Дороблені проекти виносяться на слідуюче засідання на затвердження. Проекти документів підготовлені представляються на підпис. Накази та розпорядження підписує керівник чи його заступник. Постанови та рішення: голова та секретар (керуючий справами) компетентного органу. Підписується 1-й екземпляр документу, що виготовлений на бланку.

Розпорядчі документи вступають у силу з моменту їх підпису чи строк вступу до сили та строк дії акту управління вказують у документі.

2.4 Рішення

Під рішенням, як розпорядчим документом розуміють акт, якій ухваляється місцевими радами народних депутатів або їх виконкомами у їх колегіальному порядку для розв’язання найбільш важливих питань, що належать до їх компетенції. Рішеннями називаються також спільні акти, що видаються кількома неоднорідними органами [13, c.90].

За своїми юридичними властивостями рішення бувають нормативними та індивідуальними. Нормативними можна назвати рішення про режим роботи підприємств торгівлі і побутового обслуговування населення. Індивідуальними-рішення про прийом до експлуатації тієї чи іншої домобудівлі, про встановлення опікування.

Розробка проекту рішення складний процес. У ньому беруть участь члени виконкому, постійні комісії депутати, спеціалісти і заінтересовані спеціалісти. Тому у багатьох виконкомах Рад процедура цього документа закріплюється у правових актах [13, c.92].

До проекту рішення додається довідка, що обгрунтовує необхідність і доцільність його видання. Її підписує керівник відділу, управління або організації, що подають проект.

У тій же довідці подаються особи котрих необхідно запросити на засідання виконкому для розгляду питання, а також вноситься пропозиція проте, кому надіслати рішення після ухвалу виконкому.

Представлені проекти повинні бути завізовані виконавцями і заінтересованими організаціями з указанням дати. Заперечення за проектом оформляється у письмовому вигляді і додаються до нього. Обов’язковою повинна бути віза юристконсульта виконкому, який перевіряє відповідність проекту до діючого законодавства.

Проекти рішень подають заступникові голови або секретареві виконкому залежно від характеру розглядуваних питань [11, c.38].

Погоджені проекти правових актів заздалегідь передають до протокольної частини. Рішення ухвалюють відкритим голосуванням членів виконкому за більшістю голосів. Після засідання виконкому, якщо виявляється, що деякі пункти рішення потребують редагування, створюються на чолі із заступником голови, котра протягом двох днів допрацьовує документ. Підписують рішення голова і секретар виконкому місцевої Ради народних депутатів і з цього моменту вони набувають чинності.

Не пізніше ніж через три дні після підписання їх надсилають виконавцям.

Рішення з адміністративними санкціями регламентують загальні правила поведінки, обов’язкові для усіх підприємств, установ, організацій, посадових осіб і громадян, що перебувають на території підвідомчій відповідній місцевій Раді.

Такі акти виконкоми Рад можуть ухвалювати тільки з питань боротьби з стихійними лихами, якщо відносини, що виникли, не врегульовані актами вищестоящих органів або необхідність ухвалення рішень викликається місцевими умовами.

У рішенні вказується коло осіб на яких поширюється його дія, конкретні посадові особи і установи, зобов’язані контролювати виконання документа. Рішення місцевих рад, а також їх виконкомів складаються за однією формою. Різниця між ними лише у тому, що рішення рад не нумерують, а виконкомів-мають порядкову нумерацію.

Розглянутий розпорядчий документ містить такі основні реквізити [11, c.39]:

1.

2.

3.

4.

5.

6.

7.

8.

9.

Звичайно рішення складаються із вступної частини, у якій констатується стан розглянутого питання, і ухвалюючої, що містить перелік заходів з указанням строків здійснення і переліченням посадових осіб, відповідальних за своєчасне виконання рішення.

Розділ 3. Особливості роботи з розпорядчими документами Івано-Франківської обласної ради

В обласній раді та її виконавчому апараті визначено конкретний комплекс документів, передбачений номенклатурою справ, який необхідний і достатній для документування її діяльності.

Управлінську діяльність в обласній раді та її виконавчому апараті здійснюють шляхом прийняття нормативних актів, розпорядчих документів та документів рекомендаційного характеру:

v нормативних та інших актів обласної ради;

v рішень дорадчого та рекомендаційного характеру президії обласної ради;

v висновків, рекомендацій постійних та інших комісій обласної ради;

v розпоряджень голови обласної ради.

Підставами для прийняття розпорядчих документів є:

1. Конституція і закони України;

2. постанови Верховної Ради України;

3. укази і розпорядження Президента України;

4. постанови і розпорядження Кабінету Міністрів України;

5. конкретні доручення органів державної влади;

6. рішення обласної ради;

7. провадження виконавчої і розпорядчої діяльності з метою виконання обласною радою та її апаратом покладених на них завдань і функцій.

Ксерокопії розпорядчих документів, що надходять до обласної ради від органів державної влади, надсилають до органів місцевого самоврядування та їх посадових осіб разом із супровідним листом або ознайомлюють зацікавлених службових осіб під розписку. Документи, які видають на підставі законодавчих чи інших нормативних актів, повинні мати посилання на них із зазначенням найменування цих документів, дат, номерів та заголовків.

Складання документів

Службові документи, які складають в апараті обласної ради, повинні мати певні реквізити і постійний порядок їх розташування:

1. Державний Герб України і герб області;

2. найменування установи – автора документа;

3. код установи;

4. код форми документа; назва виду документа (не зазначається на листах);

5. дата;

6. індекс;

7. заголовок до тексту;

8. текст;

9. підпис;

10. візи;

11. прізвище виконавця та номер його службового телефону;

12. позначка про виконання документа і направлення його до справи.

При складанні документів в апараті обласної ради необхідно дотримуватися таких вимог:

v на документі зазначають посаду, прізвище та ініціали особи, яка його склала, підписала чи затвердила, дату його складання, підписання або затвердження;

v у разі подання документа кількома посадовими особами їх підписи розташовують один під одним у послідовності, що відповідає посаді;

v якщо документ підписують кілька осіб, які займають рівнозначні посади, їх підписи розташовують на одному рівні;

v підписання документа, на якому зазначені посада і прізвище конкретної посадової особи,