У тексті нормативно-правових актів і документів, що містять відомості фінансового характеру, застосовується-словесно-цифровий спосіб оформлення дат: 30 травня 2006 року.

Дата на документі проставляється особою, яка його підписує або затверджує, в момент підписання або затвердження.

Обов’язковому датуванню та підписанню підлягають усі службові відмітки на документах, пов’язані з їхнім продовженням і виконання (резолюції, направлення його до справи).

Дата підписання проставляється в лівій верхній частині документа разом з індексом на спеціально відведеному для цього місці на бланку. Якщо документ складений не на бланку, дата проставляється нижче підпису ліворуч. Дата затвердження документа зазначається у відповідній графі.

Індексація документів

Індексація документів полягає у присвоєнні їм умовних назначень- індексів, які надаються документами під час реєстрації та вказують на місце складання,виконання та зберігання документів.

Індексація здійснюється арабськими цифрами

Індекси вхідних документів складаються з номера кореспондента (згідно списків кориспондентів, які розробляє діловодна служба) та порядкового номера реєстрації вхідного документа з початку року.

Індекси пропозицій, заяв і скарг громадян доповнюються першою літерою вхідного документа з початку року.

Індекси створюваних у Єзупільській селищній раді внутрішніх і вихідних документів складаються з індексів структурних підрозділів, індексу за номенклатурою справ і порядкового номера реєстрації вхідного документа з початку року.

Наприклад: №1-35/143, де

1- індекс підрозділу в складі апарату;

35- індекс документа за номенклатурою справ;

143- порядковий вихідний номер

Складові частини індексу відокремлюються одна від одної правобічною похилою рискою, наприклад 1-35/143.

Погодження документів

Погодження може здійснюватись як із селищної ради (із структурними підрозділами, посадовими особами, які відповідно до їхньої компетенції займаються питаннями, порушеними в проекті документа) – внутрішнє, так і за його межами – зовнішнє.

Внутрішнє погодження проектів документів проводиться не пізніше ніж у 2-денний строк після закінчення їхнього розроблення безпосереднім виконавцем.

Зовнішнє погодження проектів зазначених документів проводиться не пізніше ніж у 3-денний строк після їхньої реєстрації у відповідному органі виконавчої влади, до якого проекти надсилаються і розглядаються.

Внутрішнє погодження проекту документа оформляється візуванням. Віза включає: підпис, ініціали, та прізвище особи, яка візує документ, а також дату наприклад:

(Підпис(ініціал(и), прізвище)

Внутрішнє погодження проектів розпорядчих та нормативних актів включає в себе візи керівника структурного підрозділу, що готує акт, або його заступника, керівника інших заінтересованих підрозділів, працівника юридичної служби, заступників голови селищної ради відповідно до розподілу функціональних повноважень. Візи збираються у зазначеній послідовності. Підписи розміщуються один під одним відповідно до підпорядкованості посадових осіб.

Зовнішнє погодження проектів документів оформлюється відповідним грифом. Гриф погодження ставиться нижче підпису на лицьовому боці останнього аркуша проекту документа та включає в себе слово “Погоджено” (без лапок), найменування посади особи, з якою погоджується проект документа (включаючи найменування установи), особистий підпис, ініціали, прізвище та дату погодження, а також засвідчується печаткою.

Якщо документ погоджено листом, протоколом, актом тощо, то гриф погодження оформляють так:

Погоджено

Протокол засідання

Селищної ради

23.01.2009 №2

У разі коли зміст документа стосується більше ніж трьох установ, складається “Аркуш погодження” (без лапок), про що робиться відмітка у самому документі на місці грифу погодження, наприклад:

Аркуш погодження додається.

Аркуш погодження оформляється за такою формою:

Аркуш погодження

Назва документа

Найменування посади |

Найменування посади

(Підпис)(ініціал(и), прізвище)

26.06.2009 | (Підпис)(ініціал(и), прізвище)

29.06.2009

Засвідчення документів

Засвідчення документів є формою вираження відповідальності за їхній зміст і законність. Засвідчення здійснюється шляхом підписання, затвердження та проставлення печатки.

Підпис-обов’язків реквізит кожного документа.

У Єзупільській селищній раді документи підписуються головою або його заступниками відповідно до розділу функціональних повноважень.

У разі підписання документа одночасно кільком територіальним, або іншим виконавчим органам, підписується тільки оригінал, який залишається у справі, а адресатам розсилаються засвідчені діловодом примірники.

Документи підписуються, як правило, однією особою, а у разі, коли за зміст документа відповідають кілька осіб (акти, фінансові документи, тощо), двома або більше особами. При цьому їхні підписи розміщуються один під одним відповідно до підпорядкованості посадових осіб.

Наприклад:

Голова Єзупільської

селищної ради (Підпис) (Ініціал(и), прізвище)

Головний бухгалтер (Підпис) (Ініціал(и), прізвище)

У разі підписання документа кількома особами однакових посад, їхні підписи розміщуються на одному рівні.

Особливим способом засвідчення документа після його підписання є його затвердження. Затвердження санкціонує поширення дії документа, не визначає коло структурних підрозділів, організацій чи служб осіб. Документ затверджується відповідними органами або посадовими особами, до компетенції яких належить вирішення питань, викладених у цих документах.

Затвердження документа здійснюється за допомого, грифа затвердження або виданням розпорядчого документа. Нормативно- правовий акт (положення, інструкції, правила) мають затверджуватися відповідним розпорядчим документом Єзупільської селищної ради.

Якщо документ затверджується конкретною посадовою особою, то гриф затвердження складається з таких елементів: слово ”Затверджую” (без лапок), найменування посади, підпис, ініціали, іпрізвище особи, яка затвердила документ, дата затвердження.

Гриф затвердження розміщується у правому верхньому кутку першого аркуша документа.

Відбитком печатки Єзупільської селищної ради засвідчують на документах підпис відповідальної особи.

На документах, що засвідчують право громадян і юридичних осіб, фіксують факт витрати коштів і матеріальних цінностей, підпис відповідальної особи має завіритися гербовою печаткою (банківські документи: чеки, платіжні вимоги; довідки про оформлення виїзду за кордон).

Печатка ділової служби (негербова) кладеться на копію документа, що надсилається в інші установи, та на розмножених примірниках розповсюджуючих документів у разі розсилання.

Адресування документів

Документи адресуються установі, або посадовій особі.

Документ не повинен містити більше чотирьох адресатів. Слово “копія” перед зазначенням другого, третього, четвертого адресатів не ставиться. У разі надсилання документа більш як чотирьом адресатам складається список для розсилання, а на кожному документі зазначають тільки одного адресата.

До документу “Адресат” може