Структура дипломної роботи. Дипломна робота складаються із
вступу, двох розділів, висновків, списку використаної літератури та додатків.
Перший розділ містить інформацію про поняття формуляр та формуляр-
зразок, основні вимоги до нього та складу його реквізитів. Другий розділ
присвячений реалізації вимог до формуляра-зразка в документному та
документаційному забезпеченні Єзупільської селищної ради. Загальний обсяг
роботи … сторінок, з них … сторінок основного тексту, робота містить також
.. діаграму, … таблиці, … рисунків і … додатків. Список використаної
літератури складається із .. найменувань.

РОЗДІЛ 1

ФОРМУЛЯР-ЗРАЗОК ЯК МОДЕЛЬ ПОБУДОВИ ФОРМИ

ДОКУМЕНТІВ

1.1. Поняття про формуляр документа

Документ (в перекладі з лат. – “повчальний приклад”, “спосіб доказу”) - це засіб закріплення різним способом на спеціальному матеріалі інформації про факти, події, явища об’єктивної дійсності й розумової діяльності людини. Це визначення за ГОСТом 6.38-90.

Є багато інших визначень поняття “документ”. Мабуть, доцільним буде те, що встановлено Держстандартом України 2732-94: “Документ – матерфальний об‘єкт, що містить у зафіксованому вигляді інформацію, оформлений у заведеному порядку і має у відповідності з чинним законодавством юридичну силу”.

У писемному мовленні можуть розглядатися документ графічний (в якому зображення об’єкта передано за допомогою ліній, штріхів, світлотіні); документ друкований (у якому запис інформації зроблений за допомогою поліграфічних технічних записів); документ ізографічний (у якому інформація передається засобами графічного зображення: живопису, креслення, фотографії тощо); документ машинописний (у якому запис інформації зроблений за допомогою друкарської машинки або інших технічних засобів відтворення інформації (телетайпу, комп’ютерного принтера та ін.); документ опублікований (доведений до відома широкого кола осіб шляхом видання, депонування, публічного оголошення, демонстрування тощо); документ писемний (текстовий) (у якому інформація передається засобами письма (графічними знаками, що відображають слова); документ письмовий (текстовий документ, інформація якого зафіксована будь-яким видом письма).

Дослідження даному питанню присвятив Пахомов В.М. Ділова українська мова, а саме навів вимоги до документів, зокрема розкрив питання самостійної роботи з документами.

Формуляром документа називається сукупність реквізитів, з яких
складається документ. Формуляр, характерний для конкретного виду
документів, називається типовим формуляром.

Типовий формуляр характеризується визначеною кількістю реквізитів,
розміщених у суворій послідовності. Наприклад, у формуляр заяви входять
такі реквізити: адресат, автор, вид документа, текст, дата, підпис. Згідно
ДСТУ 27-32-2004 «формуляр (службового) документа - це склад та
послідовність розміщення реквізитів у службовому документі» [12, с. 7].

Формуляри різних документів складалися протягом багатьох віків.
Спочатку документ представляв собою єдиний текст, у якому не виділялися
ніякі реквізити. Так, реквізити - автор, дата, адресат входили у вступну або
завершальну частину тексту. Але водночас уже в глибоку давнину кожний
вид документа оформлявся по-різному. Визначений різновид документа
набирав все більш стійкої форми викладу змісту, однотипного оформлення
його окремих реквізитів. Поступово до початку XVIII ст. кожний реквізит
набував самостійного значення, займав постійне місце в формулярі, його
оформлення і розташування визначалося нормативними актами.

У радянський період увага надавалася введенню єдиних зразків в
оформлення і склад документів, були розроблені перші державні стандарти
на документи, що стосувалися, головним чином, їх форми, розміщення
реквізитів.

У 60-і роки XX ст. уніфікація і стандартизація документів висувається як
одне з складових завдань у загальній проблемі створення Єдиної державної
системи діловодства. У 1965-1975 рр. розроблені стандарти, що
встановлювали вимоги до окремих систем документації, які застосовували у сфері управління (зовнішньоторговельній, внутрішньоторговельній, організаційно-розпорядчій, первинній, звітній і ін.) [ 39, с. 113].

1. 2. З історії розвитку формуляра-зразка

При створенні уніфікованої системи документації чи групи документів
розроблюється, як правило, формуляр-зразок. Формуляр-зразок - графічна
модель побудови багатьох документів; це сукупність розміщених у певній
послідовності реквізитів, притаманних всім видам даної системи документів.
Він встановлює формати паперу, розміри полів (берегів), розміщення всіх
частин (постійних і змінних) реквізитів, характерних саме для певної групи
документів і визначає межі розміщення кожного реквізиту.

Прийнята в формулярі-зразку послідовність розміщення реквізитів
повинна відображати найчастіше вживаний варіант при наявності деяких
розбіжностей у конкретних документах вихідної більшості. Ця властивість
документів дозволяє не тільки успішно удосконалювати процеси
документування в традиційних «ручних» технологіях, але і, виявивши спільні
принципи архітектури документів управління, перейти до автоматизованого
проектування необхідних документів у комп'ютерних (інформаційних)
технологіях.

Формуляр-зразок може бути представлений як у вигляді креслення, яке
містить план розміщення реквізитів, так і у вигляді опису реквізитів,
вказуючи послідовність їх оформлення і взаємного розміщення у межах
виділеної площі. У практиці традиційної технології більше прижився перший
варіант або сполучення двох, у комп'ютерних технологіях переважає
описовий варіант.

Відповідно до ДСТУ 2732-94 «Діловодство та архівна справа. Терміни та
визначення», «формуляр-зразок - це модель побудови форми документа, яка
встановлює галузь використання, формати, розміри берегів, вимоги до
побудови конструкційної сітки та основні реквізити».

ДСТУ 2732-2004 надає таке визначення формуляра-зразка - «це модель
побудови формуляра службового документа, що встановлює сферу його
застосування, формат, розміри берегів, вимоги до побудови конструкційної
сітки та реквізити» [12, с. 7].

Застосування державних стандартів вводить однаковість в оформлення
документів, що є необхідною умовою для механізації і автоматизації роботи з
ними, підвищує культуру управління праці. У 1972 р. були затверджені перші
два стандарти на організаційно-розпорядчу документацію: ГОСТ 6.38-72 -
«Основные положения» і ГОСТ 6.39.72. - «Формуляр-образец». При розробці
стандартів на організаційно-розпорядчу документацію насамперед був
визначений максимальний склад реквізитів цієї категорії документів.

У державному