Реферат

Документація щодо особового складу

План

1. Поняття документа, його призначення; класифікація документів.

2. Основні вимоги документа, його призначення; класифікація документів.

3. Основні вимоги до документів, їх складання і оформлення. Державний стандарт на оформлення документів, їх реквізити.

1. Поняття «документ». Види документів.

Офіційно-діловий стиль – це мова ділових паперів: розпоряджень, постанов, програм, заяв, автобіографій, протоколів, указів, актів, законів, наказів, анкет тощо. Тому, основний вид ділового стилю – це документ. Документи використовують в різних галузях людської діяльності, ділянках знань, сферах життя. З латинської мови документ означає взірець, посвідчення, доказ. Є і інші тлумачення терміна «документ». Документ є носієм інформації. В управлінській діяльності використовуються головним чином текстові документи, інформацію в яких зафіксовано будь-яким письмовим способом – рукописним, машинописним, друкарським. Такі документи, оформлені за певними правилами, часто називають управлінськими, а сукупність їх – управлінською документацією.

Класифікація документів

Види документів визначаються за кількома ознаками.

За найменуванням документи поділяються на:

заяви;

лист;

телеграми;

довідка;

протокол та ін.

За змістом інформації:

документи з адміністративних питань,

бухгалтерського обліку,

підготовки й розстановки кадрів,

фінансово-кредитних операцій та ін.

За походженням документи поділяються на

службові (офіційні) й

особисті.

Службові документи створюються організаціями, підприємствами та службовими особами, які їх представляють. Особисті документи створюються окремими особами, поза сферою їх службової діяльності.

За стадіями створення розрізняють документи

чорнові,

оригінальні й

копії.

Рукописний або машинописний документ, що відображає роботу автора над текстом, є чорновим. Документ є оригіналом, якщо відомості про автора, про час та місце його створення відповідають дійсності. Оригінал офіційного документа — перший і єдиний його примірник. Він може бути розмножений копіями. У юридичному розумінні оригінал і копія рівнозначні. Копія є точним відтворенням оригіналу, має у верхньому правому куті позначку "Копія" і завіряється у певному порядку. Установа може засвідчувати копії лише тих документів, які створюються в ній (це правило не поширюється на архівні установи, державні нотаріальні контори і на приватних нотаріусів. Різновидами копії є відпуск, витяг, дублікат. Відпуск — це повна копія відправленого куди-небудь оригіналу, яка залишається у відправника. Витяг — копія, що відтворює частину документа. Дублікат — другий примірник документа, виданий у зв'язку з втратою (чи з іншої причини) оригіналу. Дублікат має однакову із справжнім документом юридичну силу.

За ступенем гласності документи бувають

загального користування,

таємні,

цілком таємні,

для службового користування.

За терміном зберігання документи поділяють на

тривалі,

тимчасові,

постійного зберігання

За терміном виконання:

звичайні безстрокові;

термінові;

дуже термінові

За призначенням розрізняють документи

організаційні,

інформаційні,

розпорядчі,

про особовий склад,

обліково-фінансові,

з господарсько-договірної,

господарсько-претензійної та

зовнішньоекономічної діяльності.

За юридичною силою розрізняють

справжні і

підроблені документи.

Справжніми вважаються документи, видані в установленому законом порядку з додержанням усіх правил; підробленими, — реквізити або зміст яких не відповідають істинним. Справжні документи у свою чергу бувають дійсними, які мають на даний момент юридичну силу, і недійсними, як такі, що з якихось причин утратили її. Підробленими документи можуть вважатися внаслідок матеріальної чи інтелектуальної підробки. Перша буває тоді, коли до змісту справжнього документа замість правильних вносять неправильні відомості, роблять виправлення, підчистки та ін.

За місцем виникнення:

внутрішні;

зовнішні.

До внутрішніх належать документи, що мають чинність лише всередині тієї організації, установи чи підприємства, де їх складено. До зовнішніх належать документи, які є результатом спілкування установи з іншими установами чи організаціями.

За напрямом:

вхідні;

вихідні.

За формою:

стандартні

індивідуальні

Стандартні – це документи, які мають одинакову форму й заповнюються в певній послідовності й за обов’язковими правилами (типові листи, типові інструкції). Індивідуальні документи створюються в кожному окремому випадку для розв’язання окремих ситуацій (протоколи, накази, заяви).

За складністю:

прості;

складні

За носієм інформації:

на папері;

диску;

фотоплівці;

дискеті.

2. Реквізит як елемент документа

Реквізитами називають структурні елементи, з яких складається документ.

Розрізняють постійні й змінні реквізити документа. Постійні реквізити друкуються під час виготовлення бланка; змінні —фіксуються на бланку в процесі заповнення.

Формуляр-зразок – це єдина модель побудови комплексу документів, яка встановлює сукупність реквізитів, властивих документам цього комплексу, розміщених в усталеній послідовності.

Кількість реквізитів у кожному документі не однакова. Вона визначається видом документа та його змістом.

Аркуш паперу з відтвореними на ньому реквізитами, що містять постійну інформацію, називається бланком. Кожна установа, організація, підприємство повинні мати два види бланків: а) для листів; б) для інших документів. Бланки виготовляються двох форматів — А4 (210x297 мм) та А5 (148x210 мм). Група реквізитів та їх постійних частин, відтворена на бланку документа як єдиний блок, називається штампом. Державні стандарти передбачають кутове і поздовжнє розміщення штампа. Поздовжнє розміщення доцільне тоді, коли назва установи складається з великої кількості слів і не може розміститися на площі, відведеній для кутового штампа. Бланк з кутовим штампом доцільніший, оскільки праворуч від штампа на вільному місці можна заповнити реквізити: "адресат", "гриф обмеження доступу до документа", "гриф затвердження", "резолюцію".

Реквізити документів та їх оформлення

Таблиця

№ п/п | Реквізити | Правила оформлення

1 | Державний герб | Розташовується посередині бланка або у кутку над серединою рядка з назвою організації.

2 | Емблема організації чи підприємства | Розміщується поряд з назвою організації. Як емблему можна використовувати товарний знак, зареєстрований у встановленому порядку.

3 | Код підприємства, установи, організації | Розташовується у верхньому правому кутку

4 | Код форми документа | Розташовується у верхньому правому кутку під кодом підприємства, організації, установи.

5 | Назва міністерства або відомства, якому підпорядковується установа | Розташовується у верхньому лівому кутку або посередині рядка.

6 | Повна назва установи, організації або підприємства - автора документа | Розташовується у верхньому лівому кутку або посередині рядка. Може наноситися за допомогою штампа або друкарським способом.

7 | Індекс підприємства зв'язку, поштова й телеграфна адреса, номер телетайпу, номер телефону, факсу, номер рахунка в