По-різному класифікуються також документи, що містять інформацію з обмеженим доступом. Ю. І. Палеха за доступом до інформації класифікує документи на дві категорії — на документи, що містять відкриту інформацію, і на документи з обмеженим доступом. М. І. Молдованов і Г. М. Сидорова за секретністю поділяють документи на три категорії — документи для службового користування, секретні документи і цілком секретні документи. А. Н. Діденко та А. Б. Фельзер і М. О. Міссерман для класифікації документів такого характеру обрали такий критерій як гласність і за ним виділяють звичайні документи, документи для службового користування, таємні (секретні) документи, конфіденційні документи. На звичайні документи, секретні документи та документи для службового користування класифікують, але за ступенем гласності, масив документів з обмеженим доступом Л. В. Балабанова і О. В. Сардак, Т. М. Бондирєва, А. С. Головач, М. І. Молдованов і Г. М. Сидорова, на конфіденційні документи і секретні документи — Ю. І. Палеха (додаток А).

Навіть побіжне ознайомлення із викладеним вище аналізом переконує у наявності не лише, так би мовити, міжавторських розбіжностей класифікацій документів, але й викриває їх внутрікласифікаційні суперечності, які не лише могли б стати, але й потребують бути предметом ретельного аналізу і заслуговують справедливої науково обґрунтованої критики.

Основних причин такого стану є, принаймні, дві. Першою серед них, є ступінь авторської відповідальності за свою працю, достовірність і наукова обґрунтованість наявних у ній положень. Другою причиною, можна вважати прояви формального підходу щодо проходження такими видами робіт еспертних стадій усіх рівнів, пов’язаних з прийняттям рішень щодо рекомендації зазначених праць до друку і випуску у світ.

1.3 Державний класифікатор управлінської документації (ДКУД)

У 1997 році Держстандарт (нині - Держспоживстандарт) України на заміну «Общесоюзного классификатора управленческой документации» (ОКУД) видав ДК 010-98 «Державний класифікатор уп-равлінської документації», розроблений госпрозрахунковим науково-дослідним центром «Еко-номіст» та Державним науково-дослідним інститутом інформатизації та моделювання економіки (далі — ДНДІІМЕ) за участю відповідних міністерств та інших центральних установ України, за якими закріплено розмежування повноважень щодо ведення відповідних класів управлінської документації. Втім, зміни у складі та змісті кількох класів управлінської документації зу-мовили доопрацювання ДКУД і перевидання його Держстандартом України вже в 1999 році [15].

Державний класифікатор управлінської документації (ДКУД) є складовою частиною державної системи класифікації і кодування техніко-економічної та соціальної інформації. ДКУД розроблено у зв'язку із змінами у складі та змісті організаційно-розпорядчої, первинно-облікової, банківської та звітно-статистичної документації внаслідок реорганізації системи державного управління в Україні.

ДКУД є номенклатурним переліком назв уніфікованих форм документів (УФД) з унікальними кодовими позначеннями. ДКУД використовується під час збирання та оброблення документів за відповідними уніфікованими формами усіма органами державного і господарського управління та підвідомчими підприємствами й організаціями в процесі виконання відповідних управлінських функцій згідно з чинним законодавством.

Класифікатор орієнтовано на однозначне визначення (ідентифікацію) УФД, їх облік та систематизацію, контроль складу та змісту УФД у кожному класі документації, організацію ведення відповідних класів документації, забезпечення автоматизованого пошуку потрібних УФД. Кожному класу документації відповідає певна уніфікована система документації (УСД).

Об'єктом класифікації є безпосередньо УФД, які використовуються під час виконання управлінських функцій згідно з чинним законодавством.

ДКУД орієнтовано на забезпечення оброблення інформації із застосуванням засобів комп'ютерної техніки та прогресивних інформаційних технологій [3].

Державний класифікатор управлінської документації ДК 010-98 має окреслену структуру:

1. Вступ

2. Визначення

3. Класифікація державної управлінської документації. Уніфіковані системи управлінської документації.

ДКУД містить такі класи:

1) організаційно-розпорядча документація (код 02);

2) первинно-облікова документація (код 03);

3) банківська документація (код 04);

4) фінансова документація (код 05);

5) звітно-статистична документація (код 06);

6) планова документація (код 07);

7) ресурсна документація (код 08);

8) торговельна документація (код 09);

9) зовнішньоторговельна документація (код 10);

10) цінова документація (код 13);

11) документація з праці, соціальних питань і соціального захисту населення (код 15);

12) документація з побутового обслуговування населення (код 17);

13) бухгалтерсько-облікова документація (код 18);

14) документація з Пенсійного фонду (код 20);

15) словниково-довідкова документація (код 21) [11, c.5].

Ідентифікація УФД здійснюється через ієрархічну класифікацію з трьома ступенями. Кодове позначення складається з семи цифрових десяткових знаків (рисунок 1).

ХХ ХХ ХХХ

---- ---- -----

Клас форми ----------------- | |

Підклас форми ---------------------- |

Реєстраційний комер форми ---------------------------

Рисунок 1 - Структура кодового позначення УФД

У кодовому позначенні УФД відображено: перший та другий знаки (клас) - належність УФД до відповідної УСД; третій та четвертий знаки (підклас) - належність УФД у межах класу до відповідного підкласу; п'ятий, шостий і сьомий знаки - реєстраційний номер УФД підкласу.

ДКУД містить класифікацію документів, розроблену для практичного використання під час роботи з документами, а саме при заповненні уніфікованих форм (бланків) документів. Кожному виду номіналу управлінського документа (наприклад: наказ про реорганізацію міністерства, товарно-транспортна накладна, приходний ордер тощо) надається кодове (у даному разі - цифрове) позначення, завдяки чому конкретний документ в умовах реалізації автоматизованої інформаційної системи може бути швидко розшуканий за цією інформаційною (пошуковою) ознакою.

ДКУД входить до складу нормативних документів державної системи класифікації і кодування техніко-економічної та соціальної інформації в Україні. Об'єктами класифікації у ньому є державні (міжвідомчі, міжгалузеві) уніфіковані форми документів (УФД), що затверджуються міністерствами, державними комітетами чи іншими відомствами - розробниками уніфікованих систем управлінської документації.

У ДКУД наведені назви і кодові позначення УФД, що входять у затверджені уніфіковані системи документації (УСД). Тобто ДКУД є номенклатурним переліком УФД з їх унікальними