організації електронного документообігу на підприємствах, в установах і організаціях та використання ними електронного цифрового підпису, окреслено загальні підходи до формування умов зберігання в архівах електронних документів. Зокрема, Закон України «Про електронні документи та електронний документообіг» встановлює основні організаційно-правові засади електронного документообігу та використання електронних документів. Закон України «Про електронний цифровий підпис» визначає правовий статус електронного цифрового підпису та регулює відносини, що виникають при використанні електронного цифрового підпису. Законами передбачено розробити і впровадити програму заходів щодо впровадження електронних документів, електронного документообігу та електронного цифрового підпису, стимулювання підприємств, установ і організацій, які впроваджують електронний документообіг [19, c.19]. Дія цих законів поширена на відносини, що виникають у процесі створення, використання та знищення електронних документів. «Разом з тим, електронний службовий документ та паперовий службовий документ мають функціонувати в системі діловодства на єдиних організаційних та правових засадах (формуляр документа, правила виконання, строки зберігання, вимоги до збереженості, норми користування тощо). Таким чином законодавчо регульованим є лише один з напрямів у діловодстві -електронний, причому у частинах відмінних від традиційного діловодства. Загальні положення організації діловодства, у тому числі й електронного, законодавчо не унормовані» Концепція проекту Закону України «Про діловодство». Незважаючи на унормування в Україні нормативно-правовими актами інструктивного характеру організації й здійснення основних технологічних процесів діловодства та спеціальних його напрямів (діловодство за зверненнями громадян, конфіденційне діловодство), правові засади низки аспектів організації діловодства як в масштабах країни, так і в окремому суб'єкті діловодства, не встановлені. Зокрема:
? існує необхідність визначення основних принципів державної політики з діловодства і суб'єктів її реалізації;
? нагальною є потреба у законодавчому акті з організації діловодства, сфера дії якого поширювалася б на юридичних осіб всіх форм власності, а також підприємців - фізичних осіб, які не мають статусу юридичної особи, оскільки «Примірна інструкція з діловодства у міністерствах, інших центральних органів виконавчої влади, Ради міністрів Автономної Республіки Крим, місцевих органах виконавчої влади» призначена для державних установ;
? в українському законодавстві не обумовлена відповідальність за порушення в організації та здійсненні діловодства, а також відшкодування шкоди, завданої внаслідок таких порушень. Кримінальний Кодекс України передбачає покарання за певні правопорушення, пов'язані зі службовими документами, однак у ньому не передбачено всіх випадків відповідальності за умисне псування, знищення, приховування, незаконну передачу іншій особі службових документів. Зазначені норми мають бути зафіксовані у спеціальному законі з діловодства;
? на сьогодні законодавчо не унормовано право власності суб'єкта діловодства на його документаційний фонд. Частим є вилучення оригіналів службових документів з документаційного фонду суб'єкта діловодства судово-слідчими та іншими компетентними органами і неповернення їх власнику;
? в Україні діють національні стандарти щодо застосування формуляра-зразка управлінського документа, вимог щодо оформлення організаційно-розпорядчих документів, розроблення уніфікованих систем документації. Однак відповідно до Закону України «Про стандартизацію» стандарти застосовують на добровільних засадах, якщо інше не встановлено законодавством. Це призводить до нехтування вимогами нормативних документів, якими є стандарти, під час створення організаційно-розпорядчих документів, розроблення уніфікованих форм управлінських документів.
Все це, а також інші не менш важливі недоліки нормативної бази діловодства у сфері державного управління, ведуть до прийняття Закону України «Про діловодство», проект якого вже розроблено і подано на розгляд ВРУ. Мета Закону полягає у встановленні правових засад організації діловодства в Україні для визначення єдиних норм створення управлінських документів та роботи зі службовими документами з будь-якими носіями інформації в органах державної влади, органах місцевого самоврядування, а також на підприємствах, в установах та організаціях усіх форм власності. Основними завданнями Закону є:
1) визначити основні принципи державної політики з діловодства;
2) впровадити правові засади організації діловодства в країні для їхньої відповідності із законодавчими нормами організації архівної справи, електронного документообігу, інформаційної діяльності;
3) розмежувати повноваження суб'єктів організації діловодства в країні;
4) утвердити норму щодо неухильного виконання основних нормативно-правових актів та нормативних документів, спрямованих на організацію діловодства, зокрема, інструкції з діловодства, переліків документів зі строками їх зберігання, стандартів на створення управлінських документів;
5) впровадити єдині норми створення управлінських документів та організації роботи зі службовими документами в умовах застосування електронного документостворення та документообігу для запобігання втрат електронної службової інформації;
6) забезпечити права власності установ на їх службові документи та документаційні фонди;
7) встановити відповідальність за порушення законодавства про діловодство, зокрема з метою запобігання втрат та несанкціонованого знищення службових документів, у тому числі під час ліквідації та реорганізації установ;
8) визначити загальні засади застосування державної та інших мов у діловодстві.
Дія цього Закону поширюється на створення управлінських документів (організаційно-розпорядчі, первинно-облікових, банківських, фінансових, звітно-статистичних, планових, ресурсних, бухгалтерсько-облікових, документів з праці, соціальних питань і соціального захисту населення) суб'єктами діловодства та на роботі зі службовими документами і різними носіями інформації суб'єктів діловодства незалежно від форми власності Проте закон не регулює особливості організації роботи зі службовими документами у спеціальній видач діловодства судове, нотаріальне, дипломатичне; - їх встановлюють інші нормативно-правові акти. Відповідно до Концепції Закону України «Про діловодство» застосування Закону дасть змогу:
? забезпечити реалізацію державної політики з діловодства;
? запровадити законодавче регулювання організації діловодства з врахуванням міжнародної практики стандартизації процесів керування документацією;
? забезпечити прозорість рішень органів державної влади, доступ громадян до відкритої службової інформації;
? уніфікувати законодавство з організації діловодства, архівної справи та застосування електронного документообігу.
? забезпечити виконання суб'єктами діловодства всіх форм вчасності вимог щодо документування управлінської інформації, строків та організації зберігання службових документів,
? підвищити рівень нормативного, методичного і наукового забезпечення організації діловодству в країні,