Додаткові послуги поштового зв'язку: написання адреси на поштових відправленнях; заповнення супровідних бланків поштових відправлень, бланків грошових переказів, абонементів на передплату; упакування поштових відправлень; зберігання поштових відправлень; перевірка вкладення посилок, що подаються з описом; визначення суми післяплати для поштових відправлень з післяплатою; доставка додому листів, бандеролей з оголошеною цінністю, переказів; доставка на адреси установ, підприємств, організацій посилок, бандеролей з оголошеною цінністю; доставка посилок населенню; митне оформлення (декларування зі складенням вантажної митної декларації) вантажів та вхідних і вихідних поштових відправлень для юридичних осіб.

2.2 Використання ДУКД в Івано-Франківської дирекції УДППЗ «Укрпошта»

Уніфікація управлінських документів нерозривно пов’язані з їх подальшою стандартизацією, тобто перетворенням уніфікованих форм чи уніфікованих систем документації на документи загального користування в межах держави.

Узагальнення практичного досвіду роботи в цьому напрямі дозволяє сформулювати основні принципи уніфікації управлінських документів в Івано-Франківськой дирекції УДППЗ «Укрпошта»:

? досягнення однаковості документів у межах системи і співставність їх окремих елементів;

? зменшення кількості видів документів;

? підвищення інформативності документів;

? системність ;

? комплексність;

? стабільність вимог;

? економічна доцільність.

Відділом, який здійснює документно-інформаційну роботу в Івано-Франківської дирекції УДППЗ «Укрпошта», є загальний відділ, цей відділ є структурним підрозділом дирекції, метою якої є виконання функцій з організації, контролю та забезпечення діловодного процесу в дирекції.

Основними функціями загального відділу Івано-Франківської дирекції УДППЗ «Укрпошта»є:встановлення єдиного порядку документування і роботи з документами у дирекції, виконавчому комітеті, відділах та управліннях дирекції, забезпечення контролю за виконанням відділами та управліннями, іншими органами надісланих та прийнятих документів, термінами проходження службових документів, розгляду звернень громадян, здійснення контролю за виконанням рішень виконавчого комітету, розпоряджень і доручень голови дирекції, підготовка інформаційних довідок, підготовка проектів рішень, розпоряджень з питань, що входять до компетенції загального відділу, забезпечення додержання єдиного порядку відбору, обліку та схоронності, якості оброблення та використання документів, які створюються під час діяльності виконкому, для передачі на державне зберігання, здійснює ведення діловодства і контролю за правильністю оформлення і користування документами дирекції, виконавчого комітету відповідно до регламенту та інструкції з діловодства, організовує за дорученням керівництва підготовку проектів документів, забезпечує оформлення і випуск документів, організовує і забезпечує документаційне та організаційно-технічне проведення засідань виконавчого комітету, організовує друкарське виготовлення, копіювання і тиражування документів, здійснює контроль за підготовкою та оформленням документів, за їх своєчасним виконанням у дирекції, вживає заходів до скорочення термінів проходження і виконання документів, здійснює контроль за строками виконання документів, що підлягають контролю, систематичне інформування керівництва дирекції про хід їх виконання, приймає, реєструє, веде облік, забезпечує зберігання, оперативний пошук за документами та зверненнями громадян, узагальнює та аналізує дані про роботу з документами, інформує керівництво дирекції, вносить пропозиції щодо покращення цієї ділянки роботи, здійснює реєстрацію і облік звернень громадян, що надійшли до дирекції, контроль за своєчасним, правильним і повним їх розглядом, аналізує пропозиції, заяви за їх характером і змістом, вивчає причини, що породжують скарги громадян, готує оглядовий і аналітичний матеріал про розгляд і вирішення звернень громадян, складає зведену номенклатуру справ дирекції, забезпечує контроль за правильністю формування і зберігання справ, що підлягають здачі в архівний відділ дирекції. Готує описи документів, які створюються під час діяльності дирекції, для передачі на державне зберігання, удосконалює форми і методи роботи з документами у відділах та управліннях дирекції з урахуванням використання організаційної техніки і персональних комп'ютерів, здійснює облік та аналіз кількості прийнятих рішень та розпоряджень, вносить пропозиції щодо зменшення документообігу та запобігання дублюванню рішень, забезпечує належний облік змін до раніше прийнятих рішень і розпоряджень, проводить за дорученням керівництва дирекції перевірку діяльності управлінь, відділів дирекції, з питань, що належать до компетенції відділу, вивчає і узагальнює роботу відділів, надає їм необхідну допомогу з питань, що належать до компетенції відділу, бере участь у проведенні експертизи наукової і практичної цінності документів при їх відборі на державне зберігання, готує справи до здачі в архівний відділ.

Організаційно-розпорядча документація – система документації, використовувана для вирішення організаційно-розпорядчих завдань управління. Документування організаційно-розпорядчої документаціі в Івано-Франківській дирекції УДППЗ «Укрпошта» здійснюється згідно ДСТУ 4163-2003 «Державна уніфікована система документації. Уніфікована система. Організаційно-розпорядчої документації. Вимоги до оформлювання документів», який встановлює склад реквізитів (додаток В).

Процес формування документів у дирекції постійно вдосконалюється, тому у ній створено Класифікатор уніфікованих форм документів (КФД) (додаток Г):

? функції, завдання документа;

? назва форми документа, ким і коли затверджено;

? код за ДК 010-98. індекс форми документа;

? періодичність створення документа тощо.

Наявність КФД дає змогу вирішити ряд в Івано-Франківській дирекції УДППЗ «Укрпошта» завдань, зокрема:

? оптимізувати склад застосовуваних у дирекції форм документів та закріпити їх в одному норма-тивному документі;

? класифікувати застосовувані в діяльності дирекції форми документів за функціональним при-значенням і завданням управлінської діяльності;

? уніфікувати склад і форми документів з управлін-ня, скорочення (умовні позначення) застосовуваних форм документів, унеможливити дублювання показ-ників у формах документів;

? уніфікувати нормативне закріплення у дирекції процедури підготовки документів з управлінської діяльності або її окремих, найважливіших етапів;

? оптимізувати документообіг шляхом упорядкуван-ня інших технологічних процесів діловодства, підви-щити їх ефективність шляхом використання комп'ютер-них інформаційних технологій.

Систематизуючи управлінську документацію Івано-Франківської дирекції УДППЗ «Укрпошта» за основу взято організаційно-розпорядчий клас документації (код 2) (додаток Д).

0202 Документація з організації процесів управління

0202005 Посадова інструкція (додаток Е)

Посадова інструкція – це документ, що регламентує виробничий процес кожного працівника. Зазвичай включає короткий виклад основних обов'язків, повноважень та необхідних навиків, що відносяться до конкретної посади в організації.

Посадова інструкція завідувача канцелярії містить: