Галузеві системи документації призначені для фіксування виробничої діяльності в конкретній галузі економіки, культури, освіти, торгівлі тощо. Кількість таких систем обумовлена кількості галузей суспільної діяльності, і виникнення нових її напрямів супроводжується появою специфічних видів документів, на основі яких формується нова система документації.

В функціональних системах документації знаходять своє відбиття найважливіші функції управління: планування, організація, контроль, облік, аналіз. Особливість функціональних систем полягає в тому, що вони можуть поширюватися на всі установи, організації і підприємства, незважаючи на їх галузеву належність.

Документаційні потоки у сфері управлінської документації в існуючих системах управління мають багато спільного, взаємодіючи між собою взаємно збагачуючись. Це вимагає вироблення спільних підходів до створення і обробки таких масивів документів з метою забезпечення максимальної ефективності прийняття і виконання управлінських рішень. Тому одним із головних напрямів удосконалення документування і документаційного забезпечення менеджменту сучасних установ є уніфікація управлінських документів як процес пошуку об’єднувального начала і приведення різноманітних показників до співставності або однаковості за певними принципами.

Таким чином, метою уніфікації управлінських документів є:

? зменшення кількості документів, використовуваних в управлінській діяльності;

? типізація їх форм, зниження трудомісткості їх обробки; основи спільності або суміжності функцій управління;

? використання технічних засобів для підготовки, обробки і використання документів [31, c. 68].

1.3. Уніфікація як метод удосконалення документування для забезпечення управлінських процесів

В найбільш загальному вигляді передбачається локальна і комплексна уніфікація документів.

До локальної уніфікації документів можна віднести розробку, апробацію і використання окремих уніфікованих форм конкретних документів у межах однієї установи або її структурного підрозділу. Кінцевим продуктом такої уніфікації може бути збірник уніфікованих форм для внутрішнього користування або певні уніфіковані форми документів для реалізації конкретного завдання чи напряму діяльності установи.

Таким чином, документ у сфері управління являє собою складну інформаційну сукупність, яка відзначається великою кількістю параметрів і показників, що обумовлює роль уніфікації як одного з дієвих напрямів удосконалення документаційного забезпечення менеджменту.

Відчутний економічний ефект забезпечується своєчасною уніфікацією, що пов’язано із зниженням витрат часу на виготовлення бланків, складання текстів документів, їх відповідне оформлення і засвідчення. При здійснення уніфікації документів у межах певної системи або функції управління основними підходами є:

? формальний, що ґрунтується на встановлені єдиної форми конкретного виду документа при її відповідності і взаємопов’язаності з іншими документами і системами;

? змістовий, що полягає в наданні необхідного обсягу інформації сприйняття якого обумовлене певним просторово-часовим контекстом.

Уніфікація управлінських документів за формальною ознакою полягає перш за все у розробці та проектування раціональної структури систем документації, що передбачає визначення:

? переліку документів систем;

? типу носіїв із приведенням їх до однаковості на основі установленої форми типізації представлення уніфікованих форм документів;

? встановлення формально-логічних правил подання і розміщення інформації на носіях [44, c. 103].

Формально, уніфікація повинна відповідати фізичному рівню представлення документної інформації (формат документа, візуальне сприйняття інформації та зон особливої уваги, пристроях). Поглиблення формалізації є одним із важливих напрямів уніфікації і стандартизації документів у сучасних умовах, що передбачає їх використання у глобальних комп’ютерних мережах.

На початкових стадіях уніфікації документів формалізації підлягали тільки документи, що призначались для обробки засобами електронно-обчислювальної техніки. Формальна уніфікація забезпечувала зручність перенесення даних на машинний носій, і такі документи отримали назву машинно орієнтованих. Пізніше, стало можливим автоматизоване введення даних на машинні носії. Такі формалізовані форми документів стали називатися машинограмами. Сучасна формалізація вимагає більш універсальних підходів, що могли б задовольнити користувачів у процесі використання ними документної інформації в будь-яких системах і мережах – від традиційних до комп’ютерних технологій.

Попередній етап уніфікації заклав основи для сучасного, більш поглибленого і вимогливого, з точки зору практики сучасного менеджменту, формального підходу до уніфікації управлінських документів. Зокрема, були визначені основні вимоги до формально-логічної побудови уніфікованих систем документації, встановлені основні формати документів на паперових носіях – А4 і А5 (ГОСТ 9327-60).

Однак формальна уніфікація управлінських документів не закріплює раз і назавжди встановлених зразків. Ефективність менеджменту забезпечується його гнучкістю, що вимагає негайного реагування всіх складових управління, включаючи адаптацію носіїв до нових інноваційних технологій. Методи уніфікації документів за формальною ознакою дозволяють перенести їх зміст на ті чи інші носії інформації різними способами: у вигляді традиційного тексту знаків або інших символів.

Виходячи з цього, з точки зору формальної уніфікації структура управлінських документів може бути зведена до чотирьох основних типів: лінійної, матричної, деревовидної і текстової.

Лінійною структурою називають таку, що може бути подана у вигляді послідовного переліку обов’язкових елементів-реквізитів.

Під матричною структурою слід розуміти таке розміщення інформації в документі, при якому кожний інформаційний елемент визначено найменуванням рядка і найменуванням стовпця.

Така структура більш відома як таблична. В таблицях рядок називають підметом, а стовпець – присудком. Підмет означає об’єкт, що характеризує в таблиці, присудок – його ознаки. У графах таблиці вказують значення ознак, що є функціями двох аргументів: підмета і присудка. Часто матриця (таблиця) використовується для зведення техніко-економічних показників, розрахунків.

В лінійній структурі реквізити співвідносяться з документом в цілому, і зв’язок між реквізитами відсутній. У матричній структурі кожна графа належить певним рядкам і стовпцям, а поєднання цих структур веде до збільшення кількості реквізитів. Між реквізитами встановлюється складні зв’язки, що можуть бути поданні у вигляді деревовидної структури [42, c. 215].

У графічному зображенні деревовидної структури документа, перший рівень включає реквізити, що належать безпосередньо документу, другий рівень – реквізити, пов’язанні