? оптимізувати процеси документостворення та документообігу в суб’єктах діловодства;

? створити умови для збереженості документаційних фондів суб'єктів діловодства, захисту службової інформації [20, c.28].

Чинним нормативно-правовим актом, що встановлює загальні правила документування управлінської діяльності міністерств, інших центральних органів виконавчої влади, Ради міністрів Автономної Республіки та місцевих органів виконавчої влади ra регламентує порядок роботи зі службовими документами з моменту їх створення або надходження до відправлення або передання до архівного підрозділу є «Примірна інструкція з діловодства у міністерства, інших центральних органах виконавчої влади. Раді міністрів Автономної Республіки Крим, місцевий органах виконавчої влади (далі – «Примірна інструкція з діловодства», затверджена постановою Кабінету Міністрів від 17 жовтня 1997 року № 1153. Вона визначає порядок ведення загального діловодства, їх положення поширюються на всю службову документацію, в тому числі створювану за допомогою персональних комп'ютерів.

Важливе місце в правовій базі діловодства у сфері державного управління посідають також «Інструкція з діловодства за зверненнями громадян в органах державної влади і місцевого самоврядування, об'єднаннях громадян, на підприємствах, в установах, організаціях незалежно від форм власності, в засобах масової інформації» (далі - «Інструкція за зверненнями громадян»), затверджена постановою Кабінету Міністрів України від 14 квітня 1997 року № 348 та «Інструкція про порядок обліку, зберігання і використання документів, справ, видань та інших матеріальних носив інформації, які містять конфіденційну інформацію, що є власністю держави» (далі -«Інструкція про порядок обліку»), затверджена постановою Кабінету Міністрів України від 27 листопада 1998 року № 1893. «Інструкція за зверненнями громадян» встановлює і регламентує порядок роботи з розгляду пропозицій (зауважень), заяв (клопотань) і скарг з моменту їх реєстрації до зняття з контролю і передачі до архіву. Відповідно до цієї Інструкції діловодство за пропозиціями (зауваженнями), заявами (клопотаннями) і скаргами громадян в органах державної влади і місцевого самоврядування, об'єднаннях громадян, на підприємствах, в установах, організаціях незалежно від форм власності, в засобах масової інформації ведеться окремо від інших видів діловодства і покладається на спеціально призначених для цього посадових осіб чи на підрозділ службового апарату. «Інструкція про порядок обліку» визначає обов'язковий для всіх центральних органів виконавчої влади, Ради міністрів Автономної Республіки Крим, місцевих органів виконавчої влади, органів місцевого самоврядування, підприємств, установ і організацій незалежно від форм власності порядок обліку, зберігання, використання та знищення документів, справ, видань, магнітних та інших матеріальних носив інформації, які містять конфіденційну інформацію, що є власністю держави. На відміну від «Примірної інструкції з діловодства», дві останні призначенні як для державних установ, так і для підприємств, установ і організацій всіх інших форм власності.

1.2 Основні принципи класифікації управлінської документації

Через складність завдань та мінливість факторів, що впливають на їх вирішення, питання вдосконалення управління в цілому і державного управління зокрема не втрачає своєї значущості. Навпаки, воно актуалізується під впливом складних державотворчих процесів, що відбуваються у нашій державі. У зв’язку з цим набуває особливої ваги забезпечуючи роль всього спектра чинників, сукупності засобів, методів і способів, які гарантують нормальний перебіг управлінських процесів.

З огляду на це важливою є необхідність усвідомлення того, що процеси управління повинні базуватися на раціонально організованій інформаційній базі, яка в наш час репрезентована переважно у формі документа. Активне впровадження в управлінську діяльність новітніх інформаційних технологій висуває завдання створення технічно і програмно сумісних автоматизованих систем документаційного забезпечення управління. У свою чергу реалізація цього завдання вимагає створення єдиних, співставлюваних, уніфікованих систем документації, пристосованих до автоматизованого оброблення [45, C. 51].

Створення систем документації — проблема багатоаспектна. Одним з таких аспектів є класифікація документів.У загальнотеоретичному аспекті класифікація (від лат. сlassik — розряд, клас) — це система співпідпорядкованих понять (класів, об’єктів) якої-небудь галузі знання чи діяльності людини, що використовується як засіб для встановлення зв’язків між цими поняттями чи класами. Найчастіше поняття “класифікація” використовується одночасно і у значенні процесу — класифікування документів, і у значенні результату — класифікації документів, тобто розуміється і як групування, і як отримана внаслідок цього схема. Вживання двох термінів є важливим для розмежування процесу класифікації і його наслідків.

За визначенням Н. М. Кушнаренко, під класифікуванням документів слід розуміти процес упорядкування або розподілу документів за класами з метою відображення відносин між ними і складання класифікаційної схеми. А класифікація документів, за формулюванням цього ж автора, — це система їх співпідпорядкування, що використовується як засіб встановлення зв’язків між класами документів, а також для орієнтації у їх різноманітності [60].

Науково-теоретичне і прикладне значення класифікації управлінських документів важко переоцінити. Адже побудова ієрархії управлінських документів, запровадження їх єдиної номенклатури дозволяє розібратися в існуючому розмаїтті документних форм і підійти до вирішення практичних питань удосконалення управлінського документаційного господарства на науковій основі, створити необхідні засади для здійснення ефективних прикладних розробок, спрямованих на вироблення та застосування оптимальних правил документування та організації роботи з документами.

Одним із спонукальних факторів здійснення цієї спроби дослідження проблеми класифікації управлінських документів також є тривала неоднозначність її висвітлення у навчальній та навчально-методичній літературі з діловодства в останні десятиріччя радянської доби та у сучасний період. Необхідність такого дослідження викликана ще й потребою з’ясування причин значних розходжень з цього питання та вироблення бачення шляхів створення оптимально прийнятної, узгодженої, співпіпорядкованої, науково обґрунтованої класифікації управлінських документів. Так як класифікація документів наводиться практично у кожному підручнику чи навчальному посібнику з документування та організації роботи з документами, то