Оформлення службових документів

При оформленні документів в апараті обласної ради необхідно дотримуватися таких вимог:

v документи друкують на лицьовому боці бланка встановленого зразка або на чистих аркушах паперу стандартних форматів А4 (210х297 мм), А5 (148х210 мм) та А3 (297х420 мм) для додатків;

v документи формату А4 мають поля: верхнє, нижнє – 2 см, праве – 1,5 см, ліве – 3 см (для рішень і розпоряджень – 3,5 см). Двосторонні документи друкують з дзеркальними полями;

v складання документів на папері довільного формату не дозволяється;

v документи друкують шрифтом Arial або Times New Roman 14 або 12 кеглем (для таблиць – 11) через півтора міжрядкових інтервали у форматі *doc, *rtf;

v якщо документ містить дві і більше сторінки, другу і наступні сторінки нумерують. Номери сторінок проставляють арабськими цифрами без слова “сторінка” або “стор.” та розділових знаків на відстані 1 см від верхнього краю сторінки посередині відносно лівого і правого полів друку. Перша сторінка, як правило, не нумерується. Нумерацію сторінок у буклетах та інших документах, які мають обкладинки, починають з першої сторінки з цифрою 3.

Документи розпорядчого характеру та документи, які адресуються зовнішнім адресатам, оформляють на бланках обласної ради. Встановлені такі види бланків: бланк листів; бланки нормативних актів (рішення, розпорядження) обласної ради.

Преамбула рішень обласної ради обов’язково містить слова “обласна рада вирішила”, при цьому слово “вирішила” друкують з нового рядка, вирівнюють по центру відносно основного тексту і виділяють жирно. У разі відсутності вступної частини преамбулою є ці слова.

Якщо документ має додатки, їх найменування зазначають в супровідному листі із зазначенням кількості аркушів у кожному з них.

Підпис відділяється від тексту трьома міжрядковими інтервалами, друкується від лівої границі текстового поля із зазначенням посади особи, яка підписує документ, з великої літери.

Розшифровку підпису у реквізиті “Підпис” друкують на рівні останнього рядка найменування посади.

Датування документів

Всі службові документи підлягають датуванню. Датою документа є дата його підписання. Для документа, який приймає колегіальний орган, – дата його прийняття; для документа, що його затверджують, – дата затвердження.

Дати підписання і затвердження документа, а також ті, що є в тексті, необхідно оформляти цифровим способом. Елементи дати подають трьома парами арабських цифр в один рядок у послідовності: число, місяць, рік (після значення року кладуть крапку і слово “року” або скорочення р. не пишуть).

Наприклад: 30 жовтня 1998 року потрібно писати 30.10.98.

Але 30 жовтня 2002 року – 30.10.2002.

Якщо порядковий номер місяця або числа складається з однієї цифри, то перед нею проставляють 0.

Наприклад: 3 квітня 1998 року потрібно писати 03.04.98. У текстах нормативно-правових актів і документів, що містять відомості фінансового характеру, застосовують словесно-цифровий спосіб оформлення дат: 30 травня

1998 року (після значення року слово “року” пишеться без скорочення).

Дату на документі проставляє особа, яка його затверджує, під час затвердження.

Обов'язковому датуванню і підписанню підлягають всі службові відмітки на документах, пов'язані з їх проходженням та виконанням (резолюції, погодження, візи, відмітки про виконання документа).

Дату підписання проставляють в лівій верхній частині документа разом з індексом на спеціально відведеному для цього місці на бланку. Якщо документ складено не на бланку, його дату проставляють нижче підпису ліворуч. Дату затвердження документа зазначають у відповідній графі.

Індексація документів

Індексація документів полягає у присвоєнні їм умовних позначень - індексів, які надають документам під час реєстрації і вказують на місце складання, виконання та зберігання документів. Індекс вхідного документа при його реєстрації складається з:

v порядкового номера реєстрації вхідних документів з початку року;

v індексу структурного підрозділу;

v індексу справ за номенклатурою;

v номера постійного кореспондента.

Наприклад: № 1133/14-182/170

Індекс вихідного ініціативного документа складається з:

v індексу структурного підрозділу;

v індексу справи за номенклатурою;

v порядкового номера реєстрації вихідних документів з початку року;

v маленької літери “р”;

v номера постійного кореспондента.

Наприклад: № 14-182/336-р/170

Індекс вихідного документа-відповіді складається з:

v індексу структурного підрозділу;

v індексу справи за номенклатурою;

v порядкового номера реєстрації вихідних документів з початку року;

v номера постійного кореспондента.

Наприклад: № 07-182/337/170

Виняток складають індекси розпорядчих документів, рішень, протоколів, а в окремих випадках - пропозицій, заяв і скарг громадян. Індексами цих документів є їхні реєстраційні номери, які присвоюються самостійно в межах кожного виду документів.

Погодження документів

У разі потреби в оцінці доцільності документа, його обґрунтованості та встановлення відповідності до законодавства здійснюється погодження проекту документа.

Погодження може бути двох видів:

1. внутрішнє – в апараті обласної ради (зі структурними підрозділами, посадовими особами, які відповідно до їх компетенції займаються питаннями, порушеними в проекті документа);

2. зовнішнє – за межами обласної ради.

Внутрішнє погодження оформляють візуванням проекту документа посадовою особою. Віза включає: особистий підпис, ініціали та прізвище особи, яка візує документ, дату візування.

У разі потреби зазначають найменування посади цієї особи. Наприклад:

Завідувач правового відділу

(Підпис) (Ініціали, прізвище)

Дата

Візу проставляють на лицьовому боці останнього аркуша проекту документа. Якщо на лицьовому боці не вистачає місця, то її проставляють на зворотному боці останнього аркуша примірника документа, який залишається в апараті обласної ради.

Зауваження і пропозиції до проекту документа викладають на окремому аркуші, про що на проекті роблять відмітку за такою формою:

Завідувач правового відділу

(Підпис) (Ініціали, прізвище)

Зауваження і пропозиції додаються

Про зауваження обов'язково доповідають особі, яка підписує документ.

Зовнішнє погодження проектів документів оформляють відповідним грифом. Гриф погодження ставлять нижче підпису на лицьовому боці останнього аркуша документа. Він включає в себе: слово “Погоджено”, найменування посади особи, з якою погоджують проект документа, особистий підпис, ініціали та прізвище,