· Зниження витрат, зв'язаних з інтеграцією. Рішення Hummingbird може істотно знизити витрати, зв'язані з інтеграцією компонентів системи від різних постачальників, надаючи комплексне рішення на модульній основі. Продукти Hummingbird прості у впровадженні і підтримці, а також в інтеграції з такими системами, як ERP і CRM.

Електронний архів - це якісно новий рівень використання документальної інформації. Його впровадження дасть могутній імпульс до розвитку ВАТ «ГороденкаАвто».

ВИСНОВКИ

1. Організація роботи з документами — знаковий етап розроблення проекту раціоналізації діловодства відповідно до вимог сьогодення. Доступ до світових інформаційних ресурсів, перехід на електронні тех-нології документування, зберігання і передання доку-ментів ставлять перед службою діловодства нові зав-дання. Завершальний етап проектування раціоналізації створення дієвої комплексної системи формування справ, створювання файлів і систем пошуку документів та інформації, розвиток каналів передачі інформації, телекомунікацій, копіювання, тиражування документів, формування поточного архіву підприємства, впрова-дження механізмів застосування переліку документів із зазначенням строків зберігання, експертизи цінностей документів, ідентифікації та опису кожного документа і комплексів документів тощо. Ефективним прийомом раціоналізації документо-обігу можна вважати посилення вимог до служби діло-водства, до системи організації документів. Критерій її ефективності один — надійне і оперативне знаходження будь-якого зареєстрованого документа.

2. Документаційні потоки у сфері управлінської документації в існуючих системах управління мають багато спільного, взаємодіючи між собою взаємно збагачуючись. Це вимагає вироблення спільних підходів до створення і обробки таких масивів документів з метою забезпечення максимальної ефективності прийняття і виконання управлінських рішень. Тому одним із головних напрямів удосконалення документування і документаційного забезпечення менеджменту сучасних установ є уніфікація управлінських документів як процес пошуку об’єднувального начала і приведення різноманітних показників до співставності або однаковості за певними принципами. Таким чином, метою уніфікації управлінських документів є: зменшення кількості документів, використовуваних в управлінській діяльності;типізація їх форм, зниження трудомісткості їх обробки; основи спільності або суміжності функцій управління;використання технічних засобів для підготовки, обробки і використання документів.

3. Уніфікація управлінських документів спрямована перш за все на підвищення ефективності управлінської діяльності, що забезпечується використанням єдиних форм документації, які входять до пов’язаних між собою систем, призначених для обслуговування управлінської сфери. необхідного переліку управлінських документів здійснюється у процесі організаційної розробки методів, прийомів і технологій документування, а також документаційного забезпечення функціонування управлінської системи. Основним об’єктом організаційного проектування є оперативна управлінська інформація, щодо характеру робіт, виконуваних даним апаратом управління, групою установ одного рівня управління або галуззю в цілому. Основне завдання такої роботи полягає в уникненні дублювання форм документів та окремих показників; пошуку можливості функціонального поєднання різних документів в одній формі; розробці уніфікованих форм таких видів документів, яких бракує для повноцінного документовання управлінської діяльності. Обов’язковою умовою змістової уніфікації інформаційних складових управлінських документів на будь-якому рівні, від локального до міжнародного, є однакове тлумачення понять і термінів. Ті з них, що використовуються в процесі уніфікації документів, можна умовно поділити на дві групи: перша служить для визначення основних понять у сфері уніфікації документів, друга ж призначена для використання в самих уніфікованих системах документації. Перша група має теоретико-методично значення, а для управлінської практики провідну роль відіграє друга група термінів.

4. ВАТ "Городенкаавто" ? автотранспортне товариство, яке забезпечує перевезення пасажирів та вантажів підприємств і організацій як в межах держави, так і за її межами. Городенківське відкрите акціонерне товариство знаходиться в місті Городенка, Івано-Франківської області, за адресою вул. Станіславська, 51. Товариство є юридичною особою і діє на підставі Статуту, та чинного законодавства України. Організаційна структура управління визначається як склад, взаємозв’язки та супідрядність організаційних одиниць (підрозділів) апарату управління, які виконують різні функції управління товариством. Організаційна структура постійно коректується під впливом виробничо-економічної кон’юнктури, науково-технічного прогресу і  соціально-економічних процесів. На побудову організаційних структур управління впливає система факторів, яка стосується і об’єкта, і суб’єкта управління. Організаційна структура підприємства (економічної структури) складається з організаційної структури управління (суб’єкта управління) та господарської структури (об’єкта управління).

5. ВАТ «ГороденкаАвто» в своїй діяльності використовує Державний класифікатор управлінської документації (ДК 010-98) під час збирання та оброблення документів за відповідними уніфікованими формами й організаціями в процесі виконання відповідних управлінських функцій згідно з чинним законодавством, на базі якого створено Класифікатор управлінських форм документів. Головною його функцією є забезпечення оптимізації документообігу у товаристві. Практика документування управлінських дій засвідчує доцільність використання при оформленні однотипних управлінських рішень текстів документів, що містять спільні формулювання і мають однакову структуру. Використання типових мовних зворотів дозволяє уникнути зайвих повторень і професійних ідіом, які не мають змістового навантаження і тим самим,” забруднюють» інформаційні мережі, перешкоджаючи оперативному прийняттю управлінських рішень.

6. Для ВАТ «ГороденкаАвто» важливим є автоматизація діловодних процесів. Застосовувані технології дозволять організувати «безшовну» взаємодію систем, що забезпечить різні операції обробки документів. Створення довготривалого збереження документів та управління електронним архівом, враховуючи процедури списання, та знищення документів. Створення надійного єдиного сховища для документів і знань, до якого працівники та клієнти фірми мали б зручний доступ звідусіль та у будь-який час. Для ВАТ «ГороденкаАвто» пропонується створення електронного архіву на основі Hummingbird Enterprise, оскільки - проста і надійна система для гнучкого управління інформаційними активами Hummingbird Enterprise здійснює підтримку промислових обсягів збереження, багаторівневої системи обмеження доступу. Наявність механізмів кластеризації і балансування навантаження дозволяє задовольнити вимоги до електронного архіву великої, територіально-розподіленої структури. Електронний архів - це якісно новий рівень використання документальної інформації. Його