Дотримання вимог стандартів з діловодства у практичній роботі відкритого акціонерного товариства та в процесі документування покликане сприяти встановленню чіткого організаційно-технічного порядку, викоріненню бюрократизму й тяганини. Опанування прийомів раціональної роботи з документами дає змогу скоротити чай на їх складання, обробку та пошук, організувати чіткий контроль за проходженням та виконанням документів.

Для проведення класифікації документів особливо важливо враховувати, як мінімум, наступні положення: ознака, за якою проводять ділення, називається ознакою ділення; основою ділення при класифікації документів, перш за все, виступають ознаки, пов’язані з їх змістом; ділення на класи має здійснюватися за певною основою ділення і не змінюватися в процесі ділення; ділення має здійснюватися безпрерервно, тобто між членами ділення є відношення супідрядності; члени ділення мають виключати один одного, тобто не може бути в різних місцях однакових класів; у структурному відношенні класифікація має бути повною, тобто охоплювати увесь обсяг об’єктів, що класифікується. З іншого боку, для всіх без винятку об’єктів мають бути оформлені класи, до яких можно було б зарахувати будь-який з об’єктів класифікації.

Мета дослідження – запропонувати шляхи вдосконалення ведення управлінської документації у ВАТ «ГороденкаАВТО».

Джерельну базу дослідження становлять Конституція України, нормативно-правові акти, навча-ль-ні та практичні посібники і довідники, наукові, методичні та інформаційні публікації в періодичних виданнях, а також профіль-них нав-чальних посіб-ників.

Рівень теоретичної розробки проблеми. Увага дослідників в галузі управлінської документації знайшла своє відображення в працях таких дослідників Т. М. Бондирєва, А. Н. Віденко, М. І. Басаков, А. С. Головач Л. Бездрапко В.В.,О. В. Сардак, М. В. Кірсанова, М. І. Молдованок, Г. М. Сидорова, Ю. І. Палеха А. П. Коваль, Л. В. Балабанові, О. В. Сардак, М. І. Басаков, М. В. Кірсанова, А. Н. Кузнєцова, А.Б.Фельзер, М. О. Міссерман, О. Загорецька, О. Олійник та багато інших.

Поставлена мета передбачається розв’язання наступних завдань:

? з’ясувати методологія та методику раціоналізації діловодства;

? виявити напрями уніфікації управлінських документів;

? охарактеризувати уніфікацію як метод удосконалення документування для забезпечення управлінських процесів;

? описати організаційну структуру ВАТ «ГороденкаАВТО»;

? проаналізувати використання класифікатора управлінських форм документів на прикладі ВАТ «ГороденкаАВТО»;

? запропонувати шляхи вдосконалення ведення управлінської документації у ВАТ «ГороденкаАВТО».

Об’єктом дослідження є Класифікатор управлінських форм документів відкритого акціонерного товариства «ГороденкаАВТО».

Предметом дослідження – управлінська документація ВАТ «ГороденкаАВТО».

Специфіка даного дослідження полягає у застосуванні різнорівневих методів дослідження:

- поняттєвого аналізу;

- системного підходу;

- хронологічний;

- статистичного аналізу;

- аналітичного аналізу;

Практична значущість. Результати дипломної роботи мають практичне значення. Висновки, пропозиції, що містяться у роботі щодо основних напрямів здійсненого дослідження, можуть бути використані і застосовані у практичній діяльності ВАТ «ГороденкаАВТО».

Структура дипломної роботи. Диплом складається зі вступу, двох розділів, висновків, списку використаних джерел (60 позицій), а також додатків.

Розділ 1 Нормативне та методичне забезпечення організації діловодства в Україні

1.1 Методологія і методика раціоналізації діловодства як наукова проблема

Документообіг на підприємстві здійснюється у вигляді потоків документів, що циркулюють між пунктами обробки. Правильна організація документообігу сприяє оперативному проходженню документів в апараті управління, пропорційному завантаженню підрозділів та посадових осіб. А це, у свою чергу, позитивно впливає на процес управління в цілому.

Розроблення уніфікованих форм базується на по-чатковому дослідженні, упродовж якого було сформовано об'єкт уніфікації - вихідний масив документів відповідно до функцій управління і зав-дань (згідно з Класифікатором документів та форм тощо). Логічним продовженням цієї роботи є:

? аналіз документів та узагальнення результату аналізу;

? створення шаблонів уніфікованих форм і форму-вання Альбому форм документів.

Водночас із заповненням Карт документів форму-ють комплекси взірців (оптимальною є кількість із 3-5 форм) кожного виду номіналу документа, які надалі використовують для формування Альбому форм [7, c. 10].

Розробка уніфікованих текстів є найвищим рівнем уніфікації і водночас однією зі складових упроваджен-ня уніфікованих форм документів (УФД) та уніфікова-них систем документації (УСД), номенклатурний пе-релік яких міститься в Національному стандарті Ук-раїни ДК 010-98. У ході обстеження перевіряють пра-вильність формулювання номіналів (наказ, протокол, акт тощо) та видів номіналів документів (наприклад, наказ про прийняття, звільнення, переведення та ін.).

Складовими Збірника типових і трафаретних тек-стів документів є типові тексти для багатосторінко-вих документів — положень, посадових інструкцій, до-говорів і т. д. Тексти односторінкових документів відра-зу вміщують у форми, подаючи їх у зразках. З позиції раціональної організації праці виправдовує себе форму-вання уніфікованих текстів службових листів, які шля-хом злиття кількох документів (тексту, адресата, фор-ми) можуть довільно моделюватися укладачем. Легко піддається уніфікації документування управління кад-рами. Окрім затверджених уніфікованих форм організа-ційно-розпорядчих документів, розроблюють уніфіко-вані тексти заяв, наказів з особового складу, заохочення, надання відпусток, запису до трудової книжки, довідок з особового складу, рекомендаційних листів, характе-ристик тощо.

Беспянська Г. зазначає, що індиві-дуальні нормативно-методичні документи реалізують норми адміністративного права, а отже обов'язкові до виконання. Надзвичайно важливо те, що вони як ва-желі впровадження державної уніфікованої системи уп-равлінської документації не повинні суперечити чинно-му законодавству в сфері інформації та документації.

Організація роботи з документами — знаковий етап розроблення проекту раціоналізації діловодства відповідно до вимог сьогодення. Доступ до світових інформаційних ресурсів, перехід на електронні тех-нології документування, зберігання і передання доку-ментів ставлять перед службою діловодства нові зав-дання, а саме:

? спростити технологію створення, накопичення і використання документів;

? удосконалити форми і методи роботи з докумен-тами.

Завдання організації роботи з документами, як свідчать дослідження реалізу-ється впровадженням таких функцій:

? встановлення єдиного порядку проходження доку-ментів на підприємстві (раціоналізація документообігу);

? приймання, облік та реєстрація вхідних і вихідних