виникає потреба складати довідки, що засвідчують роботу та оплату праці
співробітників. Керівництво апарату видає довідки на прохання працівників

про роботу в організації.

Довідки селищної ради оформлюються на чистому аркуші паперу формату

А-4 і містять такі реквізити:

07 - назва установи;

10 - назва виду документа;

11 - дата документа;

12- реєстраційний індекс документа;

14 - місце складання або видання документа;

19 - загаловок до тексту;

21 - текст документа;

23 - підпис;

26 - відбиток печатки.

Досліджуючи довідки селищної ради, ми спостерігаємо, що в них відсутні
такі реквізити: 14 - місце складання і 19 - заголовок до тексту. Формуляр-
зразок довідки наведено в додатку М.

Іноді на довідці проставляється адресат, якому даний документ
направляється. Одним із варіантів довідки є документ, що складається на
вимогу керівника і повідомляє інформацію стосовно різних питань діяльності
установи - господарської, фінансової, виробничої, звітно-аналітичної та ін. У
цьому випадку не є необхідністю наявність реквізиту «відтиск печатки». Для
надання документу юридичної сили використовується тільки реквізит
«підпис». Наприклад, довідка про стан реалізації приміщень селищної ради чи
фінасовий стан.

При виході довідки за межі установи обов'язково присутній реквізит
«відтиск печатки». Довідки особистого характеру оформлюються на бланках
закладу і мають такі реквізити: назва виду документа, індекс, дата, текст,
підпис.

Індекс, дата та реквізити закладу іноді наносяться на документ з
допомогою штампа. Дату та порядковий номер пишуть від руки. Кожна
довідка зафіксовується в журналі реєстрації (вхідної, вихідної чи
внутрішньої) документації апарату селищної ради.

Голова апарату селищної ради перевіряє ведення діловодства і вимагає від працівників усунення виявлених внаслідок перевірок недоліків.

Відповідальність за організацією ведення діловодства в селищній раді несе голова селищної ради.

Відповідальність за організацію ведення діловодства в апараті, а також збереження документів покладається на секретаря апарату. Відповідно до вимог національних стандартів всі службові документи оформлюються на бланках. У апараті є стандартні бланки особових карток державних службовців (форма № 2-ДС), які затверджені наказом Мінстату України від 26.12.1995 року. В особових картках є такі розділи як: загальні відомості про особу; продовження терміну перебування на державній службі; просування по службі в державному органі; відпустки, дисциплінарна відповідальність; заохочення, нагороди, почесні звання, зарахування до кадрового резерву, підвищення кваліфікації; відомості про військовий облік. Відділ оформляє документи про прийняття присяги, декларації про доходи, забов’язання фінансового характеру та майновий стан державного службовця щодо себе та членів своєї сім’ї. У апараті ведення діловодства здійснює спеціально виділений для цього працівник, відповідний за ведення діловодства та архіву.

Єзупільська селищна рада здійснює діловодство, веде документацію та листування державною мовою.

Документи, які надсилаються зарубіжним адресатам, можна оформлювати українською мовою або мовою країни адресата чи однією з мов міжнародного спілкування.

Як правило, всі службові документи Єзупільської селищної ради мають оформлюватись на бланках. Для листування з постійними закордонними кореспондентами виготовляються бланки двома мовами: ліворуч – українською, праворуч – іноземною.

Деякі внутрішні документи (заяви працівників,окремі службові довідки тощо) та документи, створені від імені кількох або більше організацій, оформлюється не на бланках.

Для економії часу спеціалістів на складання службових документів однорідні або близькі за змістом документи уніфікуються. Розробляються макети текстів і трафаретні тексти, які заздалегідь виготовляються друкарським способом.

Форма таблиці використовується у разі викладання цифрової або словесної інформації про кількість об’єктів за рядом ознак. Табличні макети використовуються на планових, звітно-розпорядчих та на інших документах.

Нормативно-правовий акт (далі-нормативний акт)- офіційний письмовий документ, прийнятий чи виданий уповноваженим на це суб’єктом, нормотвореним у визначеній законодавством формі та за встановленою законодавством процедурою, який спрямований на регулювання суспільних відносин, містить нормативні приписи (має неперсоніфікований характер, розрахований на багаторазове застосування і його дія не вичерпується одноразовим виконанням).

Апарат Єзупільської селищної ради здійснюється шляхом видання розпорядчих документів у формі наказів.

Розпорядчий документ-акт, що видається селищною радою у процесі здійснення ним виконавчорозпорядчої діяльності з метою виконання покладених на нього завдань відповідно до наданої компетенції.

Накази Єзупільської селищної ради видаються на основі і на виконання Конституції України, законів України і регулюють суспільні відносини у всіх сферах державного управління, віднесених Конституцією і законом України до їх відання.

Службовий документ, що складається в установі, повинен мати обов’язкові реквізити і стабільний порядок їхнього розміщення: найменування установи-автора документа, код установи, код форми документа, назва виду документа (не зазначається у листах), дата, індекс, заголовок до тексту, текст, підпис, візи, позначка про виконання документа і направлення його до справи.

Реєстрація документів – це фіксування факту створення або надходження документа шляхом проставлення на ньому умовного позначення-реєстраційного індексу з подальшим записом у реєстраційних формах необхідних відомостей про документ.

Централізованій реєстрації підлягають всі документи, крім тих, що мають напис “особисто” та тих, що не підлягають реєстрації. Кожний документ реєструється лише один раз.

Під час реєстрації документу надається умовне позначення- реєстраційний індекс, який складається з індексу кореспондента та порядкового номера з початку року в межах групи документів, що реєструється. Для реєстрації всіх документів застосовується єдина реєстраційно-контрольна (РКК), придатна для оброблення ПК.

Датування документів.

Всі службові документи підлягають датуванню.

Датою документа є дата його підписання; для документа, що приймається колегією селищної ради,- дата його прийняття; для документа, цю затверджується,-дата затвердження.

Дата підписання і застосування документа, а також те що в тексті, повинні оформлятися цифровим способом. Елементи дати наводяться трьома парами арабських цифр в один рядок у послідовності: число, місяць, рік. Наприклад 13січня 2006року слід