? правилами використання в роботі офіційно за-тверджених та зареєстрованих державних, галузевих уніфікованих форм управлінської документації;

? порядком внесення дозволених змін до типо-вих УФД з урахуванням особливостей діяльності під-приємства [5, c. 18].

До комплексу нормативно-технічної документації, який на державному рівні унормовує склад уніфікова-них систем документації, належить Державний кла-сифікатор управлінської документації ДК 010-98. Перелік уніфікованих форм документів з їх восьмизначними кодовими позначеннями напрацьовано шляхом дослідження офіційно зареєстрованих міністерствами, держкомітетами, відомствами УФД. Доказовим в оптимізації процесів документування управлінської діяльності є багато-функціональне призначення ДК 010-98. найвагоміши-ми з яких є:

? комплекс нормативно-технічної документації, що актуалізується загальнодержавною системою її розроб-лення і ведення;

? джерело єдиної уніфікованої термінології;

? основа для формування єдиної системи кла-сифікації і кодування техніко-економічної і соціаль-ної інформації в будь-якій організаційно-економічній структурі;

? основна для забезпечення кодової та інформаційної сумісності.

Структуризацію змісту розроблюваних форм доку-ментів з урахуванням динамічних змін складу та змісту інформації здійснюють міністерства, які, на доповнен-ня до ДК 010-98, можуть створювати галузеві кла-сифікатори документації. Складовими класифікаторів галузевої документації є сукупність назв УФД з їх кодо-вими позначеннями з ДК 010-98, комплексу УФД до-кументів, які забезпечують реалізацію функцій і визна-чають специфіку галузі.

Для оптимізації процесів документування й упо-рядкування складу та змісту документів, створюваних на підприємстві, постає нагальна потреба класифіку-вати інформацію з управління за функціональною оз-накою. Потрібно визначити види документів (та види їх номіналів), за допомогою яких фіксують прийняття відповідних рішень з управління або підтверджують певні факти і події. Найбільш доцільним для вирішен-ня цього питання є створення Класифікатора уніфіко-ваних форм документів (далі - Класифікатор форм до-кументів, або КФД), в якому мають бути представлені всі створювані на підприємстві документи, згруповані за функціями з управління.

Класифікатор форм документів – це перелік дозволе-них до застосування форм документів, необхідних і дос-татніх для реалізації функцій і завдань управлінської діяльності, з характеристикою їхнього юридичного ста-тусу, основних етапів підготовки і проходження. Його створюють для визначення оптимального складу форм до-кументів, призначених фіксувати, оформляти, зберігати (документувати) інформацію з управління.

Розроблення КФД на підприємстві покладається на службу з діловодства. Наприклад, на завідувача канце-лярії, керівника загального відділу тошо. Його розроб-ляють на основі матеріалів, поданих структурними підрозділами підприємства. Проект КФД погоджують із керівниками структурних підрозділів. Підписаний керівником служби діловодства, проект затверджують наказом керівника установи. Чинний КФД під розписку доводять до відома відповідальних виконавців — усіх працівників підприємства, в обов'язки яких входить документування й організація роботи з документами. Слід зазначити, що працівники підприємства повинні використовувати лише ті форми документів, які визна-чені КФД.

Наявність КФД дає змогу вирішити ряд завдань, зокрема:

? оптимізувати сктад застосовуваних на підприєм-стві форм документів та закріпити їх в одному норма-тивному документі;

? класифікувати застосовувані в діяльності під-приємства форми документів за функціональним при-значенням і завданням управлінської діяльності;

? уніфікувати склад і форми документів з управлін-ня, скорочення (умовні позначення) застосовуваних форм документів, унеможливити дублювання показ-ників у формах документів;

? уніфікувати нормативне закріплення на підприєм-стві процедури підготовки документів з управлінської діяльності або її окремих, найважливіших етапів;

? оптимізувати документообіг шляхом упорядкуван-ня інших технологічних процесів діловодства, підви-щити їх ефективність шляхом використання комп'ютер-них інформаційних технологій.

У діяльності підприємства КФД виконує функцію довідника, що містить в упорядкованому вигляді назви форм документів, використовуваних у діяльності під-приємства. В умовах автоматизованої підготовки й обробки до-кументів КФД насамперед повинен розглядатися як інструмент оптимізашї та «інвентаризації» форм доку-ментів підприємства. Водночас поряд із визначенням складу документів на підприємстві КФД фіксує основні етапи їх обігу і дає змогу його раціоналізувати.

Форма КФД визначається уповноваженою на те особою служби з діловодства підприємства. Устале-ною є практика розміщення назв форм за функціональною ознакою, як от представлена в ДК 010-98 система організаційно-розпорядчої документації: документація організації систем управління, організації процесів уп-равління, управління кадрами, з оцінки трудової діяль-ності тошо. Можна розмішати назви уніфікованих форм документів за алфавітом.

Зазвичай до КФД включають такі відомості:

? функції, завдання документа;

? назва форми документа, ким і коли затверджено;

? код за ДК 010-98. індекс форми документа;

? періодичність створення документа тощо.

Внесення змін та доповнень до КФД

До Класифікатора форм документів можна вноси-ти зміни і доповнення. Для цього керівник підприєм-ства видає відповідний наказ про зміни, доповнення чи затвердження нового КФД.

Слід звернути увагу на те, що види номіналів доку-ментів, які створюються усіма органами державного і господарчого управління та підвідомчими підприєм-ствами в процесі виконання відповідних функцій з уп-равління, повинні відповідати уніфікованим формам документів, встановленим в ДК 010-98 або в КФД підприємства (останній, у свою чергу, створюється, як уже зазначалося, зокрема на основі ДК 010-98).

Кодування інформації з управління здійснюють з ура-хуванням кодів державних та галузевих уніфікованих форм документів. Наприклад, підсистема документації з уп-равління кадрами (клас 02, підклас 03) на державному рівні має 11 УФД. Відповідно, за відсутності галузевих УФД типова форма контракту може мати реєстра-ційний індекс 0203012. Так звана ієрархічна система ко-дування інформації дає змогу продовжувати започат-ковану на державному та галузевому рівнях систему обліку УФД. На службу з діловодства підприємства по-кладено відповідальність за удосконалення форм і ме-тодів роботи з документами, загальні вимоги складан-ня та оформлювання яких визначено в інструкції з діловодства підприємства. Застосування КФД дає змогу заощадити робочий час, оптимізувати докумен-тування управлінських рішень. Потреба створення та-кого внутрішнього нормативного документа як КФД виникає ще й у зв'язку з тим, що на сьогодні широко впроваджуються нові інформаційні технології, збільшу-ються