльності на ринку цінних паперів, затверджених наказом Державного комітету з питань регуляторної політики та підприємництва від 14 березня 2001 року № 49 та рішенням Комісії від 14 березня 2001 року № 60, НАКАЗУЮ:

Більше того, текстоутворювальна функція може реалізуватися графічно – розбиттям одного речення на абзаци, кожен із яких розпочинається дієприслівниковим зворотом та поєднанням цих двох мовних засобів [5, c.18].

Заслуговує на увагу організація тексту у формі розповіді про події, явища, факти об'єктивної дійсності із збереженням причинно-наслідкових зв'язків.

Організацію констатуючої частини як розповідь обирають тоді, коли треба повідомити, зберігаючи хронологічний перебіг подій, про певну складну управлінську ситуацію, подію, що сталася, встановити причинно-наслідкові зв'язки, що зумовили подію, факт, явище. У цьому разі сполучними елементами констатуючої та розпорядчої частин знову ж таки є прийменникові та дієприслівникові конструкції: з огляду на це, з огляду на викладене вище, зважаючи на викладене вище тощо, – які оформлюють з абзацного відступу.

Застереження

Розділовий знак на межі констатуючої та розпорядчої частин не проставляють, окрім випадків, коли це додатково зумовлюється правилами пунктуації (скажімо, відокремлення дієприслівникового звороту, що виступає єднальним елементом двох складових тексту) [5, c.28].

Виокремлені нами три змістових ключових аспекти констатуючої частини – підстава, мета, причини видання наказу, – що реалізуються знову ж таки трьома способами організації констатуючої частини – за допомогою прийменникових конструкцій, дієприслівникових зворотів, а також тексту, організованого як розповідь, поєднуються своєрідним структурно-логічним сполучним елементом двох складових тексту розпорядчих документів, заразом – найбільшим виразником їх директивності: ключовими словами. Їх змінюють залежно від номіналу та виду номіналу розпорядчого документа. Так, тексти розпорядчих документів (наказів, розпоряджень) підприємств, які діють на засадах одноосібності ухвалення рішень керівником, мають бути організовані від першої особи у формі однини («НАКАЗУЮ:» – в наказах; «ПРОПОНУЮ:» «ЗОБОВ'ЯЗУЮ:», «ДОРУЧАЮ:» – в розпорядженнях, вказівках). Ключовим словом постанови як нормативно-правового акта є: «ПОСТАНОВЛЯЄ:» (Верховна Рада), рішення – «ВИРІШИВ:» (виконавчий комітет); «ВИРІШИЛА:» (Верховна Рада, колегія, рада директорів); «ВИРІШИЛИ:» (у спільних рішеннях).

На просторовому рівні ключові слова відокремлюються двома міжрядковими інтервалами, окремим рядком (від межі лівого берега), логічно ж є продовженням мовленого в констатуючій частині та першопочатком розпорядчої частини. Доказовим у цьому разі є аналіз пунктуації: немає жодного розділового знака на межі вступної частини та ключового слова, двокрапка на межі ключове слово – розпорядча (основна) частина, що потребує додаткового пояснення (а саме? що?).

Розпорядча частина має бути чітко структурована [13, c.90].

Рубрикація тексту – неодмінна умова розпорядчих документів. Пункти і підпункти розпорядчої частини наказу нумеруються арабськими цифрами в такий спосіб: 1; 1.1; 1.2; 1.3; 2; 2.1; 2.2; 2.3; 3...

Супроводжувана подвійними чи й потрійними арабськими цифровими позначеннями, рубрикація тексту вказує на залежність і підпорядкування частин висловлювання. І хоч на перший погляд кожен із пунктів розпорядчої частини здається автосемантичним, утім у такому членуванні чітко, як і має бути, простежується концепція укладача щодо підпорядкованості рубрик. Це закономірно, адже для такого типу комунікативних повідомлень властиво вкласти якомога більше логічно структурованої інформації в найменшу кількість рядків.

Дієслово у неозначеній формі (що зробити?) – визначальний елемент за обсягом інформації і виконуваною функцією кожного пункту розпорядчої частини, концептуальне ядро в складі цілого комплексу повідомлення. Залежні слова пояснюють, на що спрямована дія, створюють чітку єдність повідомлення.

Пункти розпорядчої частини можуть містити конкретні доручення або положення організаційного характеру.

Доручення формулюють у такий спосіб [11, c.73]:–

доручається (що зробити?);–

термін виконання доручення (коли?);–

назва посади, прізвище, ініціали виконавця або виконавців (хто має виконати доручення?).

Вибір граматичної та структурної схеми залежить від характеру документованої інформації. Перевага зазвичай надається першій структурно-логічній формі – категорично-наказовій, що вмотивовується логічно наголошеним інфінітивом. Друга схема часом породжує двозначність тлумачення інформації, що неприпустимо для будь-яких документів, тим паче розпорядчих. Тож будьте уважні!

Термін виконання реалізують такими граматичними формами (з… до; з… по, до…; на час складання звіту; постійно тощо).

Вказівку про виконавця організовують через [11,