0202010 Наказ про розподіл обов’язків між працівниками (додаток К)

Наказ – це основний документ, що забезпечує розпорядчу діяльність організації. Наказ оформлюють на спеціальному бланку на якому друкарським способом заздалегідь зафіксовані такі реквізити: зображення Державного герба України, герба Автономної Республіки Крим; зображення емблеми організації або товарного знака (знака обслуговування); код організації; код форми документа; назва організації вищого рівня; назва організації; назва виду документа; місце складення або видання документа.

А також обмежувальні позначки для таких реквізитів: дата документа; реєстраційний індекс документа; заголовок до тексту документа; відмітка про контроль.

0202045 Правила внутрішнього трудового розпорядку (додаток Л)

Правила внутрішнього трудового розпорядку — це розроблений роботодавцем у встановленому порядку документ, який регламентує організацію праці і за допомогою якого підприємство забезпечує дотримання трудової дисципліни та нормативну поведінку працівників.

Оформлюють правила внутрішнього трудового розпорядку на загальних або спеціальних бланках формату А4. (Доцільно використовувати бланки з кутовим розташуванням постійних реквізитів (додаток М), оскільки на цьому документі має бути гриф затвердження.)

Реквізити правил: назва виду документа (ПРАВИЛА); дата; індекс; місце видання; гриф затвердження; заголовок до тексту (може поєднуватися з назвою виду документа); текст (може складатися з розділів, підрозділів, пунктів, підпунктів); підпис; гриф погодження (оформляють у разі потреби на другому примірнику); візи; позначка про виконавця.

0203 Документація з управління кадрами

0203001 Анкета

Анкета та доповнення до анкети в Івано-Франківській дирекції УДППЗ «Укрпошта» мають типову форму і можуть використовуватись як в традиційній (ручній) системі збору та узагальнення необхідних даних, так і служити вхідними документами автоматизованих систем опрацювання кадрової інформації. Анкета складається з пунктів, що відображають загальні біографічні дані про співробітника, дані про освіту, професію, наукову працю, сімейний стан тощо. У багатьох суб'єктах замість анкети використовується немашинно орієнтований традиційний особовий листок по обліку кадрів, що виконує аналогічну анкеті функцію накопичувача вихідної облікової інформації. Інформація, що редагується, фіксується в доповненні до особового листка. Особовий листок містить 19 основних анкетно-біографічних показників (пунктів).

Заповнений особовий листок разом з іншими документами працівника (копія диплома про освіту, перелік наукових праць та ін.) складають особову справу, яка ведеться у відділі кадрів. У відділі кадрів зберігаються також трудові книжки робітників та службовців ( додаток Н ).

0203009 Графік відпусток

Погодження часу відпусток у графіку в Івано-Франківській дирекції УДППЗ «Укрпошта» відбувається згідно чинного законодавством, а саме ст. 79 КЗпП та ст. 10 Закону про відпустки, передбачено такий порядок погодження періодів надання щорічних відпусток працівникам:

1) за ініціативою власника (уповноваженого ним органу) або виборного органу первинної профспілкової організації (профспілкового представника) чи іншого уповноваженого на представництво трудовим колективом органу складається графік відпусток. При складанні графіків ураховуються особисті інтереси працівників та можливості для їх відпочинку. А тому кожен працівник має право обирати (пропонувати) найсприятливіший період для своєї відпустки. Проте при складенні графіка мають враховуватися також і інтереси роботодавця;

2) після врахування інтересів обох сторін формується остаточний варіант графіка, який затверджується власником або уповноваженим ним органом за погодженням з виборним органом первинної профспілкової організації (профспілковим представником) або іншим уповноваженим на представництво трудовим колективом органом;

3) затверджений графік доводять до відома всіх працівників підприємства.

Перевагою Івано-Франківської дирекції УДППЗ «Укрпошта» є те, що графік відпусток складається на початку календарного року, для цього працівникам не потрібно писати заяви на отримання відпустки, схематично послідовність документального оформлення процесу надання щорічних відпусток можна зобразити так (рис. 2), заява працівника необхідна лише для додаткової відпустки.

Рис 2 Графік відпусток

0203008 Наказ про звільнення – належить до наказу особового складу, містить всі необхідні реквізити, відмінність від наказів основної діяльності та з адміністративно-господарських полягає і їх індексації (додаток П).

204 Документація з оцінки трудової діяльності

0204003 Доповідна записка

Доповідна записка — це документ на ім’я керівника установи, в якому повідомляється про певний факт, подію, подається звіт про виконання службових доручень або взятих на себе зобов’язань. Зміст доповідної записки повинен бути точним і лаконічним; для зручності поділяється на частини. У кінці подаються висновки та пропозиції (додаток Р).

Реквізити: назва виду документу; заголовок; посада, прізвище та ініціали керівника, якому вона подається; текст; посада, прізвище та ініціали особи, яка подає записку(може розташовуватися після адресата); дата; підпис.

0204004 Пояснювальна записка

Пояснювальна записка — цей термін використовується для назви двох документів:

1) вступна частина іншого документа (плану, програми, проекту тощо), обґрунтовується мета його створення, структура, зміст, термін дії, функціональне призначення, актуальність та новизна;

2) документ особистого характеру, в якому пояснюються певні дії особи (найчастіше – порушення дисципліни, невиконання роботи).

Пояснювальна записка пишеться працівником на вимогу адміністрації, в деяких випадках – з ініціативи підлеглого.

Реквізити: назва виду документу; прізвище (адреса) адресата; заголовок; текст; дата; підпис.

Якщо записка направляється за межі установи, її оформляють на бланку і реєструють.

2.3 Шляхи вдосконалення ведення управлінської документації в Івано-Франківськой дирекції УДППЗ «Укрпошта»

Створення альбому уніфікованих форм документів (далі – Аль-бом форм документів), що є логічним продовжен-ням Класифікатора уніфікованих форм доку-ментів (КФД) є доцільним в Івано-Франківськой дирекції УДППЗ «Укрпошта». Альбом форм до-кументів (АФД) підприємства, установи, організації будь-якої форми власності є сукупність уніфікованих форм документів, застосову-ваних у діяльності підприємства відповідно до Кла-сифікатора уніфікованих форм документів.

Слід зазначити, що згідно із закріпленим в ДСТУ 2732:2004 визначенням, уніфікована форма (службо-вого) документа – це стандартний формуляр службово-го