Реферат

на тему:

«Інформаційні документи»

Зміст.

Вступ стор.

1. Анотація, рецензія, висновок……………………………………………3

2. Доповідні та пояснювальні записки…………………………………….4

3. Лист, оголошення, запрошення…………………………………………5

4. Протокол, стаття, пресс-реліз…………………………………………...6

5. Наукова робота, реферат, конспект……………………………………..8

6. Телеграма, факс…………………………………………………………..10

Список використаної літератури…………………………………………..12

Вступ

Основною одиницею офіційно-ділового стилю є документ. Документи використовуються в різних галузях людської діяльності, ділянках знань, сферах життя.

Документи мають правове значення, оскільки є засобом засвідчення та доведення певних фактів. Вони також використовуються як джерела та носії інформації. А в управлінській діяльності документ виступає як предмет і результат праці.

Найважливішою ознакою документа є його зміст, зокрема відношення зафіксованої в ньому інформації до предмета чи до напряму діяльності. Відповідно до цього виділяють різні види документів за ознаками класифікації і групами. Зокрема, за призначенням документи поділяють на:

- особові офіційні документи;

- кадрові;

- довідково-інформаційні;

- обліково-фінансові;

- господарсько-договірні;

- організаційні;

- розпорядчі.

Більша частина документів, що утворюється в організаціях та ті, що надходять до неї зовні, мають інформацію про фактичний стан справ у даній чи іншій організації. Інформація є підставою для складання розпорядчих документів чи може бути прийнята до уваги.

Інформаційні документи - документи, які інформують про явища і факти, що вже трапилися: про виконані роботи, про ситуацію, що склалася. Вони можуть набувати ініціативного, інформаційного або звітного характеру.

1. Анотація, рецензія, висновок.

Анотація – це коротка характеристика змісту книги, статті, рукописного тексту тощо. У ній наводяться найважливіші питання роботи, викладається її зміст і дається оцінка. Анотація допомагає під час добору й вивчення літератури з будь-якого питання, скорочує час на ознайомлення зі змістом самої праці.

Зразок:

Верба Г.В.

Довідник з граматики англійської мови. – К.: Освіта, 1995. – 320 с.

У посібнику висвітлюються основні граматичні явища сучасної англійської мови, які потрібно засвоїти для ведення бесіди і розуміння текстів англійською мовою.

Теоретичний матеріал закріплюється системою вправ. Для всіх, хто вивчає англійську мову.

Рецензія – це критичний відгук (дає аналіз і оцінку) на художній твір, друковану наукову працю тощо.

Реквізити:

1.Назва виду документа.

2.Заголовок (який містить назву рецензованої роботи, прізвище та ініціали її автора, рік публікації, назву видавництва).

3.Текст, що складається з двох частин:
- короткий виклад змісту роботи;
- висновки, зауваження, оцінки автора рецензії.

4. Підпис та посада особи.

5. Дата.

Якщо потрібно, підпис в рецензії засвідчують печаткою або спеціальним штампом.

Висновок – це документ, у якому уповноважені особи, комісія або установа викладають свої зауваження, оцінки, рішення та їх аргументи щодо окремого питання або іншого документа. Висновок передається до вищих органів для розгляду й затвердження.

Зразок:

Висновок

Про санітарно-епідемологічний
стан

Дитячого садка № 45 м.Львова

Комісія у складі чотирьох осіб відвідала дитячий садок № 45 м.Львова
і виявила:

1. Санітарно-епідемічний стан дитячого садка
№ 45 задовільний.

2. Усі роботи щодо підтримання дитячого садка
в належному стані проводяться.

Голова комісії |

(підпис) |

П.Р. Романюкк

Члени комісії | (підпис) | С.В. Сірко

І.Д. Дидик

О.П. Перестук

2. Доповідні та пояснювальні записки.

Доповідні та пояснювальні записки – це документи, які інформують про вже здійснені явища, факти, виконані роботи, складену ситуацію.

Записки в залежності від змісту можуть бути ініціативного, інформаційного або звітного характеру. З точки зору адресності розрізняють внутрішні доповідні записки (керівнику підприємства або підрозділу) та зовнішні - (керівнику вищої організації).

Реквізити записок:

1. Назва виду документа.

2. Заголовок.

3. Посада, прізвище та ініціали керівника, якому вона подається.

4. Текст.

5. Посада, прізвище та ініціали особи, яка подає записку.

6. Дата складання.

7. Підпис.

Якщо записка направляється за межі установи, її оформляють на бланку і реєструють.

3. Лист, оголошення, запрошення.

Лист - це найпоширеніший вид документації, один із способів обміну інформацією. Службові листи належать до основних засобів встановлення офіційних, службових контактів між підприємствами, організаціями, установами, фірмами та закладами. Службові листи пишуть чи друкують на бланку або чистому аркуші паперу.

Реквізити листа:

1. Штамп ( повна назва установи – автора листа).

2. Номер і дата листа.

3. Назва установи-адресата.

4. Текст, що складається з двох частин:

- опис фактів і подій, які послугували підставою для написання листа;

- висновки та пропозиції.

Відмітка про наявність додатка.

5. Підпис керівника організації.

6. Печатка.

Слід пам’ятати основне правило ведення ділової кореспонденції: ввічливість, коректність, тактовність, аргументованість.

Оголошення - це документ, у якому подається потрібна інформація, адресована певному колу зацікавлених осіб.

За змістом оголошення поділяються на два види:

- оголошення про майбутню подію;

- оголошення про потребу в послугах або можливість їх надання.

Текст оголошень обох видів може бути різним за обсягом: від максимально стислого до розгорнутого. Сучасні економічні відносини створюють передумови того, що часто оголошення наближаються до реклами за стилем викладу: в них використовуються риторичні звертання, емоційно насичені слова, неповні речення тощо.

Зразок:

Професійно-технічне училище №21 запрошує на навчання випускників 9-11 класів за такими професіями:

1. Електрогазозварник.

2. Коваль ручного кування.

3. Оператор комп’ютерного набору.

4. Верстатник широкого профілю.

5. Бухгалтерський облік

Адреса:

М.Івано-франківськ,

Вул.. Тисменицька, 248,

Тел. 55-48-26.

Запрошення – це документ, який адресується конкретній особі й містить пропозиції взяти участь у події або заході. За змістом і формуляром запрошення подібне до службового листа та оголошення про майбутню подію. Оформляється цей документ на окремих бланках із цупкого паперу або картону. Обсяг запрошення може бути різним.

Зразок

Запрошення

Шановна сім’я Овчаруків!

Запрошуэмо Вас до нас на весілля, яке відбудеться 2 липня 2010 року за адресою: м.Львы, вул. Шевченка, 35, кафе “Мрія”. 

Урочиста реєстрація о 12 годині в “Палаці щастя”.

Наречені Галина та Василь.

4. Протокол, стаття, пресс-реліз.

Протокол – це документ, у якому фіксуються хід і рузельтати роботи нарад, засідань, зборів, конференцій. У протоколах відображаються всі виступи з питань, що розглядаються, а також рішення, прийняті в результаті обговорення.

Текст протоколу складається з двох частин: вступної та основної. У вступній