У разі надсилання документа органам законопосадовчої та виконавчої влади та постійним кореспондентам їхня поштова адреса на документах не зазначається. У цих випадках використовують конверти із завчасно надрукованими адресатами.

Резолюція – напис на документі , зроблений посадовими особами, що містить зрозумілі і вичерпні вказівки щодо порядку і характеру виконання документів та виконавців.

Резолюція складається з таких елементів: прізвище, ініціал(и) виконавця(ів) у давальному відмінку, зміст доручення, термін виконання, особистий підпис посадової особи, дата.

Відмітка про походження та виконання документів. Під час проходження документа в установі обов’язково робляться такі помітки:

- про надходження (реєстрацію) документа – на нижньому правому полі першого аркуша документа (скорочене найменування установи, дата надходження документа, індекс документа);

- про взяття документа на контроль – на лівому полі першого аркуша документа (на рівні заголовка до тексту) штамп “Контроль” з зазначенням дати виконання. Контроль за виконанням документів здійснюється на реєстрації – контрольній картці;

- на оригіналах документів, які підлягають поверненню до діловода, на верхньому правому полі першої сторінки ставиться штамп “Підлягає поверненню”;

- про виконання документа та направлення його до справи – на нижньому лівому полі першого аркуша документа ( коротка довідка про виконання, якщо немає документа про виконання, слова “До справи” і номер справи, в якій документ буде зберігатися, дата направлення документа до справи. Найменування та підпис виконавця), наприклад:

До справи №4

Питання вирішено позитивно.

Відповідь надіслано 06.12.2009. №1-416

(Посада, ініціал(и), прізвище)

Відмітка “До справи” свідчить про те, що роботу над документами закінчено.

Номенклатура справ є обов’язковим для установи документом, який складається для створення в ній єдиної системи формування справ, забезпечення їх обліку, швидкого розвитку документа за його змістом та видом, відбору документів на державне зберігання у процесі діловодства.

Зведена номенклатура справ Єзупільської селищної ради на відміну від номенклатури справ підрозділів складається на загальному бланку селищної ради.

Формування справ – це грунтування виконаних документів у справи відповідно до номенклатури справ.

Методичне керівництво та контроль за формуванням справ у Єзупільській селищній раді та його підрозділів здійснює секретар апарату.

Документи установи групуються у справи після закінчення ділового року.

Відмітка про наявність документа в електронній формі повинна містити повне ім’я файла і його місце зберігання, код оператора на інші пошукові дані.

Звітна документація може видаватися на паперових, магнітних та інших носіях або передаватися за допомогою засобів телекомунікацій.

Закінчені діловодством справи постійного та тривалого (понад 10 років) строків зберігання разом з реєстраційними журналами, контрольно- обліковими картками та документами мають здаватися до архівної служби Єзупільської селищної ради через два роки після затвердження їх у діловодстві (наприклад, справи за 2006 рік передаються у архівний підрозділ у 2009 році). Справи тимчасового зберігання (до 10 років включно) можуть передаватися до архівної служби за погодженням з головою селищної ради.

2.3 Нормативні-правова база здійснення документного забезпечення Єзупільської селищної ради.

Інформаційна діяльність – це сукупність дій, спрямованих на задоволення інформаційних потреб громадян, юридичних осіб і держави.

З метою задоволення цих потреб органи місцевого самоврядування створюють інформаційні служби, мережні системи, бази і банки даних.

Порядок їх створення, структура, права та обов’язки визначаються органами місцевого самоврядування або органами державної влади.

Основними напрямками інформаційної діяльності є: політичний, економічний, соціальний, духовний, екологічний, науково-технічний, тощо.

Основними напрямами інформаційної діяльності є одержання, використання, поширення та зберігання інформації.

Одержання інформації - це набуття, придбання, накопичення відповідно до чинного законодавства України документованої або публічно оголошуваної інформації громадянами, юридичними особами або державою.

Використання інформації – це задоволення інформаційних потреб громадян, юридичних осіб і держави.

Поширення інформації – це розповсюдження, обнародування, реалізація у встановленому законом порядку документованої або публічно оголошеної інформації.

Зберігання інформації – це забезпечення належного стану інформації та її матеріальних носіїв.

Одержання, використання, поширення та зберігання документованої або публічно оголошуваної інформації здійснюється у порядку, передбаченому Законом України “Про інформацію” та іншими законодавчими актами в галузі інформації.

Єзупільська селищна рада є – представницьким органом місцевого самоврядування, що представляє територіальну громаду та здійснює від її імені та в її інтересах функції і повноваження місцевого самоврядування, визначені Конституцією України, Законом України “Про місцеве самоврядування в Україні” та іншими законами, актами Президента України, Кабінету Міністрів України, статутами територіальної громади.

Закон України “Про місцеве самоврядування” відповідно до Конституції України визнає систему та гарантії місцевого самоврядування в Україні, засади організації та діяльності, правового статусу і відповідності органів та посадових осіб місцевого самоврядування.

Місцеве самоврядування в Україні – це гарантоване державою право та реальна здатність територіальної громади – жителів села чи добровільного об’єднання у сільську громаду жителів кількох сіл, селища, міста – самостійно або під відповідальністю органів та посадових осіб місцевого самоврядування вирішувати питання місцевого значення в межах Конституції і законів України.

Місцеве самоврядування здійснюється територіальними громадами сіл, селищ, міст як безпосередньо, так і через сільські, селищні, міські ради та їх виконавчі органи, а також через районні і обласні ради, які представляють спільні інтереси територіальних громад сіл, селищ, міст.

Виконавчі органи рад (сільських, селищних, міських, районних) є їх виконавчі комітети, відділи, управління та інші створювані радами виконавчі органи.

Селищна рада правомірна розглядати і вирішувати питання, віднесені Конституцію України, Законом “Про місцеве самоврядування” та іншими законами до їх відання.

Селищний голова є – головною посадовою особою територіальної громади відповідного селища (добровільного об’єднання в одну територіальну громаду жителів кількох сіл).

Закон України “ Про статус депутатів місцевих рад”.

Цей закон відповідно до Конституції