На доповнення до форми слід додати конкретний приклад посадової інструкції з уточненням особливос-тей оформлення всіх реквізитів, передусім віз, грифів погодження, ознайомлення, які потребують наявності особистого підпису працівника і дат, що зазначаються «від руки». Окрім інформації, що зазначена в наведе-них прикладах зразків в Альбомі форм мають бути розміщені:

? зразок наказу про внесення змін до посадової інструкції;

? заповнена форма повідомлення про зміни істот-них умов праці;

? приклад оформлення додаткової угоди до трудо-вого договору у зв'язку її зміною істотних умов праці;

? приклади пропозиції наявної в організації іншої роботи або посади;

? зразок наказу про внесення змін до локальних документів, припинення тру-дового договору (контракту), переведення на іншу поса-ду (роботу).

Звичайно, ці форми міститимуться в різних розділах КФД.

Суттєвим доповненням до АФД і КФД є Збірник типових та трафаретних текстів документів. Типові тексти, як правило, розроблюють для багато-сторінкових документів: положень, посадових інструк-цій, договорів тощо. Тексти односторінкових докумен-тів відразу вмішують у форми, створюючи зразки.

Кожен структурний підрозділ підприємства забезпечують примірником Інструкції з діловодства, АФД і КФД, Збірником текстів, а також супроводжувальними методичними рекомендаціям і щодо їх застосування. Кожне робоче місце слід автоматизувати, укомплектовувати електронною версією АФД, КФД і Збірника текстів.

Удосконалення процесу роботи з документами є найважливішим напрямком підвищення продуктивності праці в Івано-Франківській дирекції УДППЗ «Укрпошта» в сфері управління. Тому вдосконалення інформаційного забезпечення комп’ю-терних систем насамперед пов’язане з удосконаленням форми документів, з їхньою уніфікацією на основі стандартизації принципів і основних вимог.

ВИСНОВКИ

1. Основними завданнями державної політики в галузі діловодства є: впровадити правові засади організації діловодства в країні для їхньої відповідності із законодавчими нормами організації архівної справи, електронного документообігу, інформаційної діяльності; розмежувати повноваження суб'єктів організації діловодства в країні; утвердити норму щодо неухильного виконання основних нормативно-правових актів та нормативних документів, спрямованих на організацію діловодства, зокрема, інструкції з діловодства, переліків документів зі строками їх зберігання, стандартів на створення управлінських документів; впровадити єдині норми створення управлінських документів та організації роботи зі службовими документами в умовах застосування електронного документостворення та документообігу для запобігання втрат електронної службової інформації; забезпечити права власності установ на їх службові документи та документаційні фонди; встановити відповідальність за порушення законодавства про діловодство, зокрема з метою запобігання втрат та несанкціонованого знищення службових документів, у тому числі під час ліквідації та реорганізації установ. В свою чергу перспективами є: забезпечити реалізацію державної політики з діловодства; запровадити законодавче регулювання організації діловодства з врахуванням міжнародної практики стандартизації процесів керування документацією; уніфікувати законодавство з організації діловодства, архівної справи та застосування електронного документообігу; забезпечити виконання суб'єктами діловодства всіх форм вчасності вимог щодо документування управлінської інформації, строків та організації зберігання службових документів; ідвищити рівень нормативного, методичного і наукового забезпечення організації діловодству в країні, а також контролю за здійсненням діловодства на підприємствах, установах, організація; оптимізувати процеси документостворення та документообігу в суб’єктах діловодства.

2. Державний класифікатор управлінської документації (ДКУД) є складовою частиною державної системи класифікації і кодування техніко-економічної та соціальної інформації. ДКУД є номенклатурним переліком назв уніфікованих форм документів (УФД) з унікальними кодовими позначеннями.Державний класифікатор управлінської документації ДК 010-98 має окреслену структуру: вступ, визначення, класифікація державної управлінської документації. Уніфіковані системи управлінської документації. ДКУД містить такі класи: організаційно-розпорядча документація (код 02); первинно-облікова документація (код 03); банківська документація (код 04); фінансова документація (код 05); звітно-статистична документація (код 06); планова документація (код 07); ресурсна документація (код 08); торговельна документація (код 09); зовнішньоторговельна документація (код 10); цінова документація (код 13); документація з праці, соціальних питань і соціального захисту населення (код 15); документація з побутового обслуговування населення (код 17); бухгалтерсько-облікова документація (код 18); документація з Пенсійного фонду (код 20); словниково-довідкова документація (код 21).

3. Диференціація систем документації відповідно до функцій управління дозволяє здійснити поділ певних комплексів документів і забезпечити їх функціонування в загальному інформаційному просторі .За цим принципом виділяються такі системи документації: галузеві, функціональні. Галузеві системи документації призначені для фіксування виробничої діяльності в конкретній галузі економіки, культури, освіти, торгівлі тощо. В функціональних системах документації знаходять своє відбиття найважливіші функції управління :планування , організація, контроль, облік, аналіз. Особливість функціональних систем полягає в тому, що вони можуть поширюватися на всі установи ,організації і підприємства, незважаючи на їх галузеву належність. Документаційні потоки у сфері управлінської документації в існуючих системах управління мають багато спільного ,взаємодіючи між собою в взаємно збагачуючись. Це вимагає вироблення спільних підходів до створення і обробки таких масивів документів з метою забезпечення максимальної ефективності прийняття і виконання управлінських рішень. Тому одним із головних напрямів удосконалення документування і документаційного забезпечення менеджменту сучасних установ є уніфікація управлінських документів як процес пошуку об’єднувального начала і приведення різноманітних показників до співставності або однаковості за певними принципами .

4. Українське державне підприємство поштового зв’язку “Укрпошта” (УДППЗ “Укрпошта”) є національним оператором поштового зв’язку України згідно з розпорядженням КМУ від 10 січня 2002 року. З початку жовтня 2006 р. в Івано-Франківській дирекції УДППЗ “Укрпошта” відбувся черговий етап реорганізації підприємства. Створено шість центрів поштового зв'язку. Івано-Франківський поштамт – центр поштового зв'язку номер один. Сюди ввійшли Тисменицький і Тлумацький цехи обслуговування споживачів (ЦОС). Другий центр – Калуський, куди належать Долинський і Рожнятівський ЦОС. Третій центр – Коломийський, туди входить Городенківський та Снятинський цехи обслуговування споживачів. Четвертий центр – Надвірнянський, куди належать Богородчанський і Яремчанський ЦОС. П’ятий центр –