розділ 2 Практичне застосування Класифікатор управлінських форм документів на прикладі Городенківського відкритого товариства «ГороденкаАвто»

2.1 Організаційна структура Городенківського відкритого товариства «Городенкавто»

ВАТ "ГороденкаАвто" ? автотранспортне товариство, яке забезпечує перевезення пасажирів та вантажів підприємств і організацій як в межах держави, так і за її межами. Городенківське відкрите акціонерне товариство знаходиться в місті Городенка, Івано-Франківської області, за адресою вул. Станіславська, 51. Товариство є юридичною особою і діє на підставі Статуту, та чинного законодавства України.

Метою діяльності Товариства є одержання прибутків від фінансово-господарської діяльності і задоволення на їх основі інтересів акціонерів, а також економічних і соціальних інтересів членів трудового колектива Товариства.

Предметом діяльності Товариства є:

· Перевезення пасажирів та вантажів;

· Надання послуг пасажирськими та вантажними таксі;

· Ремонт та технічне обслуговування автомобільної, автотракторної, сільськогосподарської техніки;

· Проведення технічних оглядів автомототехніки;

· Виконання будівельно-монтажних, відновлювальних та пуско-налогоджувальних робіт, ремонт та реконструкція будівель та споруд;

· Заготівля деревини та виготовлення виробів з неї;

· Виробництво, заготівля та переробка сільськогосподарської продукції;

· Надання послуг в галузі туризму, екскурсій, відпочинку;

· Діяльність в області маркетингу та реклами, лізингова діяльність.

Організаційна структура управління визначається як склад, взаємозв’язки та супідрядність організаційних одиниць (підрозділів) апарату управління, які виконують різні функції управління товариством.

Згідно з цим визначенням основними елементами організаційної структури управління є:

1) розміром товариства;

2) рівнем технології і спеціалізації товариства;

3) склад та структура функцій управління;

4) кількість працівників для реалізації кожної управлінської функції;

5) професійно-кваліфікаційний склад працівників апарату управління;

6) склад самостійних структурних підрозділів;

7) кількість рівнів управління та розподіл працівників між ними;

8) інформаційні зв’язки.

Організаційна структура постійно коректується під впливом виробничо-економічної кон’юнктури, науково-технічного прогресу і  соціально-економічних процесів. На побудову організаційних структур управління впливає система факторів, яка стосується і об’єкта, і суб’єкта управління. Організаційна структура підприємства (економічної структури) складається з організаційної структури управління (суб’єкта управління) та господарської структури (об’єкта управління).

Форму і зміст установчих документів визначають залежно від видів підприємств загальні закони про підприємства та закони про окремі види підприємств. Стаття 8 Закону України "Про підприємництво" містить перелік актів, які належать до установчих документів. По-перше, це рішення одного чи кількох власників або уповноваженого ним (ними) органу про створення підприємства. Якщо власників чи органів два і більше, таким рішенням визначено установчий договір. По-друге, це статут підприємства.

ВАТ «Городенкаавто» в процесі своєї діяльності керується нормативно-правовою базою. Дана база складається з таких складових а саме: Статут товариства, який складений у відповідності до вимог Законів України «Про дорожній рух», «Про автомобільний транспорт», «Про охорону праці», постанови Кабінету Міністрів України від 26.09.2007 № 1184 «Про внесення змін до Правил надання послуг пасажирського автомобільного транспорту», та відповідно нормам Цивільного Кодексу України та Господарського Кодексу України. Статут товариства – кодифікований нормативно-правовий акт, що є зведенням та обов’язків, які регулюють діяльність товариства, його відносини з іншими організаціями та громадянами, права та обов'язки в певній сфері державного управління або господарської діяльності. В ньому вказані основні положення про діяльність товариства, саме:

Загальні положення створення Товариства;

Мета та предмет діяльності Товариства;

Юридичний статус та відповідальність Товариства;

Статутний капітал та акції Товариства;

Права та обовязки акціонерів Товариства;

Порядок розподілу прибутку і покриття збитків Товариства;

Органи управління Товариства;

Трудовий колектив Товариства;

Припинення діяльності Товариства.

В товаристві існують і інші нормативно-правові документи до них належать:

4 правила внутрішнього трудового розпорядку на підприємстві;

? трудові договори з працівниками підприємства;

? посадові інструкції працівників;

? інструкції з охорони праці та техніки безпеки;

? положення про відділи на підприємстві.

Розглянувши організаційну структуру товариства можна визначити відділи, які здійснюють документно-інформаційну роботу (Додаток А)

- Апарат при керівництві;

- Комерційна служба;

- Відділ кадрів;

- Бухгалтерія;

- Планово-економічний відділ;

- Ремонтно-механічна майстерня;

- Відділ постачання;

- Служба безпеки руху.

2.2 Класифікатор управлінських форм документів як шлях оптимізації документообігу на прикладі ВАТ «ГороденкаАвто»

ВАТ «ГороденкаАвто» в своїй діяльності використовує Державний класифікатор управлінської документації (ДК 010-98) під час збирання та оброблення документів за відповідними уніфікованими формами й організаціями в процесі виконання відповідних управлінських функцій згідно з чинним законодавством, на базі якого створено Класифікатор управлінських форм документів (Додаток Б). Головною його функцією є забезпечення оптимізації документообігу у товаристві.

Оскільки ДК 010-98 містить 15 класів: організаційно-розпорядча документація (код 02); первинно-облікова документація (код 03); банківська документація (код 04); фінансова документація (код 05); звітно-статистична документація (код 06); планова документація (код 07); ресурсна документація (код 08); торговельна документація (код 09); зовнішньоторговельна документація (код 10); цінова документація (код 13); документація з праці, соціальних питань і соціального захисту населення (код 15); документація з побутового обслуговування населення (код 17); бухгалтерсько-облікова документація (код 18); документація з Пенсійного фонду (код 20); словниково-довідкова документація (код 21), то відповідно у класифікаторі управлінських форм документів їх також 15.

За основу класифікування та відображення роботи з документами взято

первинно-облікову документацію (код 03). Слід зауважити, що документування у ВАТ «ГороденкаАвто» здійснюється згідно ДСТУ 4163-2003 «Державна уніфікована система документації. Уніфікована система. Організаційно-розпорядчої документації (Додаток В). Вимоги до оформлювання документів», який встановлює склад реквізитів.

Практика документування управлінських дій засвідчує доцільність використання при оформленні однотипних управлінських рішень текстів документів, що містять спільні формулювання і мають однакову структуру. Використання типових мовних зворотів дозволяє уникнути зайвих повторень і професійних ідіом, які не мають змістового навантаження і тим самим,” забруднюють» інформаційні мережі, перешкоджаючи оперативному прийняттю управлінських рішень.

Таким чином, результатом формальної уніфікації документів є встановлення:

- типової структури реквізитів;

- типових зон для однорідних реквізитів (Додаток Г);

- вимоги до оформлення документів на машинних носіях для їх передачі через комп’ютерні мережі ;

- порядку надання документам, що містяться в комп’ютерних системах.

0301