стандарті («ГОСТ 6.39-72) - «Формуляр-образец» -
наводяться такі реквізити:
1.
Державний герб СРСР або союзної республіки.
2.
Емблема організації чи підприємства.
3.
Зображення урядових нагород.
4.
Коди.
5.
Назва міністерства чи відомства.
6.
Назва установи, організації чи підприємства.
7.
Назва структурного підрозділу.
8.
Адресат.
9.
Резолюція.
10.
Гриф затвердження.
11.
Індекс підприємства зв'язку, поштова чи телеграфна адреса, номер
телетайпу (абонентського телеграфу), номер телефону, номер рахунку
в банку.
12.
Назва виду документа.
13.
Дата.
14.
Індекс.
15.
Посилання на індекс і дату вхідного документа.
16.
Місце складання чи видання.
17.
Відмітка про контроль.
18.
Заголовок до тексту.
19.
Текст.
20.
Відмітка по наявність додатка.
21.
Підпис.
22.
Гриф погодження.
23.
Відмітка про засвідчення копій.
24.
Візи.
25.
Відмітка про виконання документа і направлення його у справу.
26.Відмітка про надходження [6, с. 3].
Стандарти закріпляють за кожним реквізитом суворо визначене місце,
що особливо важливо при механізації робіт з документами. Кожному
реквізитові з постійною інформацією відводиться місце з врахуванням
максимального набору друкованих знаків при його написанні. Реквізити в
формулярі-зразку розміщені з врахуванням послідовності операцій по
підготовці, оформленню і використанню документа.
Відповідно до ГОСТу 6.38-90 «Унифицырованные системы
документации. Система организацыонно-распорядительной документации.
Требования к оформлению документов» формуляр-зразок документів містив
такий склад реквізитів:
1.
Державний герб.
2.
Емблема організації чи підприємства.
3.
Зображення нагород.
4.
Код підприємства, організації, установи.
5.
Код форми документа.
6.
Назва міністерства чи відомства.
7.
Повна назва установи, організації або підприємства - автор
документа.
8.
Назва структурного підрозділу.
9.Індекс підприємства зв'язку, поштова і телеграфна адреси, номер
телетайпу (абонентського телеграфу), номер телефону, факса, номер
рахунку в банку.
10.
Назва виду документа.
11.
Дата.
12.
Індекс.
13.
Посилання на індекс і дату вхідного документа.
14.
Місце складання або видання.
15.
Гриф обмеження доступу до документа.
16.
Адресат.
17.
Гриф затвердження.
18.
Резолюція.
19.
Заголовок до тексту.
20.
Позначка про контроль.
21.
Текст.
22.
Позначка про наявність додатка.
23.
Підпис.
24.
Гриф погодження.
25.
Візи.
26.
Відтиск печатки.
27.
Позначка про засвідчення копій.
28.
Прізвище виконавця та номер його телефону.
29.
Позначка про виконання документа й направлення його до справи.
30.
Позначка про перенесення даних на машинний носій.
31.
Позначка про надходження.
Порівнюючи цей склад реквізитів і склад реквізитів ГОСТу 6.39-72 -
«Формуляр-образец», можна визначити деякі зміни. Реквізит під назвою
«Коди» (4) був замінений на два інші: «Код підприємства, організації,
установи» (4) та «Код форми документа» (5). До попереднього складу
реквізитів додано ще інші реквізити, а саме: гриф обмеження доступу до документа (15), відтиск печатки (26), позначка про перенесення даних на машинний носій (ЗО) та позначка про надходження (31).
На сьогоднішній, час згідно ДСТУ 4163-2003 «Уніфікована система
організаційно-розпорядчої документації. Вимоги до оформлення документів»
при підготовці та оформленні документів використовують такі реквізити:
1. Зображення Державного герба -України, герба Автономної республіки Крим.
2.
Зображення емблеми організації або товарного знака (знака
обслуговування).
3.
Зображення нагород.
4.
Код організації.
5.
Код форми документа.
6.
Назва організації вищого рівня.
7.
Назва організації.
8.
Назва структурного підрозділу організації.
