Накази з основної діяльності оформляють на загальних, спеціальних бланках або на чистих аркушах паперу формату А4.

Реквізити наказу: 10 – назва виду документа, 11 – дата (проставляють у день підписання), 12 – індекс (проставляють у день підписання), 14 – місце складання чи видання, 19 – заголовок до тексту, 20 – позначка про контроль (проставляють у разі потреби), 21 – текст, 23 – підпис, 24 – гриф погодження (у разі потреби), 25 – візи (у разі потреби), 26 – відбиток печатки (у разі потреби), 28 – позначка про виконавця.

Текст наказу складається з двох частин – констатувальної (вступної) та розпорядчої.

У констатувальній частині викладають цілі та завдання приписаних дій та причини видання наказу, дають посилання на документ, що є підставою для видання даного наказу.

Розпорядча частина тексту викладається в наказовій формі. Її починають словами “НАКАЗУЮ”, яке друкують великими літерами від нульового положення табулятора. Після цього слова ставлять двокрапку. В розпорядчій частині містять заходи та дії, зазначають посадових осіб, які відповідають за їх виконання, та вказують терміни виконання завдань. Цю частину тексту можна поділити на пункти, які нумерують арабськими цифрами. Текст кожного пункту може починатися із зазначення конкретної дії, вираженої дієсловом неозначеної дії, або із зазначення виконавця. Назву організації, структурного підрозділу, прізвище та посаду виконавця наводять у давальному відмінку. Останній пункт наказу містить вказівку на особу, яка відповідає за виконання наказу в цілому.

Вступає в силу з моменту його підписання, якщо строк не окреслений в тексті.

Реквізити наказу:

v Герб, емблема, нагороди.

v Міністерство.

v Установа.

v Підрозділ.

v Код підприємства.

v Код документа.

v Назва.

v Дата, номер.

v Місце видання.

v Заголовок до тексту.

v Текст.

v Підпис.

v Візи.

v Гриф погодження.

v Відмітка про виконання документа.

v Відмітка про перенесення даних на машинний носій.

Дія наказу постійна (правові наслідки на протязі всього часу, поки не буде анульований компетентною особою).

2.2 Постанова

Постанова – це правовий акт, що приймається вищими і деякими центральними органами колегіального управління для розв’язання найважливіших і принципових завдань, що стоять перед даними органами і встановлення стабільних норм і правил поведінки [20, c.182].

Постанови видають Кабінети міністрів республік на основі законів у порядку їх виконання. У деяких випадках особливо важливі постанови приймають Верховна Рада, профкоми.

Текст постанови як правило, складається з двох частин – констатуючої та ухвалюючої. Перша мітить вступ, оцінку стану і при необхідності, підстави для видання або посилання на правовий акт вищестоячого органу. В ухвалюючій частині наводяться перелік запропонованих заходів, визначається виконавець та термін виконання.

Проекти постанови не рідко готують багато установ чи відомств. Постанови узгоджують з установами, інтересів яких вони торкаються і представляється для візування керівника. Якщо виникають розбіжності до проекту постанови додається довідка з викладом їх суті [20, c.183].

Проект документа разом супроводжуючим листом і довідками про погоджені писаними керівниками установ які складають проект, направляють в орган котрий відповідає за його видання.

2.3 Розпорядження

Розпорядження - акт управління, що має владний характер та обов'язкову силу виконання для робітників організації. Це правовий акт, що видається одноосібно керівником, головним чином колегіального державного органу, для вирішення оперативних завдань [16, c.94].

Як правило цей документ має обмежений термін дії і стосується обмеженого кола осіб, організацій та громадян.

Розпорядження поділяються на дві групи [16, c.96]:

1. для загального тривалого користування;

2. для одинарних випадків, що стосуються конкретного питання (про передачу, перевірку, списання та ін.)

Розпорядження фіксуються в «Книзі розпоряджень». На відмітку від наказу, дія розпорядження обмежена та не може мати правових наслідків.

Розпорядження видаються головою Кабінету міністрів України. Голови виконкомів місцевих Рад народних депутатів також мають право видавати ці акти.

Реквізити розпоряджень в основному повторюють реквізити рішень. На розпорядженні може бути поставлений герб країни.

Розпорядження видаються від імені виконкому і підписується тільки головою, а не його заступником чи секретарем. Отже закон дає право керівникові одноосібно вирішувати деякі питання і відповідно видавати деякі правові акти.

Виконкоми місцевих Рад у порядку одноосібного розпоряджання можуть розв’язувати питання, з яких остаточне рішення виконком доручив голові чи його заступнику, а також пов’язані з внутрішньою організацією роботи виконкому.

Багато є спільного у розпорядженні і наказі. У правовому відношенні ці розпорядчі документи рівнозначні. У цьому випадку слова у тексті НАКАЗУЮ замінюють словами ЗОБОВ’ЯЗУЮ, ПРОПОНУЮ, ДОРУЧАЮ, ВИМАГАЮ. Між цими двома правовими актами різниця ще в тому, що накази пишуться із загальних, всеохоплюючих питань, а розпорядження частково. Їх можуть видавати керівники структурних підрозділів підприємств.

Наприклад: проект наказу, рішення, розпорядження візується тим, хто складає проект та керівником структурного підрозділу, що вносить проект, юрист-консультом.

Якщо потребується фінансове забезпечення - проект документа погоджується з фінансовими органами або службами. Погодження проводить структурний підрозділ або особа, що готувала проект розпорядчого документу. Види або гриф погодження проставляють на першому екземплярі проекту. У випадку непогодження - мотивований висновок.

Розпорядження становлять підзаконні акти й поділяються на дві групи: розпорядження загального характеру – тривалої дії; розпорядження окремого характеру – стосуються конкретного вузького питання.

Розпорядження видають КМУ (на підставі та для виконання законів, рішень ВРУ), виконкоми Рад народних депутатів, а також керівники підприємств (організацій, установ) та їхні заступники для вирішення оперативних завдань. Розпорядження, що їх видають на підприємствах, мають обмежений термін дії і стосуються вузького кола підрозділів чи посадових осіб (працівників).

Склад реквізитів той самий, що і у вказівки.

Оформляють розпорядження на загальних чи спеціальних бланках формату А4 [14, c.88].

Проекти розпоряджуючих документів, (постанова та рішення), обговорюються на засіданнях.