ЄЗУПІЛЬСЬКА СЕЛИЩНА РАДА

ТИСМЕНИЦЬКОГО РАЙОНУ ІВАНО-ФРАНКІВСЬКОЇ ОБЛАСТІ

77411 селище Єзупіль вул. С.Бандери, 50 Тисменицького р-ну Івано-франківської обл. Тел. (03436) 51-2-16

_______________№_________

на №______________________

Рисунок 2.2. Приклад бланка листа Єзупільсьої селищної ради

Процес формування документів у Єзупільській селищній раді та
оформлювання відповідної інформації на них постійно змінюється, проте
його слід уніфікувати. Це можливо зробити шляхом створення формулярів-
зразків документів, тобто єдиних моделей документів, а це поліпшить
ведення діловодства. На сьогоднішній день існують такі види
формулярів:

-

-

-

Формуляр-зразок для різних видів документів селищної ради, на наш погляд, мав би міститеме такі реквізити:

01- зображення Державного герба України;

04 - код установи;

06- назву установи вищого рівня;

07- назву установи;

08- назву структурного підрозділу установи;

09- довідкові дані про установу;

14 - місце складання або видання документа.

Крім зазначених реквізитів, формуляр мав би містити обмежувальні
позначення для подальшого внесення змінних реквізитів: 11 - дата
документа, 12 - реєстраційний індекс, 19 - заголовок до тексту документа, 20
- відмітка про контроль, 31 - відмітка про надходження документа. Приклад
формуляра-зразка для різних видів документів наведено в додатку Д.

Листування - невід'ємна частина сучасного ділового спілкування
селищної ради із зовнішніми установами та фірмами. Прийняття
більшості управлінських рішень потребує наявності достатньої кількості
інформації, яка надходить до установи у вигляді пропозицій, довідок,
повідомлень, запитів та відповідей на них. У Примірній інструкції з
діловодства зазначається: «Установа під час здійснення оперативних зв'язків
з організаціями, що належать до сфери її управління, іншими установами та
організаціями, окремими громадянами, може надсилати листи. Як правило,
листи складають у разі, коли неможливо або важко здійснити
бездокументний обмін інформацією, дати усні роз'яснення, вказівки
(особисті або по телефону), провести інструктування тощо [3, с. 5]».

У Єзупільській селищній раді використовуються такі різновиди листів:
супровідні, гарантійні, інформаційні, листи-нагадування, листи-прохання,
листи-запрошення, листи-вимоги.

Якщо лист направляється кільком адресатам, то спочатку вказують
адресу основного отримувача, а вже потім перераховуються інші. Коли
документ направляється більше як чотирьом адресатам, то складається
список розсилання, і на кожному примірнику вказується лише один адресат,
якому направляється конкретний примірник.

Текст листа лаконічнй, послідовний, переконливий та коректний. Текст
складається з двох частин: вступної та основної. Вступ листів розпочинається
зі звернень. Наприклад: «Шановний...!» Далі у вступі повідомляється
причини, що зумовили складання листа, які супроводжуються посиланнями
на факти, дати, документи. У другій частині листа формулюється його
основна мета (пропозиція, відмова, прохання, гарантії та ін.).

У кожному листі, навіть якщо він несе в собі вимогу, виражається
подяка. Наприклад: «Підтверджуємо з вдячністю отримання Вашого
листа...».

У залежності від теми листа у Єзупільській селищній раді здебільшого
використовуються такі зворити: у супровідному листі - «направляємо звіт
про земельний податок, про використання бюджету за півріччя, про благоустрій, протокол тощо»; у гарантійному листі - «у порядку надання
допомоги просимо..., оплату гарантуємо; лист-нагадування — нагадуємо
Вам, що...», «нагадуємо, що до плану заходів Ви повинні додати...»; у листі-
запрошенні - «просимо зацікавлених осіб узяти участь в...», «ми раді
запросити Вас»; у листі-проханні - «будь ласка, повідомте...», «ми будемо
вдячні, якщо Ви...»; у листі-вимозі — «направляємо позов на оплату ... і
просимо не пізніше ... виплатити заборгованість...».

За даними управлінської статистики, понад 50% усіх управлінських
документів - це службові листи. Практично кожне третє управлінське
рішення або комерційна угода на стадії їх підготовки, а потім і виконання
супроводжується листуванням. Лист засвідчує ставлення його автора до тієї
чи іншої проблеми. Ділове листування - це не тільки традиційні паперові
документи або їх сучасні електронні аналоги: це ще й діловий імідж
установи, який працює на неї не лише при особистому спілкуванні за столом
переговорів, а й представляє її (на відстані без обов'язкової безпосередньої
участі).

Отже, доцільним буде створити у Єзупільській селищній раді формуляр-
зразок для листів, який міститеме такі реквізити:
01 - зображення Державного герба України;

04 - код установи;

07- назву установи;

08- назву структурного підрозділу установи;

09- довідкові дані про установу.

Також слід розміщувати обмежувальні позначки для розташування
реквізитів 11 (дата документа), 12 (реєстраційний індекс документа), 13
(посилання на реєстраційний індекс і дату документа), 16 (адресат), 18
(резолюція), 19 (заголовок до тексту документа), 20 (відмітка про контроль),
21 (текст документа). Приклад формуляра-зразка листа наведено в додатку Е.

Документаційний фонд Єзупільської селищної ради складається з певних
видів документів. Проте існують деякі розбіжності між тим, як оформляють
їх працівники факультету і як це слід робити згідно з держстандартами
України. Для того щоб усунути цей недолік, рекомендується створити
формуляр-зразок для конкретного виду документа.

Розпорядження також є одним із видів документів апарату.
Розпорядження видає голова з метою оперативного роз'яснення конкретних
організаційних або виробничих питань. Даний вид документів має

обмежений термін дії та стосується вузького кола осіб - виконавців
розпорядження.

Реквізити розпорядження:

07 - назва установи;

10- назва виду документа;

11- дата документа;

12- реєстраційний індекс;

14- місце складання або видання документа;

19 - заголовок до тексту документа;

21 - текст, що містить такі частини: констатуючу (вказуються мета або
причини видання) і розпорядчу (вказуються дії, які треба виконати, та особи,
відповідальні за виконання);

23 - підпис.

Існує деяка невідповідність в оформленні цього виду документу у
Єзупільській селищній раді. Зокрема, відсутній такий реквізит як місце
складання документа і не дотримуються розмірів берегів документа. Нами
запропоновано створити типовий формуляр розпорядження (Додаток Л).

Документообіг