020312 | ЕКЮФО | Щороку (у разі потреби)

Завідувач канцелярії Особистий підпис Ініціали, прізвище

Директор Особистий підпис Ініціали, прізвище

Додаток В «Особливості використання реквізитів для різних видів документів»

Реквізити | Правила оформлення

01 — зображення Державного Герба України, герба Автономної Республіки Крим | розміщують на верхньому березі по центру робочої площі документа або по центру лівого кута над назвою організації; діаметр зображення 17 х 12 мм

02 — зображення емблеми організації або товарного знака (знака обслуговування) | відтворюють за відповідного оформлення в органах дозвільної системи

за встановленими правилами. Емблему не відтворюють за наявності зображення

Державного Герба

03 — зображення нагород | розташовують на лівому березі навпроти реквізитів 07, 08

04 — код організації | проставляють відповідно до Єдиної державної реєстрації підприємств, організацій, установ (ЄДРПОУ) після реквізиту «Довідкові дані про організацію»

05 — код форми документа | призначений для ідентифікації документа при його електронній обробці, розташовують (у разі потреби) вище реквізиту «Назва виду документа» згідно з ДК 010-98

06 — назва організації вищого рівня | розташовують у лівому куті верхньої частини робочої площі документа або центровано вздовж верхньої частини робочої площі документа

07 — назва організації | може бути відтворена за допомогою друкувальних засобів на чистому аркуші паперу, кутового штампа (разом з реквізитами 06, 09) або оформлена завчасно на бланку, виготовленому типографським способом. Розміщується у верхньому лівому куті або ж центровано вздовж верхньої частини робочої площі документа

08 — назва структурного підрозділу організації | може бути відтворена у верхньому лівому куті або центровано вздовж верхньої частини робочої площі після назви організації при оформленні документів від імені структурного підрозділу

09 — довідкові дані про організацію | подають у верхньому лівому куті або вздовж верхньої частини робочої площі документа. Поштову адресу оформляють відповідно до поштових правші. Наприклад: вул. Пирогова, 9, м. Київ, 02030.

У разі потреби вказують контактні телефони, номери факсів, телексів, адреси електронної пошти та веб-сайта.

На бланку для листів, що містять фінансову інформацію, можуть зазначати номер розрахункового рахунку у відділенні банку. Наприклад: розрахунковий рахунок № 11632516 в Укрсоцбанку м. Києва МФО № 32151.

Зверніть увагу: наприкінці реквізиту може проставлятися реквізит 4 — код організації

за ЄДРПОУ.

Код ЄДРПОУ 00023561

10 — назва виду документа | розташовують від межі лівого берега або по центру робочої площі великими літерами. Наприклад: НАКАЗ, ПРОТОКОЛ, АКТ

11 — дата документа | у нормативно-правових актах і фінансових документах оформляється словесно-цифровим способом (24 серпня 2002 року), в інших документах — цифровим, тобто арабськими цифрами у послідовності: число, місяць, рік — 17.06.2003, дозволяється оформлення дати в такій послідовності: рік, місяць, число — 2003.06.17

12 — реєстраційний індекс документа | присвоєння реєстраційного індексу обов'язкове для всіх зовнішніх та вагомих внутрішніх документів, сприяє його ідентифікації, оперативному довідково-інформаційному пошуку документа, контролю його виконання. Проставляють на спеціально відведеному місці під час заповнення відповідних реєстраційних форм безпосередньо під час реєстрації документа. Наприклад: № 92

13 — посилання на реєстраційний індекс та дату документа, на який дають відповідь | містить реєстраційний індекс та дату, вказані в документі, на який дають відповідь. Трафаретний текст «На від »заповнюється інформацією, взятою з ініціативного документа, тобто документа, на який дають відповідь. Запис «На № »містить реєстраційний номер (реквізит 12) документа, на який дають відповідь; елемент «від » вказує на його дату (реквізит 11 ініціативного документа). Наприклад:

На № 01-15/123 від 12.04.2004

Трафаретна частина реквізитів заповнюється лише в листах-відповідях, в ініціативних листах — залишається незаповненою. Розташовується на спеціально відведеному схемою розташованості місці

14 — місце складення чи видання документа | містить назву міста чи населеного пункту, де складено чи видано документ, розташовують у верхній частині робочої площі

15 — гриф обмеження доступу до документа | вказує на обмежений доступ до документа, робота з яким проводиться з дотриманням додаткових правил, розташовується праворуч у верхньому куті записом «Для службового користування», «Таємно», «Цілком таємно» тощо

16 - адресат | вказує на спрямування документа, розташовується з деяким зміщенням праворуч від центру робочої площі документа у його верхній частині

Зверніть увагу: кожний елемент — назва установи, підрозділу, посада, прізвище та ініціали особи, поштова адреса — оформляють з нового рядка з великої літери (крім загального слова пану/пані, що подається скорочено п., та звання проф. тощо)

Продовження додатку В

Реквізити | Правила оформлення

17 — гриф затвердження документа | надає чинності окремій групі документів, що потребують затвердження організацією вищого рівня, керівником організації чи її структурного підрозділу, розташовують у верхній правій частині документа. Зверніть увагу на елементи грифу затвердження:—

слово «ЗАТВЕРДЖУЮ»;—

назва посади;—

особистий підпис;—

ініціали та прізвище особи, що затвердила документ;—

дата затвердження

18 — резолюція | містить вказівку на спосіб виконання документа, подальшу роботу з ним, проставляється керівником організації чи керівником структурного підрозділу в межах компетенції записом від руки у правому верхньому куті робочої площі документа, а за відсутності місця — на будь-якому вільному місці робочої площі документа. Складається з таких елементів:—

прізвище та ініціали виконавця, якому відправлено документ;—

вказівка про порядок і характер виконання документа;—

термін виконання документа;—

особистий підпис керівника;—

дата

19 — заголовок до тексту документа | містить короткий зміст документа, відповідає на запитання: про що? чого? кого?; оформляють з початкової великої літери від межі лівого берега на спеціально відведеному схемою розташованості місці. Наприклад:

Про запит пропозиції на постачання 10 т цементу

20 — відмітка про контроль | має бути розташована