? відповідність документаційних комплексів завданням даного апарату управління;

? відповідність кожного документа своєму цільовому призначенню;

? роль певного виду документа в розв’язанні конкретного управлінського завдання на певній ділянці управлінської системи.

В цілому ж організаційне проектування спрямоване на визначення загальних правил розробки моделей документів, необхідних для оформлення однотипних управлінських операцій [2].

На основі обмежувальних переліків, що визначають кількість форм документів, необхідних для документування управлінських дій, розроблено “Державний класифікатор управлінської документації”(ДК 010-98)(19). Він є практичним посібником для роботи з документами. Будь-які зміни в документуванні процесів управління, що є закономірними або мають часту повторюваність, після відповідного узагальнення знаходять своє відображення у класифікаторі внаслідок його доповнення або відповідного редагування.

Назви і кодові позначення затверджених уніфікованих форм документів згруповані у ДКУД за їх належністю до певних систем документації. Класифікатор пропонує три ступені розподілу. Кожна уніфікована форма документа індетифікуєтся за допомогою цифрових позначень, які є семизначними числами. У певних інформаційно-пошукових системах у відповідності з їх завданнями і рівнем математичного забезпечення комп’ютерних програм додатково може бути введене кодове позначення, що на порядок збільшує нумерацію [17].

Уніфіковані форми документів, що забезпечують певні функції управління, об’єднуються в групи документів, однакових або близьких за призначенням, тобто класи.

Зміни і доповнення вносяться у ДКУД у випадку реорганізації державного управління в Україні, зміни назв класів або скасування окремих форм, що входять до тієї чи іншої.

Класифікація уніфікованих форм організаційно-розпорядчих документів здійснюється на основі загальних критеріїв, хоча має певні особливості, пов’язані з необхідністю документування кількох функцій управління. Якщо всі системи документації мають три рівні, то уніфікована система організаційно-розпорядчої документації має чотири рівні поділу.

Уніфікація інформаційних складових документів, пов’язана з їх змістовою уніфікацією, передбачає розробку спільних лексико-граматичних засобів, що зробить їх загальнозрозумілими і придатними для обробки в електронному режимі. В сучасному менеджменті функціонують документи, які в залежності від сфери їх використання включають кілька десятків інформаційних блоків на певних носіях, що містять загальну або конкретну характеристику стану об’єкта управління. Для процесу управління відомості про сам документ є другорядними, тоді як достовірна інформація про стан системи управління та окремих її складових, що міститься в цих документах, має першочергове значення. На практиці ці поняття часто ототожнюються, хоча вони не ідентичні: відмінність між ними визначається їх цільовою спрямованістю. Так, показниками оперують при обробці інформації за допомогою електронно-обчислювальної техніки, при цьому провідна інформаційна роль належить показникам, коли необхідність документа обумовлена його значенням як аргументу на користь цих показників чи підтвердження їх достовірності. Реквізит же виступає обов’язковим елементом управлінського документа, надаючи останньому інформаційної повноти і юридичної сили.

Розмежування термінів “показник” і “реквізит” має важливе значення для подальшої змістової уніфікації управлінських документів, у ході якої до кожного з них можуть бути висунуті різні вимоги, особливо при одиничних перетвореннях у процесі технологічної обробки та використання інформації для потреб сучасної економіки. Єдність методичного підходу до змістової уніфікації документів за галузевою чи функціональною ознакою і створення на цій основі уніфікованих систем документації можуть бути забезпечені шляхом розробки і використання як нормативних термінологічних словників галузевого призначення і загальнодержавного вжитку.

Обов’язковою умовою змістової уніфікації інформаційних складових управлінських документів на будь-якому рівні, від локального до міжнародного, є однакове тлумачення понять і термінів. Ті з них, що використовуються в процесі уніфікації документів, можна умовно поділити на дві групи: перша служить для визначення основних понять у сфері уніфікації документів (уніфікація і стандартизація документів, документ, уніфікований документ, уніфікована форма документа, вид документа, уніфікована система документації, формуляр-зразок тощо), друга ж призначена для використання в самих уніфікованих системах документації (бланк документа, реквізит, текст, анкета, трафарет, таблиця, табулятор). Перша група має теоретико-методично значення, а для управлінської практики провідну роль відіграє друга група термінів.

1.4 Класифікатор управлінських форм документів

Механізми впровадження державної уніфікова-ної системи організаційно-розпорядчої доку-ментації внутрішніми нормативно-методич-ними документами визначено передусім Інструкцією з діловодства. Її розробляють на основі Примірної інструкції з діло-водства у міністерствах, інших цент-ральних органах виконавчої вла-ди, Раді міністрів Автономної Рес-публіки Крим, місцевих органах виконавчої влади, затвердженої по-становою Кабінету Міністрів України від 17 жовтня 1997 року № 1153. До інструкції з діловодства передбачено різні додатки, які доповню-ють, конкретизують, ілюструють повідомлюване в та-кому внутрішньому документі. Серед таких додатків -класифікатори, які використовують при роботі з доку-ментами (класифікатори структурних підрозділів, до-кументів, виконавців, причин невиконання доку-ментів, предметно-питальний, типових текстів тощо).

Основним завданням оптимізації технологічних про-цесів документування інформації з управління є упо-рядкування складу і змісту документів підприємства, уста-нови, організації з конкретних функцій управління або комплексу завдань. Значна час-тина документованої інформації є обов'язковою і потре-бує відповідного оформлення. На запит органів держав-ної влади й управління її подають у вигляді певних доку-ментів до відповідних установ для формування та вико-ристання державних інформаційних ресурсів (служби державної статистики, податкової інспекції, пенсійного фонду тощо). Переліки документованої інформації, органів та організацій, до яких її потрібно подавати, затверджуються на державному рівні. Частина докумен-тованої інформації має встановлені уніфіковані фор-ми, обов'язкові до застосування на підприємствах усіх форм власності (наприклад, первинно-облікова, бух-галтерсько-облікова, звітна, цінова документація). Така інформація не може регулюватися довільно, тому при роботі з нею керуються:

? вимогами щодо