ДИПЛОМНА РОБОТА

Тема: Класифікатор управлінських форм документів як видання (на прикладі ВАТ «ГороденкаАВТО»)

АНОТАЦІЯ

У дипломній роботі розглянуто Класифікатор управлінських форм документів як перелік дозволених до застосування, необхідних і достатніх для реалізації функцій та завдань управлінської діяльності, з характеристикою їхнього юридичного статусу, основних етапів підготовки і проходження їх на підприємстві (на прикладі ВАТ «ГороденкаАвто»). Охарактеризовано напрями уніфікації управлінських документів, зясовано методологію та методику раціоналізації діловодства. У дипломній роботі здійснено аналіз використання класифікатора управлінських форм документів на прикладі ВАТ «ГороденкаАВТО» та запропоновано шляхи вдосконалення ведення управлінської документації у даному товаристві.

Ключові слова: класифікатор, уніфікація, управлінська документація, діловодство.

ABSTRACT

In this diploma paper the classifier of managerial document forms as a list of certified for applying form documents is considered, which are required and sufficient for realization of functions and assignments of managerial activity, with the characteristics of their legal status, main stages of preparation and passing them as an example at open joint stock company “GorodenkaAvto”. The directions of unification of managerial documents are characterized, methodology and methods of rationalization paperwork are studied out. In the thesis the usage of classifier of managerial documentation is analyzed, given as an example open joint stock company “GorodenkaAvto” and the ways of improvement of managing the documentation in given stock company are introduced.

Keywords: classifier, unification, managerial documentation, clerical work.

Зміст

вступ………………………………….…………………………………….…...7

розділ 1 Нормативне та методичне забезпечення організації діловодства в Україні …………………………………………………………13

1.1 Методологія і методика раціоналізації діловодства …………….....13

1.2 Напрями уніфікації управлінських документів …….........................17

1.3 Уніфікація як метод удосконалення документування для забезпечення управлінських процесів…….........................................................19

1.4 Класифікатор управлінських форм документів……………….……28

розділ 2 Практичне застосування Класифікатор управлінських форм документів на прикладі ВАТ «ГороденкаАвто»………………......……….34

2.1 Організаційна структура ВАТ «ГороденкаАвто»……….....…...…..34

2.2 Класифікатор управлінських форм документів як шлях оптимізації документообігу на прикладі ВАТ «ГороденкаАвто» …………………….…..37

2.3 Шляхи вдосконалення ведення управлінської документації на прикладі ВАТ «ГороденкаАвто»…………………..…………………………...43

вИСНОВКИ………………………………………………………………….…47

Список використаних джерел…………………………..………..51

ДодаткИ

ВСТУП

Актуальність дослідження. Ділова сфера – одна з основних життєво необхідних галузей діяльності людства. Саме за допомогою ділових паперів, документів, листів, встановлюються офіційні, службові, ділові відносини між закладами, установами, підприємствами, державами, а також налагоджуються партнерські стосунки між людьми.

Документаційні потоки у сфері управлінської документації в існуючих системах управління мають багато спільного, взаємодіючи між собою та взаємно збагачуючись. Це вимагає вироблення спільних підходів до створення і обробки таких масивів документів з метою забезпечення максимальної ефективності прийняття і виконання управлінських рішень. Тому одним іх головних напрямів удосконалення і документаційного забезпечення менеджменту сучасних установ є уніфікація управлінських документів як процес пошуку об’єднувального начала і приведення різноманітних показників до співставності або однаковості за певними принципами.

З огляду на це важливою є необхідність усвідомлення того, що процеси управління повинні базуватися на раціонально організованій інформаційній базі, яка в наш час репрезентована переважно у формі документа. Активне впровадження в управлінську діяльність новітніх інформаційних технологій висуває завдання створення технічно і програмно сумісних автоматизованих систем документаційного забезпечення управління. У свою чергу реалізація цього завдання вимагає створення єдиних, співставлюваних, уніфікованих систем документації, пристосованих до автоматизованого оброблення. Створення систем документації — проблема багатоаспектна. Одним з таких аспектів є класифікація документів.

Класифікація документів – необхідна умова для проведення робіт з їх уніфікації, яка являється важливою основою документального забезпечення автоматизованих систем управління та для орієнтування в їх множині. Структура класифікації зазвичай представляється у вигляді таблиці чи схеми.

Науково-теоретичне і прикладне значення класифікації управлінських документів важко переоцінити. Адже побудова ієрархії управлінських документів, запровадження їх єдиної номенклатури дозволяє розібратися в існуючому розмаїтті документних форм і підійти до вирішення практичних питань удосконалення управлінського документаційного господарства на науковій основі, створити необхідні засади для здійснення ефективних прикладних розробок, спрямованих на вироблення та застосування оптимальних правил документування та організації роботи з документами.

Уніфікація управлінських документів розглядається нині як організаційна діяльність, спрямована на підвищення ефективності застосування документів у сфері управління соціальними системами.

Уніфікація забезпечує не тільки скорочення часу на складання документів, а й оптимізацію: ущільнення записів, можливість вибіркового опрацювання, організацію багатоаспектного пошуку інформації, пристосування документації до опрацювання у складі автоматизованої бази даних.

Оскільки документування є одним із основних засобів здійснення функцій, покладених на управління соціальними системами, то при уніфікації управлінських документів потрібно передусім установити чітку відповідність між управлінською функцією та змістом документа, в якому її відображено. У зв'язку з цим при проведенні уніфікації документів важливою передумовою є облік стану і при потребі уточнення організаційних аспектів управління, права видання тих чи інших видів документів, визначення постійного кола кореспондентів і адресатів.

Уніфікація управлінських документів - лише одна, відносно самостійна частина єдиного процесу удосконалення документації управління на певному етапі, рівні та управлінні в цілому. Уніфікацію розглядають як один з головних методів стандартизації. Вона покликана забезпечити приведення об'єктів стандартизації до раціональної номенклатури за формою, нормами, типорозмірами згідно з їхнім функціональним призначенням. Стандартизація допомагає знизити витрати на роботу з документами, підвищити оперативність їх підготовки, опрацювання, сприймання розміщеної інформації користувачами.

Класифікацією є одним із методів пізнання. Без неї неможливо вивчити різноманіття існуючих видів документів, систематизувати їх, встановити різницю між видами документів. Правильне складання, комплексна класифікація, відбиває закономірності розвитку документів, розкриває зв’язки між ними, допомагає орієнтуватися в будь-якій їх множині, служить основою для їх впорядкування в документних системах, що має важливе значення для теорії документознавства та практичної документально-комунікаційної діяльності.

Особливості функціонування «ВАТ Городенка АВТО» полягає насамперед у