Формуляр-зразок також визначає робочу площу документа - площу
уніфікованої форми чи бланка документа, призначену для заповнення
основними реквізитами. Для полегшення складання уніфікованих форм
документів рекомендується розмічати робочу площу вертикальними та
горизонтальними лініями, які утворюють конструкційну сітку. Відстань між
горизонтальними лініями конструкційної сітки дорівнює 2,6 мм (крок
письма). Відстань між горизонтальними лініями конструкційної сітки
дорівнює 4,25 мм. Дозволяється використовувати конструкційну сітку з кроком кроком письма 2,54 мм та міжрядковим інтервалом 4,24 мм.

Робочу площу поділяють на графи, які встановлюють структуру
документа, розміщують у межах основних частин формуляра-зразка. Основні
частини формуляра-зразка визначаються діапазоном використаних
горизонтальних ліній конструкційної сітки, відповідно до таблиці 1.2.

Формат паперу | Діапазон горизонтальних ліній конструкційної сітки,
використовуваних в основних частинах формуляра-
зразка відповідних форматів

Заголовна
частина | Змістова частина | Оформлювальна
частина

АЗ | 0-16 | 16-85 | 85-94

АЗЬ | 0-12 | 12-58 | 58-65

А4 | 0-16 | 16-58 | 58-65

А4Ь | 0-12 | 12-38 | 38-45

А5 | 0-12 | 12-38 | 38-45

А5Ь | 0-8 | 8-25 | 25-30

А6 | 0-6 | 6-17 | 17-20

Таблиця 1. 2. Діапазони горизонтальних ліній конструкційної сітки

Робочі площі формуляра-зразка встановлюють межі розташування
визначеної номенклатури реквізитів і позначаються координатами верхньої
лівої і нижньої правої чарунок конструкційної сітки, між якими ставиться
знак « — ». Чарунка конструкційної сітки є полем для розміщення одного
знака реквізиту документа разом із пропуском. Координати чарунки
визначаються номерами нижньої та лівої вертикальної лінії конструкційної
сітки, що обмежують чарунку, поміж номерами потрібно ставити крапку [10,
с. 5].

Оформлюючи документи і використовуючи в них реквізити, слід
пам'ятати ще одне правило - стосовно інтервалів. Інтервал - проміжок між
робочими рядками в документі.

Оформляючи документ рукописним способом, слід робити відступи між

реквізитами, аби інформація була доступною для прочитання. При
оформленні документів друкованим (машинописним) способом додержання

інтервальності повинно бути чітким і обов'язковим. На аркуші формату А4 між реквізитами зберігається не менше як два інтервали.

Заголовки друкуються центровим або кутовим способом великими
(заголовними) літерами. Якщо заголовки великі і складаються з 7-10 слів, то
їх розташовують у два або три рядки і між рядками повинен бути одини
інтервал. У кінці заголовків, оформлених машинописним способом, крапка
не ставиться. Якщо заголовок до тексту перевищує 150 знаків (5 рядків), то
його допускається продовжувати до межі правого поля.

Підзаголовки друкуються малими літерами, крім першої (заголовної).
Відстань між заголовком і підзаголовком становить 3-4 інтервали. В окремих
випадках заголовок може бути підкреслений, якщо є така потреба. Якщо
кількість слів у підзаголовку становить 7-12, то підзаголовок пишеться в два
або три рядки і між рядками зберігається один інтервал.

Складові частини реквізиту друкуються через 1,5-2 інтервали. Рядки
одного реквізиту друкуються через один інтервал. Максимальна кількість
знаків у рядку одного реквізиту при кутньому розташуванні - 28 одиниць.

Текст документа друкується через 1,5 інтервала на форматі А4, на
бланках А5 - через один міжрядковий інтервал. Максимальна довжина рядка
багаторядкових реквізитів не повинна перевищувати 28 знаків.

1. 4 Бланк як стандартний формуляр документа

Документаційне забезпечення інформації - одна з основних украй
потрібних сфер управлінської діяльності. Саме за допомогою ділових паперів
встановлюються офіційні, ділові, партнерські стосунки на усіх рівнях:
міждержавному; між державою та юридичними особами; між
підприємствами, організаціями, установами; між фізичними та юридичними
особами.

Інформація про одноосібного або колективного створювача документа
здебільшого представлена бланком установи. Бланк установи, окрім засвідчення авторства документа та, для більшості масиву управлінської документації, інформації про його власника, є виразником управлінського
стилю того чи іншого адміністративного органу, виконавчої дисципліни та
особистого культурного рівня працівників

«Бланк (службового) документа - це зуніфікована форма (службового)
документа з надрукованою постійною інформацією реквізитів і наявним
місцем для фіксування їх змінної інформації» [12, с. 7]. Уніфіковане
використання документів із використанням стандартних формулярів
службових документів, встановлених відповідно до функційної
призначеності документа в певній сфері діяльності чи галузі, заощаджує
робочий час, потрібний для складання та оформлення того чи іншого виду
номіналу документа.

Форма бланка радянських установ була встановлена у 18-і роки XX ст.
Обов'язковими реквізитами бланка були визначені: назва відомства, назва
установи, структурна частина, дата, номер, адреса установи. У 20-і роки XX
ст. проводились роботи по відомчій уніфікації бланків і в деяких наркоматах
у цьому питанні було досягнуто єдності.

Сьогодні бланки документів виготовляють, ураховуючи склад реквізитів
та порядок їх розташування в документі, які встановлені національним
стандартом України «Державна уніфікована система документації.
Уніфікована система організаційно-розпорядчої документації. Вимоги до
оформлювання документів. ДСТУ 4163-2003».

Передусім для виготовлення бланків організаційно-розпорядчих
документів ДСТУ 4163-2003 рекомендує використовувати як основні два
формати паперу - А4 (210 * 297 мм) і А5Ь (210 * 148 мм). Стандарт дозволяє
використовувати бланки формату АЗ (297 * 420 мм), які застосовуються для
оформлення документів у вигляді таблиць, та формату А6 (105 * 148мм) - для
резолюції (доручень) [14, с. 62]. Запис формату з літерою Ь означає, що
довша сторона аркушу паперу є паралельною напрямку читання або
написання. Формат А4 призначений для документів з великим обсягом інформації, формат А5 за розмірами аркуша - типового розміру бланка. На
ньому відтворюють першу сторінку документа, а наступний текст
розташовують на чистих