Реєстрація виданих доручень ведеться Особою в «Журналі реєстрації доручень» за формою № М-3 (Додаток Н)

0310001 Товарно-транспортна накладна

Товарно-транспортна накладна належить до первинної транспортної документації, застосування якої для всіх суб’єктів господарської діяльності незалежно від форм власності є обов’язковим (типова форма 1-ТН) (Додаток П).

0319003 Алфавітна книга

Алфавітна книга ведеться для оперативного пошуку особової справи. В ній є коротка довідкова інформація про працюючих. Книга ділиться на частини по алфавіту. До алфавітної книги не вносять накази про відпустки, відрядження, штрафи, нагороди (Додаток Р).

Алфавітна книга повинна мати такі реквізити:

1. П.І.Б. працівника;

2. № особової справи, особової картки;

3. найменування структурного підрозділу;

4. посада;

5. №., дата наказу про прийняття на роботу (переведення);

6. загальний трудовий стаж;

7. № і дата наказу про звільнення з роботи;

8. алфавіт.

Проаналізувавши первинно-облікову документацію ВАТ «ГороденкаАвто» слід зазначити, що документація здійснюється згідно Державного класифікатора управлінської документації та чинного законодавства.

2.3 Шляхи вдосконалення ведення управлінської документації на прикладі ВАТ «ГороденкаАвто»

Аналізуючи роботу з документами та використання Класифікатора управлінських форм документів у ВАТ «ГороденкаАвто» було виявленно ряд недоліків та запропоновано шляхи їх вирішення.

Для ВАТ «ГороденкаАвто» важливим є автоматизація діловодних процесів. Впровадження електронного документообігу у товаристві вимагає для всіх працівників, які беруть участь у роботі з документами, наявності:

- засобів обчислювальної техніки, адекватних за продуктивністю впроваджуваному ПЗ документообігу; обов'язковою є 100%-а оснащеність персональними комп'ютерами всіх працівників, які працюють з документами;

- засобів зв'язку адекватної пропускної здатності між всіма робочими місцями;

- автоматизованої системи діловодства, яка використовує програмне забезпечення, що допускає перехід до електронного документообігу;

Застосовувані технології дозволять організувати «безшовну» взаємодію систем, що забезпечить різні операції обробки документів. У першу чергу до таких технологій можна віднести:

- технології розпізнавання текстів, що трансформують паперові вхідні документи в цілком електронну форму представлення;

- електронний аналог власноручного підпису;

- засоби передачі даних;

- засоби збереження електронної інформації.

Створення довготривалого збереження документів та управління електронним архівом, враховуючи процедури списання, та знищення документів. Створення надійного єдиного сховища для документів і знань, до якого працівники та клієнти фірми мали б зручний доступ звідусіль та у будь-який час. Створений електронній архів забезпечить:

? Організацію збереження електронних версій документів і облікової інформації;

? Ведення класифікаторів та рубрикаторів і їх використання для пошуку документів;

? Встановлення і підтримка логічних зв'язків між документами;

? Організацію пошуку документів:

o За атрибутами реєстраційних карток

o Повнотекстовий пошук

o За анотаціями

? Забезпечить доступ до облікової інформації та електронних документів відповідно до прав доступу;

? Ідентифікацію електронних документів за їхніми реквізитами;

? Формування звітів про роботу користувачів з електронним архівом.

Для ВАТ «ГороденкаАвто» пропонується створення електронного архіву на основі Hummingbird Enterprise, оскільки - проста і надійна система для гнучкого управління інформаційними активами Hummingbird Enterprise здійснює підтримку промислових обсягів збереження, багаторівневої системи обмеження доступу. Наявність механізмів кластеризації і балансування навантаження дозволяє задовольнити вимоги до електронного архіву великої, територіально-розподіленої структури.

Електронний архів - комплексне рішення по створенню і наповненню електронного архіву документів, забезпеченню їхнього надійного збереження й оперативної доступності, а значить - ефективного використання. Електронний архів оптимально буде вирішувати задачі поточного збереження документів, на етапі якого найбільшу значимість здобуває оперативність доступу до інформації і наявність можливості одночасного використання документа декількома співробітниками. Співробітники підрозділів, що володіють відповідними правами, у будь-який момент можуть одержати його електронну копію. Паперовий оригінал при цьому буде залишається в оперативному архіві централізованої служби, звідки після закінчення визначеного терміну він передається безпосередньо в централізований архів організації. Така форма збереження значно знизить можливість втрати документів і підвищує оперативність роботи за рахунок скорочення часу пошуку потрібного документа.

Використання Hummingbird Enterprise дозволить товариству:

· Зберігати документи різного типу з різних носіїв у логічно простому архіві необмеженого обсягу.

· У багато разів скоротити час пошуку, сортування, поширення документів.

· Переглядати великий набір інформаційних джерел, незалежно від формату даних, що знаходяться в них.

· Забезпечити високий рівень безпеки важливої інформації при прозорому доступі для авторизованих користувачів.

· Цілком відновити дані після збою.

· Витягати, фільтрувати й обробляти дані з будь-яких корпоративних джерел, включаючи ERP-системи, CRM, білінгові, банківські, виробничі та інші.

· Забезпечити доступ до всіх джерел інформації через єдиний користувальницький інтерфейс.

· Розділити фізичне представлення (файли/сервера) сховища документів від логічного (проекти, користувачі, бізнес-зміст).

· Створювати звіти.

· Автоматизувати колективну розробку документів і поширення.

Ключовими перевагами Hummingbird Enterpriseє:

· Загальна платформа для управління всіма корпоративними інформаційними ресурсами. Hummingbird Enterprise дозволяє організаціям максимально ефективно використовувати свої інформаційні ресурси - дані, що містяться в документах, зображеннях, роздруківках, веб-ресурсах, повідомленнях електронної пошти та інших джерел. Управління цими ресурсами з єдиної платформи дозволяє підтримувати інтегрованість і цілісність інформаційної системи.

· Підтримка різних типів програмних додатків. Наявність підтримки такої безлічі типів документів забезпечує і підтримку широкого кола додатків. Наприклад, Hummingbird Enterprise наповняє внутрішнім змістом процеси управління документами, публікацію і управління вмістом веб, операції, зв'язані з електронною комерцією, корпоративні інформаційні портали, системи управління взаєминами з замовниками і додатки для самостійної роботи.

· Рішення від одного постачальника. Рішення одного постачальника, таке як Hummingbird Enterprise, знижує витрати, зв'язані з розумінням, розгортанням, інтеграцією, відновленням і підтримкою безлічі продуктів.

· Єдина точка входу в систему для користувачів виключає необхідність знати місцезнаходження потрібних документів, а також прискорює навчання користувачів.

· Спрощене адміністрування і підтримка. Hummingbird Enterprise містить усі технології,