9.
Довідкові дані про організацію.
10.
Назва виду документа.
11.
Дата документа.
12.
Реєстраційний індекс документа.
13.
Посилання на реєстраційний індекс і дату документа, на який дають
відповідь.
14.
Місце складання або видання документа.
15.
Гриф обмеженого доступу до документа.
16.
Адресат.
17.
Гриф затвердження документа.
18.
Резолюція.
19.
Заголовок до тексту документа.
20.
Відмітка про контроль.
21.
Текст документа.
22. Відмітка про наявність додатків. Підпис.
23.
Гриф погодження документа.
24.
Візи документа.
25.
Відбиток печатки.
26.
Відмітка про засвідчення копій.
27.
Прізвище виконавця і номер його телефону.
28.
Відмітка про виконання документа і направлення його до справи.
30.
Відмітка про наявність документа в електронній формі.
31.
Відмітка про надійдення документа до організації.
32.
Запис про державну реєстрацію.
До попереднього складу реквізитів був доданий ще один: запис про
державну реєстрацію (32). Даний перелік реквізитів є результатом
узагальнення багаторічного досвіду управлінської діяльності й обумовлений
необхідністю інтеграції у світову систему обміну управлінською
інформацією. В управлінській діяльності не існує такого виду документа, в
якому всі реквізити використовувалися б одночасно .
Державний стандарт Росії ГОСТ 6.30-97 «Унифицированные системы
документации. Система организационно-распорядительной документации.
Требования к оформлению документов» встановлює 29 реквізитів [35, с. 71].
В Україні кількість реквізитів більша на 3, можливо цей перелік слід
зменшити, оскільки деякі реквізити досить рідко, а то й ніколи, не
використовуються в документах, наприклад, зображення нагород (03).
Формуляр-зразок будується для множини документів, які об'єднані функціональним призначенням та рівнем використання:
- формуляр-зразок для державних (міжвідомчих) форм документів;
- формуляр-зразок для галузевих (відомчих) форм документів.
Формуляр-зразок для державних (міжвідомчих) форм документів розробляється і затверджується міністерством-розробником уніфікованої системи документації. Формуляр-зразок для галузевих (відомчих) форм документів розробляється і затверджується міністерством (відомством) відповідно до функціонального напрямку [10,с.2]
1. 3. Основні вимоги до побудови формуляра-зразка
Для виготовлення будь-якого з документів необхідно засвоїти правила
формуляра-зразка, який містить певну кількість реквізитів, кожний з яких
має своє місце розташування і довжину. «Довжина реквізиту - це кількість
графічних знаків та Пробілів, потрібна для запису реквізиту на документі»
[26, с. 11]. Реквізити можна розташовувати одним із способів: кутовим
(Додаток А) і поздовжнім (Додаток Б).
Формуляр-зразок визначає береги документів - площі, призначені для
закріплення документа в технічних засобах зберігання, а також для
нанесення спеціальних позначок та зображень. У ГОСТ 6.38-90 було
встановлено такі розміри берегів формуляра-зразка, мм :
ліве - 20;
верхнє - не менше 10;
праве і нижнє - не менше 8.
У наш час чинний ДСТУ 4163-2003 «Уніфікована система організаційно-
розпорядчої документації. Вимоги до оформлювання документів», який
визначає такі береги формуляра-зразка, мм:
30 - лівий;
10 - правий;
20 - верхній та нижній.
Існують певні відмінності між розмірами полів (берегів) у Примірній інструкції і ДСТУ 4163-2003. Відповідно до Примірної інструкції береги повинні мати такі розміри: щодо
ліве - 20 міліметрів;
верхнє - не менш як 10 міліметрів;
праве і нижнє - не менш як 8 міліметрів.
Лівий берег формуляра призначений для підшивки документів у справу,
щоб їх було зручно читати, а також інколи він призначений для нанесення
резолюцій та інших відміток. Правий берег - страховий запас, призначений
для підрізання зношеного під час роботи з документом краю до мінімуму, а також він дозволяє закріпити документ у розмножувальних апаратах і
зберегти край тексту від затирання. Верхній