? створення ефективної інформаційно-пошукової системи підприємства;

? контроль за виконанням документів;

? розроблення системи організації документів у справи, їх зберігання та використання;

? систематизація документа відповідно до номен-клатури справ;

? впровадження механізмів контролю за обсягом та якістю створюваних документів, дотримання встановле-ної процедури погодження, затвердження та засвідчен-ня документів;

? надійне зберігання документації та своєчасне ви-лучення документів для знищення, що базується на ме-тодологічних засадах експертизи цінності документів;

? захист документної інформації;

? організація роботи за зверненнями громадян, прийому керівника з особистих питань.

Завершальний етап проектування раціоналізації — створення дієвої комплексної системи формування справ, створювання файлів і систем пошуку документів та інформації, розвиток каналів передачі інформації, телекомунікацій, копіювання, тиражування документів, формування поточного архіву підприємства, впрова-дження механізмів застосування переліку документів із зазначенням строків зберігання, експертизи цінностей документів, ідентифікації та опису кожного документа і комплексів документів тощо [8, c. 9].

Орієнтовний план робіт щодо удосконалення ор-ганізації роботи з документами передбачає:

? впровадження локальних нормативних, інструк-тивних, методичних документів з діловодства;

? методичне керівництво і контроль за дотриман-ням встановлених правил роботи з документами в струк-турних підрозділах підприємства; ефективне використання Класифікатора форм, Альбому форм, Збірника типових і трафаретних текстів та інших методичних до-кументів підприємства;

? підвищення кваліфікації працівників підприєм-ства та їх консультування з питань роботи з докумен-тами;

? дієвий контроль за дотриманням вимог упоряд-кування документації підприємства, постійне підтри-мання в належному стані номенклатури справ;

? розробка і впровадження нових форм і методів ро-боти з документами, удосконалення документообігу;

? розроблення і впровадження механізмів підви-щення виконавчої дисципліни під час роботи з доку-ментами.

Для реалізації покладених на неї функцій служба діловодства повинна бути наділена певними правами, а за невиконання чи неналежне виконання функцій — нести відповідальність. Служба діловодства може ма-ти, зокрема, такі права:

? вимагати від керівництва підприємства створення належних умов для організації роботи з документами (забезпечення відповідними приміщеннями, технікою тощо);

? вимагати від керівників структурних підрозділів і працівників виконання встановлених правил роботи з документами;

? залучати у встановленому порядку працівників для підготовки проектів документів за дорученням керівника;

? вносити пропозиції щодо удосконалення роботи з документами тощо.

Проміжними етапами раціоналізації організації ро-боти з документами є:

? вивчення та аналіз технології роботи з докумен-тами;

? вивчення практики формування й оформлення справ, порядку їх використання;

? удосконалення номенклатури справ;

? призначення відповідальних осіб за формування і ведення справ у структурних підрозділах;

? уніфікація форм журналів і карток, використову-ваних для реєстрації й обліку документів, зразків оформ-лення обкладинок справ, форм описів справ;

? вивчення порядку реєстрації документів і підго-товка пропозицій щодо їх удосконалення із викорис-танням систем автоматизованого діловодства;

? упровадження щорічної експертизи цінностей до-кументів, їх обробки для подальшого передавання части-ни документного масиву в архів, а іншої — на знищення;

? упровадження засобів сучасної офісної техніки, інформаційних технологій;

? навчання працівників підприємства раціонально працювати з документами, використовуючи сучасні інформаційні технології (семінари, тренінги, практичні заняття, інструктажі тощо).

Упорядкування документопотоку базується на виз-наченні складу й обсягу документів та складу вміщеної в них інформації. Слід здійснити аналіз документопотоків, першим кро-ком якого є складання графіка документообігу.

Графік документообігу, затверджений керівником, містить усі облікові й звітні форми, протоколи й акти, що фіксують регулярно повторювані ситуації, довідки, звіти та інші документи. Графік періодично перегляда-ють, коригують, уточнюють. Його використання дає змогу звести до мінімуму кількість документів, що надходять керівникові [9, c. 114].

На підставі графіка докумен-тообігу для кожного документа роз-роблюють маршрут документа, за допомо-гою якого він «мандрує» по підприємству. У ході ор-ганізованого дослідження аналізують «статус докумен-та» для кожного етапу його складання та виконання: збору інформації, підготовки проекту документа, по-годження, прийняття рішення, доведення до виконан-ня тощо — з'ясовують доцільність та результативність кожного етапу, відсутність дублювання показників, умотивовують необхідність визначеної кількості підпи-сів для погодження документа, потребу спрямову-вання інформації для певного адресата тощо. Скоротати кількість документів, що надходять до керівника, можна шляхом делегування повноважень підлеглим.

Важливим є аналіз техніки роботи керівника з доку-ментами з позиції раціонального і оперативного опра-цювання документів, що йому надійшли. Результатом раціоналізації документообігу є проектування низки за-собів та заходів, застосування яких дасть змогу значною мірою оптимізувати час проходження документа від його створення до виконання, звільнивши керівника від розгляду частини документів.

Ефективним прийомом раціоналізації документо-обігу можна вважати посилення вимог до служби діло-водства, до системи організації документів. Критерій її ефективності один — надійне і оперативне знаходження будь-якого зареєстрованого документа. Тож у ході про-ектного обстеження належить ретельно проаналізува-ти організацію діловодства і праці [23, c. 28].

1.2. Напрями уніфікації управлінських документів в системі виробничої діяльності

Необхідність уніфікації документі виникла 40-50 років тому і була обумовлена значним збільшенням кількості паперових документів, що створювались і функціонувались в системі управління.

Сучасний менеджмент являє собою безперервний процес соціально-економічних та організаційно–технічних перетворень, які здійснюються на основі різних підходів із використанням численних методів і засобів. Однак результативність цих перетворень великою мірою визначається наявністю ефективних зв’язків між керуючим і керованим середовищем, що забезпечує своєчасну і достовірну інформацію про поведінку чи стан об’єктів управління.

Сферою сучасного менеджменту є вся сукупність факторів, що так чи інакше впливають на ефективність виробництва і результативність діяльності підприємства чи установи. Таке розуміння сутності менеджменту вимагає з’ясування питання про необхідну і достатню кількість документів, що функціонують в управлінському середовищі. Правильно обрана і побудована система менеджменту реалізовує свої основні функції через певні види документів. Більш конкретизовані управлінські рішення потребують використання специфічних документних форм, які засвідчують галузеву належність документів чи їх функціональне призначення. Диференціація систем документації відповідно до функцій управління дозволяє здійснити поділ